APROBACION Y FIRMA DE LAS ACTAS DEL MAXIMO ORGANO SOCIAL

ASUNTO: APROBACIÓN Y FIRMA DE LAS ACTAS DEL MAXIMO ORGANO SOCIAL. Me refiero a su escrito radicado con el número 2009-01-266263, mediante el cual formula una consulta, luego de exponer los siguientes hechos: 1. Una sociedad anónima convocó a Asamblea General ordinaria para Marzo 20 de 2009 a las 10:00 a.m., conforme a lo estipulado en el Art. 422 del Código de Comercio. 2. Una vez surtida la Asamblea y nombrados en ella los comisionados para la revisión del Acta de Asamblea General se desarrolla la misma conforme a la Ley. 3. Después de elaborada el Acta de Asamblea, revisada por Presidente y Secretario, y enviada a los comisionados para revisión, comentarios, correcciones, etc. 4. Uno de ellos la devuelve sin adiciones, correcciones, el otro no asiste a los llamados, y el tercero le hace revisión y corrección. 5. Está pendiente la impresión en el libro de accionista por la demora de los comisionados en la revisión y firma de la misma. Seguidamente pregunta si en las condiciones mencionadas la empresa puede imprimir el acta con las correcciones de uno de los comisionados y dejarla sin la firma de los otros dos comisionados imprimir el acta e insertarla en el libro sin la firma de los comisionados, y dejarla únicamente con presidente y secretario qué efectos legales podría tener que los comisionados no quieran firmar el acta por negligencia y no porque no estén de acuerdo Para responder los interrogantes planteados es necesario transcribir el artículo 189 del Código de Comercio según el cual: Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. subraya de este Despacho La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. De la norma transcrita se desprende que las actas de las reuniones del máximo órgano social, se tienen por válidas para efectos probatorios, siempre que respecto de ellas conste su aprobación y la firma de quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. En tal sentido, según los hechos que relata, ha de entenderse que la comisión designada tenía la tarea de aprobar el acta de la Asamblea General Ordinaria de 2009, lo cual a la fecha no ha realizado, impidiendo su anotación en el libro correspondiente. Siendo así, es claro que si el acta de la mencionada reunión carece de aprobación porque la comisión designada no se ponga de acuerdo o por ausencia de uno o más de los designados para el efecto, le hará falta una de las formalidades para ser considerada un documento probatorio de los hechos que allí se describan, independientemente de que se encuentre firmada por presidente y secretario de la reunión. No obstante, lo anterior, es preciso recordar que, la aprobación de las actas del máximo órgano social, es facultad radicada en cabeza del mismo órgano razón por la cual, si delegó tal facultad en una comisión porque la Ley efectivamente se lo permite, nada impide que retome su facultad y sea ella misma quien, en reunión posterior, le imparta la aprobación. En los términos anteriores se espera haber dado respuesta a sus inquietudes, no sin antes recordar que los conceptos que emite esta Entidad al responder las consultas que le son formuladas no comprometen su responsabilidad, ni son de obligatorio cumplimiento o ejecución. Último inciso del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo