Ref.,: Radicación 2011- 01- 203585 Requisitos que debe contener el acta de asamblea de accionistas

Ref.,: Radicación 2011- 01- 203585 Requisitos que debe contener el acta de asamblea de accionistas Acuso recibo del escrito en referencia, mediante el cual pone de presente que se realizó asamblea general ordinaria, en desarrollo de la misma intervinieron afiliados o asociados quienes dejaron algunas constancias participó el gerente presentando explicaciones y el presidente de la junta directiva en temas muy delicados en el acta que se elaboró para registro no se deja constancia de las personas que intervinieron, por lo que consulta: Cuales sic son los requisitos que debe contener el acta de la asamblea general de accionistas Que sic sucede si no se plasma en el acta todas las intervenciones todas las intervenciones son bien importantes Que sic paso sic con la comisión verificadora del acta, que aprobaron dicha acta con la firma de aprobación, sin contener lo que realmente sucedió en el desarrollo de la asamblea, y que no quedo consignado en el acta, en que delito pudieron haber incurrido Que sic delito pudo cometer el presidente y secretaria de la asamblea que firmaron el acta sin contener todo lo que realmente sucedio. sic De esta acta existe la grabación se esta transcribiendo para presentar la impugnación ante la jurisdicción civil Es legal lo que se esta realizando . Sobre el particular, debo manifestarle que el tema sobre elaboración de las actas correspondientes a las reuniones de la asamblea o junta de socios, ha sido examinado en diversas oportunidades, por lo que para responder la mayoría de las inquietudes planteadas solo se hace necesario apartes del Oficio 220-060895 del 26 de diciembre de 2007, pronunciamiento que resuelve una serie de inquietudes relacionadas con el desarrollo de las reuniones del máximo órgano social y las actas que se elevan a propósito de las mismas. En esa oportunidad la Entidad expresó: . Si durante el transcurso de una Asamblea de Accionistas, uno de los socios realiza alguna pregunta a la administración y no se le da respuesta, puede el secretario de la asamblea incluir la respuesta a las preguntas no resueltas cuando se encuentre unos días después redactando el acta de la asamblea R. Debe tenerse en cuenta que tratándose de la asamblea general de accionistas, la obligación de elaborar actas para recoger en ellas lo acaecido en las reuniones que la misma lleve acabo, se encuentra contemplada de una parte en el artículo 189 del Código de Comercio y de la otra, en el articulo 431ídem, normas que conjuntamente expresan los requisitos y formalidades que éstas deban reunir. Teniendo en cuenta que según lo dispone el artículo 431 citado, Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas , debe entenderse que la finalidad de las actas es la de dar constancia de lo realmente acaecido durante la sesión societaria de que éstas dan cuenta, por lo tanto, no resulta procedente que al momento de elaborarlas, se plasme en éstas situaciones que no se presentaron al interior de la reunión correspondiente, tal como el caso que usted plantea. Si un socio de manera oral deja una constancia, puede con posterioridad a la asamblea allegar al secretario de la asamblea constancia de manera escrita para que en el momento de la redacción del acta quede la constancia incluida entre comillas R.Si bien la ley no exige el formalismo de que en las actas deba transcribirse textualmente lo deliberado durante las reuniones del máximo órgano social, por lo cual quienes la elaboren se encuentran en la libertad de efectuar un resumen fiel a la realidad de lo deliberado o decidido, también pueden elaborarse éstas reproduciéndose literalmente lo acaecido durante las mismas, de tal suerte que para cumplir tal tarea bien podrá, quien la elabore, apoyarse en textos que le sean procurados durante o con posterioridad a la reunión, siempre que éstos coincidan íntegramente con el contenido leído o manifestado durante la reunión. Según la respuesta anterior, qué sucede si la constancia dejada de manera oral durante la asamblea es diferente a la constancia escrita que envía el socio con posterioridad al término de la asamblea R.Si se pretendió transcribir la constancia efectuada verbalmente en la reunión y ésta no coincide con la que se plasmó en el acta, deberá recurrirse a mecanismos probatorios tales como grabaciones, testimonios, etc., con el fin de esclarecer la fidelidad de tal trascripción. De resultar procedente la corrección de la misma, ésta deberá ser efectuada de conformidad con lo dispuesto en el artículo132 del Decreto 2649 de 1993, que reza: Corrección de errores. Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección . Un socio después de terminar la asamblea de accionistas puede cambiar el sentido de su voto en alguna de las propuestas y hacérselo saber al secretario para que en el momento de redactar el acta realice el respectivo cambio R.De ninguna manera. En el acta debe quedar plasmado fielmente lo que ocurrió durante la reunión. Las constancias escritas presentadas por los socios o los asistentes a las asambleas o Juntas de Socios deben ser incluidas en el acta R.A continuación, le trascribo apartes del Oficio 220-11738 del 21 de marzo de 2002 proferido por esta oficina, que se refiere a tal particular: Asunto: Documentos anexos a las actas Con toda atención se refiere el Despacho a la comunicación radicada con el número2002-01-011352, en la cual solicita un pronunciamiento de esta entidad relacionado con los documentos que se presentan a las reuniones del órgano de administración y que se anexan a las actas de las reuniones de junta de delegatarios de una empresa unipersonal. Sobre