CORRECCION DE ACTAS

ASUNTO: CORRECCIÓN DE ACTAS. ACTAS ADICIONALES Me refiero a su comunicación radicada con el número 2009-01-013626, donde solicita se le informe el procedimiento para corregir el libro de actas de junta de socios para lo cual, relata los siguientes hechos: PRIMERO. Se extravió el Libro de Actas de Junta de. Socios de una empresa Ltda, para lo cual efectuamos el respectivo denuncio y lo repusimos al reimprimir las actas, me di cuenta que la No. 02 me quedo repetida es decir en el Libro de Actas la N. 02 impresa tiene como objeto la aprobación de un contrato de explotación, pero tengo otra acta No. 02 que se elevó a escritura pública y se registró en la cámara de comercio cuyo objeto es la cesión de cuotas, esta última debió ser la numero tres .pues fue -posterior la aprobación del contrato de explotación mencionado. Esta acta no aparece impresa en el libro de actas Qué debo hacer. SEGUNDO. Tengo otra acta en la que se aprobó una operación financiera con una entidad respectiva, sin embargo, al transcribir el acta hubo errores en la trascripción. Qué debo Hacer SOLICITUD. Es una petición, buscando la idoneidad de las actas sin que implique la anulación de ninguna pues ambas son de gran importancia y vitalidad para lo que ha sido el ejercicio de la compañía. Al respecto, me permito manifestarle que la inquietud por usted formulada fue resuelta por el Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993, el que en su artículo 131 dispone lo siguiente: Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. En efecto, para corregir la numeración de las actas, de acuerdo a la situación descrita, lo pertinente es acoger el procedimiento del acta adicional y en tal virtud, quienes actuaron como Presidente y Secretario en la reunión de que da cuenta el acta numerada con el 2, dejarían constancia que, por un error involuntario, le asignaron al documento el citado número, cuando en realidad debió ser el 3, esta constancia debe asentarse en el libro de actas. A su vez, teniendo en cuenta que el acta dos 2, contentiva de la decisión de ceder las cuotas sociales, fue elevada a escritura pública, se sugiere aclarar dicha escritura, dejando constancia del error en la numeración del acta, mediante la solemnización del acta adicional. Cabe observar que salvo que los errores en la trascripción de una operación financiera, alteren la decisión adoptada por el máximo órgano social y en consecuencia, resulte necesario someter a su consideración nuevamente esta operación, a juicio de esta Oficina, este error, podría corregirse mediante el procedimiento del acta adicional enunciado. En los anteriores términos hemos dado contestación a las inquietudes formuladas, no sin antes manifestarle que el presente pronunciamiento tiene los efectos del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.