Reuniones del máximo órgano social – Actas

Problemas jurídicos

1. ¿Qué procedimiento debe adelantarse para corregir la numeración de las actas?

   Posición actual

   Con respecto a este problema jurídico, la Entidad reitera lo dicho en el oficio 220-003331 del 22 de enero de 2015, en el que la Superintendencia de Sociedades, con fundamento en el Decreto 2649 de 1993, afirmó que con las anotaciones a pie de página o empleando mecanismos de notorio valor técnico, se puede efectuar la corrección de las actas registradas en virtud de las reuniones celebradas por la asamblea general de accionistas, siempre que los errores a subsanar involucren la “omisión de un dato, error en la cronología de la información o en la numeración, etc”; caso que al parecer coincide con el propuesto, en cuanto se trata de un error en la cronología del número de un acta, que debe corregirse para continuar la secuencia. Es del caso observar que, aunque el Decreto 2649 de 1993, hoy se encuentra derogado, las normas que disponían lo relativo a la corrección de las actas, en los artículos 131 y 132, fueron replicadas en el Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019, por el cual se compilan y actualizan los marcos técnicos de las Normas de Información Financiera para el Grupo 1 y de las Normas de Aseguramiento de Información, y se adiciona un Anexo número 6 - 2019 al Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, Decreto 2420 de 2015, y se dictan otras disposiciones, cuyos artículos 14 y 15, señalan: “ARTICULO 14. LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones delos órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. ARTICULO 15. CORRECCION DE ERRORES. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.”

   Reiteración: ["Oficio 220-003331 del 22 de enero de 2015\n"]

2. ¿Pueden llevarse en un solo libro las actas del máximo órgano social y las de junta directiva?

   Posición actual

   Con relación a esta pregunta, la Entidad sostiene que los entes económicos están facultados para asentar en un solo libro todas las actas de sus órganos colegiados de dirección, administración y control, exigiéndoles únicamente que aquellas se distingan en forma independiente, y tengan una numeración sucesiva y continua.

3. ¿Quiénes podrán firmar el acta de una reunión anterior teniendo en cuenta que el presidente y el secretario no son los mismos que actuaron en dicha reunión?

   Posición actual

   Con respecto a esta inquietud, la Entidad sostiene que, de conformidad con el artículo 431 del Código de Comercio, la firma de uno y otro puede sustituirse con la firma del Revisor Fiscal, opción que sería viable siempre que dicho funcionario hubiese concurrido a la correspondiente reunión. De no ser posible esta opción anterior, y dado que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por parte del propio órgano o de las personas en que éste delegue tal atribución, es la de dotar al acta como documento del suficiente valor probatorio, se podría optar por la inclusión de las decisiones de las que da cuenta el acta que carece de las indicadas firmas en un acta posterior y, por ende, correspondiente a una nueva reunión, en la que el mismo órgano social consienta expresamente en incluir.

4. ¿Las actas de reuniones ordinarias deben llevar un consecutivo y las de reuniones extraordinarias otro?

   Posición actual

   Con relación a esta inquietud, la Entidad manifiesta que la ley comercial no exige una numeración independiente para actas resultantes de reuniones ordinarias o extraordinarias, sino que, como se aprecia al inicio del segundo inciso del artículo 431 del Código de Comercio, resulta suficiente encabezarlas con un número consecutivo, razón por la cual las actas deben asentarse en un solo libro y numerarlas de manera consecutiva, sin distinguir si provienen de una sesión ordinaria o extraordinaria del máximo órgano social.

5. ¿Cuál es el mecanismo a seguir para asentar un acta del máximo órgano social cuando se ha dejado espacio dispuesto para tal fin, pero no alcanzan las hojas debido a que las subsiguientes ya han sido utilizadas?

   Posición actual

   Con relación a esta inquietud, la Entidad manifiesta que lo procedente para continuar asentando el acta que está pendiente, es la anulación de las hojas subsiguientes utilizadas, en aras de no interrumpir el orden cronológico de las mismas, para lo cual deberá hacerse la correspondiente anotación sobre las razones de su invalidación, tal como lo preveía el inciso segundo del artículo 132 del Decreto 2649 de 1993.

6. ¿Qué función cumplen las actas?

   Posición actual

   Con respecto a esta pregunta, la Entidad sostiene que la función de las actas es la de servir de medio probatorio de los hechos ocurridos en las correspondientes reuniones, mas no la de dotar de validez y eficacia jurídica a las decisiones aprobadas en las mismas. De allí que la copia autorizada de las actas constituya prueba suficiente de los hechos ocurridos en la reunión, prueba que como tal no resulta exclusiva para demostrar las determinaciones adoptadas, salvo que quienes pretendan acreditar tal circunstancia sean los propios administradores de la sociedad, en cuyo evento las actas sí configuran el único medio de prueba.

7. ¿Dentro de qué término puede impugnarse un acta?

   Posición actual

   Sobre esta inquietud, la Entidad manifiesta que de conformidad con el artículo 191 del Código de Comercio, la impugnación de actas solo podrá ser intentada dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la reunión en la cual sean adoptadas las decisiones, a menos que se trate de acuerdos o actos de la asamblea que deban ser inscritos en el registro mercantil, caso en el cual los dos meses se contarán a partir de la fecha de la inscripción.

8. ¿Cuál es el procedimiento para obtener una copia de un acta de asamblea ordinaria que reposa en la Superintendencia de Sociedades?

   Posición actual

   Con relación a esta inquietud, la Entidad sostiene que, las actas correspondientes a reuniones del máximo órgano social, así como las de la junta directiva, son documentos que gozan de reserva; por tanto, la Entidad no podrá entregar copia de estas cualquiera que sea el medio por el que se solicite y/o la calidad del solicitante, por tanto, será el asociado quien la requiera directamente a la sociedad.

9. ¿En la S.A.S. con accionista único es necesario que las actas sean suscritas por presidente y secretario de la reunión?

   Posición actual

   Con respecto a esta inquietud, la Entidad expresa que, en la Sociedad por Acciones Simplificada con accionista único, la figura del presidente y secretario resulta inane, como quiera que, se reitera, no existe una reunión propiamente dicha de ese accionista, amén de la obligación que le asiste de hacer constar sus decisiones en un acta.

10. ¿Las sucursales de sociedades extranjeras deben llevar libro de actas?

    Posición actual

    Con relación a esta inquietud, la Entidad expresa que las sucursales de sociedades extranjeras no celebran reuniones de junta de socios o asamblea general de accionistas y, por lo mismo, no están obligadas legalmente a llevar, ni por ende a inscribir en el registro mercantil, el libro de actas de que trata el artículo 195 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 431 ibidem.