LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA- CORRECCION DE ERRORES PARA NO AFECTAR LA CRONOLOGIA

ASUNTO: LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA- CORRECCIÓN DE ERRORES PARA NO AFECTAR LA CRONOLOGÍA. Me refiero a su escrito remitido vía correo electrónico, y radicado en esta entidad el 15 de octubre de 2009 con el número 2009-01-279679, mediante el cual consulta sobre el mecanismo a seguir para asentar un acta del máximo órgano social, cuando se ha dejado espacio dispuesto para tal fin, y no alcanzan las hojas debido a que las subsiguientes ya han sido utilizadas, al tiempo que pregunta si debe realizarse un acta adicional o aclaratoria y cuál sería su contenido. Antes de absolver la consulta, es preciso traer a colación la normatividad que regula la forma de registrar las actas y las prohibiciones en los libros de comercio. Así, el artículo 195 del Código de Comercio, prevé que La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o junta de socios... El artículo 57 ibídem, señala que en los libros de comercio está prohibido: 1 Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren 2 Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos 3 Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere 4 Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y 5 Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. Las anteriores prohibiciones las consagra igualmente el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993, por medio de la cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, en tanto que el artículo 132 ibídem precisa que Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. Dada la situación planteada, y en atención a lo dispuesto en las normas en citadas, lo procedente para continuar asentando el acta que está pendiente, es la anulación de las hojas subsiguientes utilizadas, en aras de no interrumpir el orden cronológico de las mismas, para lo cual deberá hacerse la correspondiente anotación sobre las razones de su invalidación, tal como lo prevé el inciso segundo del mencionado artículo 132. En cuanto al acta adicional o aclaratoria que sugiere para enmendar el error, sólo procede en los eventos en que inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, o cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos Artículo 131 del citado decreto, situaciones que no se ajustan al caso objeto de consulta. En los anteriores términos el Despacho da respuesta a su consulta, no sin antes señalar, que la misma tiene el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.