EL MECANISMO DE ACTA ADICIONAL ES VIABLE PARA ACLARAR

ASUNTO: EL MECANISMO DE ACTA ADICIONAL ES VIABLE PARA ACLARAR YO COMPLETAR INFORMACIÓN OMITIDA EN LA ELABORACIÓN DEL PRIMER DOCUMENTO. Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual formula la siguiente inquietud: 1. Una sociedad presenta a la cámara de comercio acta donde se manifiesta que la naturaleza de la reunión es ordinaria, la convocatoria no se realiza con la antelación debida 15 días hábiles posteriormente se allega un acta adicional aclarando que la naturaleza de la reunión no es ORDINARIA sino EXTRAORDINARIA nuestra inquietud es la siguiente es posible modificar la naturaleza de una reunión de esta forma. Responde la inquietud expuesta el tema de acta adicional, mecanismo previsto en el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993 que dispone Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o en el contrato quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones La negrilla no es del texto, es entonces a través de actas adicionales que se pueden suplir o completar datos que inicialmente no fueron contemplados en la elaboración del acta inicial, documento que deberá suscribirse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión del máximo órgano social cuya acta se presente adicionar. Sentado entonces la viabilidad para la elaboración de actas adicionales, es posible que por error o inadvertencia al momento de redactar el documento correspondiente a la reunión, se haya dejado constancia de que se trataba, por ejemplo, de una reunión ordinaria cuando realmente obedecía a una de carácter extraordinario, pero ese cambio o adición, en principio, no es caprichoso, pues una reunión ordinaria tiene como finalidad la aprobación o no del balance de fin de ejercicio y reparto de utilidades, si los hubiere, entre otros temas al paso que serán extraordinarias, sin consideración a la época en que se realicen, aquellas que se convoquen para tratar temas urgentes o precisos que no dan espera para ser tratados en las sesiones ordinarias. En ese orden de ideas, frente a la situación planteada, siempre que se trate de un documento con el que se pretenda aclarar o completar una información que erróneamente fue suministrada, es viable la elaboración y presentación de un acta adicional, caso en el cual no se trata de cambiar la naturaleza de una reunión, por el contrario, de ajustar la información que erróneamente había sido asentada en el acta inicialmente elaborada. Sin embargo, se precisa que tal documento sea suscrito por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión que se pretende aclarar o completar. Para mayor información sobre el tema, se precisan apartes del Oficio 220-000763 de 13 de enero de 2004, oportunidad en que con fundamento en el citado artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, la Entidad expresó: De su simple lectura se infiere claramente que, en cada caso, las personas que hayan actuado en calidad de presidente y secretario en la reunión de la que dé cuenta el acta que haya de ser adicionada, serán las indicadas para elaborar y suscribir el acta adicional respectiva, lo que resulta consecuente con lo dispuesto en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, según los cuales en el cuerpo del acta que se levante con motivo de cada reunión de junta de socios o asamblea, debe señalarse el nombre de las personas que se designen o, que obren en su oportunidad como presidente y secretario de la sesión, siendo éstas a su vez las personas que la ley faculta para firmar los originales de las mismas y por consiguiente, para elaborar y suscribir las actas adicionales correspondientes, cuando a ello haya lugar. Por ende, frente a su interrogante cabe precisar que en concepto de este Despacho, de ser varias las actas que deban enmendarse, se han de elaborar para los fines pertinentes, sendas actas adicionales, atendiendo que cada una debe ser suscrita por las personas que hubieren actuado como presidente y secretario en cada reunión. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad www.supersociedades.gov.co o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad. http:www.supersociedades.gov.co