Requisitos De Elaboracion De Actas.

ASUNTO: REQUISITOS DE ELABORACION DE ACTAS. Me refiero a su escrito radicado en esta entidad con el número 2016-01-039067, mediante el cual formula una consulta relacionada con la forma de encabezar las actas correspondientes a las reuniones de asamblea general de accionistas. Sobre el particular es necesario advertir que todo lo concerniente con la elaboración de las actas de asamblea general de accionistas o junta de socios, la inscripción en el libro de actas, los asuntos objeto de su contenido, como el encabezado de las mismas y demás, deberá estarse a lo prescrito para tal efecto en los artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio. Teniendo como referente el marco normativo citado, la Circular 100-000005 del 04 de septiembre de 2015 emanada de este Despacho, en su literal N del Capítulo III, precisa todo los requisitos y condiciones a tener en cuenta para ese efecto, por lo que basta para una mejor comprensión del tema remitirse a las instrucciones impartidas allí, en aras a lograr que las actas cumplan con el lleno de las formalidades necesarias y la información vertida en ellas sea clara, completa y fidedigna de forma que refleje fielmente el desarrollo y sentido de las decisiones adoptadas por el órgano social. Así mismo el documento ilustra sobre la forma de corregir las omisiones o errores de trascripción y la anulación de folios, impartiendo las instrucciones para hacerlo, por lo cual con su lectura podrá comprender con mayor exactitud el alcance preciso de todas las formalidades relativas a las actas. Finalmente, de sebe sealar que el representante legal como administrador, es el responsable de que los libros y papeles de comercio de la sociedad, se lleven con la regularidad que determina la ley, a tono con lo dispuesto en los artículos 48, 49 y 50 del Código de Comercio, so pena de las sanciones previstas en los artículos 28 y 29 de la Ley 1762 de 2015, Por medio de la cual se adoptan instrumentos para prevenir, controlar y sancionar el contrabando, el lavado de activos y la evasión fiscal, el cual modificó el artículo 58 del Código de Comercio, o la imposición de multas de conformidad con lo previsto en el numeral 22 del artículo 7 de Decreto 1023 de 2015. En los anteriores términos, se ha dado contestación a su consulta, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, no sin antes indicar que la Circular referida como toda la normatividad y la doctrina en materia societaria puede consultarse en P. Web de la Entidad.