Procedimiento para la reconstrucción de libro de accionistas y de actas de asamblea y junta directiva.

ASUNTO: PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCION DE LIBRO DE ACCIONISTAS Y DE ACTAS DE ASAMBLEA Y JUNTA DIRECTIVA Me refiero a su escrito radicado con el número 2009- 01- 048799, mediante el cual, previa las consideraciones allí expuestas, formula a esta entidad una consulta, en los siguientes términos: 1.- Cuál es el procedimiento a seguir para reconstruir el libro de accionistas, teniendo en cuenta que no se cuenta con ningún registro de las acciones vendidas o cedidas entre los socios 2.- Cómo se debe hacer, para que los anteriores socios que vendieron sus acciones no reclamen las mismas, bajo el entendido que los registros de venta y cesión se extraviaron por estar consignados en los libros 3.- Bajo qué procedimiento se debe reconstruir los libros de junta de accionistas y de junta directiva 4.- Desde qué fecha se recomienda se deben reconstruir los libros Desde los últimos cinco aos 5.- Es posible iniciar un nuevo libro de accionistas con los socios que aparezcan relacionados actualmente en la Cámara de Comercio o de los últimos 5 aos, para que proceda la negociabilidad de las acciones de los actuales socios 6.- Respecto de los libros, en especial el de accionistas, es necesario realizar 2 publicaciones en prensa con 15 días de diferencia para salvaguardar derechos de terceros de buena fe O en caso distinto qué se debe hacer Al respecto, este Despacho entra a resolver sus interrogantes en el mismo orden en que fueron planteados: 1.- De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7. del artículo 28 del Código de Comercio, deberán inscribirse en el registro mercantil Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asamblea y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles El llamado es nuestro. Por su parte, el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, preceptúa que El ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registro en los libros deben reconstruirse dentro de los seis 6 meses siguientes a su pérdida, extravió o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición. La subraya por fuera del texto. Del estudio de las normas antes transcritas, se desprende que es obligación de toda sociedad mercantil de inscribir en el registro mercantil, entre otros documentos, el libro de registro de accionistas, y ante la pérdida, extravío o destrucción del mismo deberá seguir el siguiente procedimiento: i Presentar denuncia penal ante la autoridad competente, la cual es prueba suficiente de tal hecho. ii Solicitar a la Cámara de Comercio del domicilio social del ente jurídico, una constancia sobre que dicho libro se encontraba allí registrado, si fuere el caso. iii Para tal efecto, se puede tomar como base: a copia del título o títulos expedidos a los accionistas que justifiquen su calidad de tal o de los certificados de acciones que se hayan expedido al respecto, que obren en los archivos de la sociedad b copia de las actas que fueron allegadas a la Cámara de Comercio para efectuar algún registro o de las se encuentren en poder de terceros. 2.- Ante la falta de registro de las acciones vendidas o cedidas entre los socios, tal información se podría obtener directamente de los respectivos titulares al momento de asistir a la reunión del máximo órgano social, en la cual se les solicitaría acreditar su calidad de accionista, mediante la exhibición del correspondiente título representativo de las acciones que posee en la compaía o del documento contentivo del contrato de compraventa yo cesión de las mismas que reposen en su poder. 3.- Para la reconstrucción de los libros de actas de asamblea y junta directiva, se deberá tener en cuenta además de lo sealado en los ítems i y ii del numeral 1 precedente, que dichos libros pueden reconstruirse tomando como base la copia de las actas que obran en los archivos de la empresa, conforme a los siguientes parámetros: 1 Si las copias son auténticas, es decir, si llenan los requisitos exigidos por los artículos en los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, en lo pertinente, pueden transcribirse en el nuevo libro, sin necesidad de ningún otro requisito 2 si son simples fotocopias, es menester establecer su autenticidad antes de su inscripción, vr. Gr. por testimonios de personas que hayan intervenido en su elaboración o en el original como testigos actuarios o que las hayan reconocido posteriormente por información de un juez o de notario que haya conocido el original, luego de efectuada el correspondiente cotejo, aunque el documento no se halle protocolizado en esa notaria o en el archivo del juzgado del conocimiento. De otra parte, es de advertir que de acuerdo con el artículo 39 del Código de Comercio, antes de efectuar lo anterior, debe darse cumplimiento a la obligación de inscribir el libro mencionado en el Registro Mercantil, con el fin de dar seguridad y certeza a los asientos que allí se hagan. 4.- Para dilucidar el tema planteado, es indispensable traer a colación lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, según el cual Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez 10 aos contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en el papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior, sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. Así las cosas, y al no sealar el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, término a partir de cual se debe hacer la reconstrucción de los libros y papeles de una compaía, en el caso propuesto, debe hacerse desde el ao 1999, en orden a dar cumplimiento a la norma precitada respecto de la conservación de los libros de comercio. 5.- Si es posible iniciar la reconstrucción del libro de registro de accionistas con los socios que aparezcan relacionados en la Cámara de Comercio, siempre y cuando éstos demuestren su calidad de tal en la forma prevista en el literal b precedente, pues no de otra forma se podría dar seguridad y certeza de que la persona o personas que figuran en actas o en cualquier otro documento que reposa en dicha cámara, actualmente ostentan la calidad de accionistas de la compaía, y en tal virtud pueda negociar las acciones que posea en la misma, información que deberá retrotraerse para la reconstrucción del susodicho libros diez aos atrás, a partir de la pérdida de aquel. 6.- En cuanto a este punto, es de advertir en primer lugar, que no se indicó en qué sentido se haría la dos 2 publicaciones en prensa, y por ello este Despacho no tiene elementos de juicio para concluir si es necesario o no efectuar dichas publicaciones. No obstante, se observa que si el representante legal considera procedente publicar uno o más avisos en prensa citando a los accionistas de la compaía, para que les faciliten los títulos o documentos que acrediten su calidad de tal, pues en éstos debe constar, entre otros, la denominación de la sociedad, su domicilio principal, la notaría, número y fecha de la escritura constitutiva, la cantidad de acciones representadas en aquellos, valor nominal de las mismas, si son ordinarias, privilegiadas o de industria, si su negociabilidad está limitada por el derecho de preferencia y las condiciones para su ejercicio, etc., para posteriormente poder efectuar su inscripción en el libro de registro de accionistas con base en tales documentos, lo puede hacer sin ninguna restricción, máxime que el fin perseguido es salvaguardar derechos de terceros de buena fe. En los anteriores términos queda resuelta su consulta, no sin antes advertir que la misma tendrá el alcance previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo