Radicación 2013-01-173012 - Constancias en acta de asamblea de accionistas.

ASUNTO: CONSTANCIAS EN ACTA DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS. Aviso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual pone de presenta la situación que se presenta al interior de una sociedad en la que hay dificultades entre los socios, para luego formular una serie de preguntas relacionadas todas con el tema de la elaboración de las actas correspondientes a las reuniones de asamblea y particularmente, de la procedencia de dejar o no las constancias a que aluden los hechos descritos. Aunque es sabido, no sobra advertir en primer lugar que de conformidad con el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo, los conceptos que la Oficina Asesora Jurídica de esta Superintendencia emite en respuesta al derecho de petición en la modalidad de consulta, expresan una opinión o punto de vista general sobre las materias a cargo de la Entidad, que no se dirige a solucionar o definir situaciones individuales o concretas, ni comporta el análisis de hechos particulares, menos tratándose de sociedades cuyos antecedentes desconoce, razón por la cual su respuesta es general y abstracta y, como tal, no tiene carácter vinculante ni compromete la responsabilidad de la Entidad. En segundo lugar, que de acuerdo con el inciso 2, artículo 14 ibídem, el término del que la administración dispone para resolver las peticiones en la modalidad referida, es de treinta 30 días hábiles siguientes a partir de su recepción. Hechas las aclaraciones anteriores y teniendo en cuanta que sobre el tema de las actas, este Despacho ha emitido diversos conceptos como Ud lo anota, resulta oportuno traer los apartes pertinentes de los Oficio 220- 220-037873 mayo 31 de 2008, 220-031953 del 25 de Mayo de 2010 y 220-11738 del 21 de marzo de 2002 en los que encontrará elementos que sumados a su criterio profesional le permitan resolver los asuntos que ocupan su interés. I. Actas del máximo órgano social - Constancias. 2. Las constancias que lleven a una junta de una sociedad deben ser escritas 3. Las constancias que se lleven escritas a una junta se deben tocar en el momento que corresponde por decir, se esta hablando del balance y la constancia es respecto al balance o se debe uno esperar a que se acabe el orden del día para dejar la constancia 4. Las constancias escritas referentes a la junta que solicitan aclaraciones a ésta, estas deben ser resueltas en la junta, si o no 5. Las constancias que se presenten en la junta deben ser transcritas al acta tanto la pregunta o aclaración como la respuesta, o solo se pone como anexo y no se resuelve la solicitud de la constancia 6. Es legal que puedan aparecer constancias escritas en el acta de una junta donde no se presentó dicha constancia cuando se realizo la junta y aparece posteriormente. En torno al tema de las constancias, del que se ocupan los puntos segundo, tercero, cuarto , quinto y sexto de la presente solicitud, me permito informarle que de acuerdo con el artículo 431 del Código de Comercio, Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: el lugar, fecha y hora de la reunión el número de acciones suscritas la forma y antelación de la convocación la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen los asuntos tratados las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura Por su parte, el artículo 189 del Código de Comercio, expresa lo siguiente: Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. En consecuencia, los puntos objeto de análisis pueden resolverse así: Punto segundo: La expresión constancia hace alusión a un documento escrito. Sin embargo, puede ocurrir que algún socio en el curso de la reunión haga expresa alusión a la necesidad de dejar constancia escrita de un hecho, anotación que deberá consignarse en el acta, como corresponde, de acuerdo con el artículo 189 del Código de Comercio. Punto tercero: Si la constancia hace relación a un tema en particular, debe consignarse en el momento mismo en el que se debata el tema. Punto cuarto: Las constancias necesariamente deben corresponder a los temas a considerar dentro del orden del día, salvo que se trate de una asamblea de carácter ordinaria y exista un punto correspondiente a varios, dentro del cual pueda verse un aspecto distinto y dejar la respectiva constancia. . Puntos quinto y sexto: Los temas deben quedar consignados en el acta en la forma como hubieren sido tratados, así que si la inquietud no fue resuelta, se hará constar en la misma. Asimismo, no deben quedar en el texto del acta, constancias escritas que no fueron presentados en la reunión. II Alcances de las constancias De la transcripción de las referidas normas se desprende que las actas constituyen prueba de los hechos que en ellas constan y que las constancias escritas presentadas por los asistentes, deben quedar consignadas en el documento así pues, comoquiera que los hechos deben consignarse en la forma como sucedieron, resulta claro que si quien lee la constancia es el secretario de la asamblea así debe documentarse. Sin embargo, en el entendido que en el caso planteado el socio es el autor del la constancia, este sería el llamado a ilustrar las deliberaciones que se susciten, previa autorización de la asamblea, mediante la lectura de las constancias escritas correspondientes, hecho a partir del cual surge para el secretario de la reunión la obligación de registrar la manifestación expresada y de anexar al acta la respectiva constancia. En consecuencia, esta Oficina coincide con su opinión en el sentido de que el Presidente y el Secretario pueden válidamente abstenerse de dar lectura a las constancias y comunicaciones de sus accionistas y concederles el uso de la palabra para que sean ellos mismos quienes directamente lean sus propias constancias y proposiciones, garantizándoles así su derecho a participar en las deliberaciones de la asamblea general de accionistas.. y en consecuencia, en el evento en que un accionista se niegue a leer su propia constancia, esta conducta debe documentarse en el texto del acta. Lo anterior, no excluye la posibilidad de que quienes actúan como Presidente y Secretario, puedan allanarse voluntariamente a leer las constancias presentadas. III Documentos anexos a las actas En lo que tiene que ver con actas, el ordenamiento mercantil establece la obligación para que las reuniones de asamblea se hagan constar en actas, a la vez que seala los requisitos mínimos que deben contener artículo 431 del C.Co. y 131 del Decreto 2649 de 1993. Sin embargo, no hace referencia acerca del tratamiento que debe darse a los documentos considerados en dichas reuniones. Ahora bien, si con la finalidad de hacer un recuento detallado de lo acaecido en el órgano de administración se precisa reproducir el texto de un documento revisado o incluso anexarlo y tenerlo como parte integrante del acta, tal procedimiento estaría plenamente ajustado en la ley, siempre que se exprese en forma clara las decisiones adoptadas en relación con tales escritos. En consecuencia, de las condiciones particulares de la empresa de que se trate, de los asuntos considerados en la reunión, de los procedimientos de control de la empresa, anexar los documentos y dejar las constancias especiales es conducta que es del resorte del órgano competente previsto en los estatutos y en su defecto del administrador. En efecto, es en cabeza de quien dicta los parámetros de administración la adopción de mecanismos que identifiquen el alcance de los documentos transcritos o anexos al acta, a través de inscripciones como las propuestas: rechazado, No estudiado o revisado, Informativo, no competencia de la Junta o cualquier otro que permita evidenciar el alcance de las propuestas discutidas o no en las reuniones. En este orden de ideas, como no existe una consagración legal que avale o no tales conductas, esta entidad sobre la elaboración de actas, únicamente puede sealar que en la medida en que se cumplan los requisitos mínimos previstos en los artículos ya precisados, las actas gozarán de la presunción establecida en el artículo 189 del Código de Comercio, es decir serán consideradas prueba suficiente de los hechos que consten en ella, hasta tanto no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los alcances que prevé el citado artículo 28 del C.C.A. no sin antes reiterar que para una mayor ilustración puede consultar directamente la WEB de la Entidad donde encontrará entre otros la doctrina institucional, e igualmente la Biblioteca abierta al público durante los días hábiles.