el particular es pertinente sealar que la normatividad propia de las empresas unipersonales expresamente no regula lo relacionado con actas de órganos de administración, aunque remite en lo que sea compatible, a las disposiciones de las sociedades comerciales y en especial a las de responsabilidad limitada artículo 71 a 81 Ley 222 de 1995. En lo que tiene que ver con actas, el ordenamiento mercantil establece la obligación para que las reuniones de asamblea se hagan constar en actas, a la vez que seala los requisitos mínimos que deben contener artículo 431 del C. Co. y 131 del Decreto 2649 de 1993. Sin embargo, no hace referencia acerca del tratamiento que debe darse a los documentos considerados en dichas reuniones. Ahora bien, si con la finalidad de hacer un recuento detallado de lo acaecido en el órgano de administración se precisa reproducir el texto de un documento revisado o incluso anexarlo y tenerlo como parte integrante del acta, tal procedimiento estaría plenamente ajustado en la ley, siempre que se exprese en forma clara las decisiones adoptadas en relación con tales escritos. En consecuencia, de las condiciones particulares de la empresa de que se trate, de los asuntos considerados en la reunión, de los procedimientos de control de la empresa, anexar los documentos y dejar las constancias especiales es conducta que es del resorte del órgano competente previsto en los estatutos y en su defecto del administrador. En efecto, es en cabeza de quien dicta los parámetros de administración la adopción de mecanismos que identifiquen el alcance de los documentos transcritos o anexos al acta, a través de inscripciones como las propuestas: rechazado, No estudiado o revisado, Informativo, no competencia de la Junta o cualquier otro que permita evidenciar el alcance de las propuestas discutidas o no en las reuniones. En este orden de ideas, como no existe una consagración legal que avale o no tales conductas, esta entidad sobre la elaboración de actas, únicamente puede sealar que en la medida en que se cumplan los requisitos mínimos previstos en los artículos ya precisados, las actas gozarán de la presunción establecida en el artículo 189 del Código de Comercio, es decir serán consideradas prueba suficiente de los hechos que consten en ella, hasta tanto no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas . El presidente o secretario de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios puede excluir del acta las constancias que el o ellos no considere pertinentes o importantes R.Según lo expuesto en el artículo 431 del Código de Comercio, las actas dan fe de lo ocurrido durante una reunión del máximo órgano social, de lo cual se deriva que a quien adelante la labor de redactarla no le asiste la facultad de desechar situaciones efectivamente acaecidas durante la reunión, por lo tanto, así sea de manera resumida, debe referirse a cada uno de los tópicos surgidos al interior de la reunión, tal como las constancias presentadas por los socios o por los administradores durante la misma. A qué dependencia de la Superintendencia de Sociedades debe dirigirse una accionista o socio minoritario, si detecta que un acta de Junta de Socios o de Asamblea de Accionistas está escrita de forma tal que sus constancias no fueron incluidas en el acta o que las mismas fueron cambiadas para restarles importancia, o si detecta que el acta contiene información falsa y la misma no refleja la realidad de lo ocurrido durante la reunión del máximo órgano social R.En cuanto a la falsedad ideológica de un acta, este resulta ser un tema que escapa a la órbita de conocimiento de esta Entidad, correspondiendo abocarlo a la justicia penal ordinaria, si es del caso. En lo relacionado con la no inclusión de constancias presentadas por los socios durante las reuniones del máximo órgano social o a la tergiversación que de éstas se haga al momento de elaborar las actas, si es que una vez solicitada tal corrección ante los administradores sociales, ésta no se efectúa, podrá acudir ante el Grupo de Mipymes Hoy Grupo Conflicto Societario para denunciar tal hecho, en donde se evaluará la procedencia de adoptar alguna medida administrativa sobre el particular. Puede considerarse como un abuso de los órganos de dirección, administración o fiscalización, que impliquen desconocimiento de los derechos de los asociados, si las constancias consignadas y emitidas por un socio minoritario no son consignadas en el acta R.El abuso de los administradores sólo puede ser considerado como tal una vez sean evaluadas la totalidad de situaciones que rodearon el hecho denunciado. Por lo tanto, no es posible que con la sola enumeración de la conducta citada en su interrogante se dictamine tal abuso. Si un socio encuentra irregularidades o falsedades en las actas, puede solicitar la presencia de un delegado de la Superintendencia de Sociedades en las futuras reuniones del máximo órgano social R.La asistencia de un funcionario delegado de la Superintendencia de Sociedades es una medida administrativa contemplada en el numeral 1 del artículo 87 de la Ley 222 de 1995, que procede a petición de uno o más socios que representen, por lo menos, el diez por ciento 10 del capital social, o de algún administrador social. . De qué herramientas dispone la Superintendencia de Sociedades y qué procedimientos debe adoptar para hacer corregir y evitar suministro al público, a la Superintendencia o a cualquier organismo estatal, de información en las actas que no se ajuste a la realidad R.Como fue expuesto anteriormente, el tema de la falsedad en las actas de las reuniones de los órganos societarios no resulta de conocimiento por parte de este organismo, sino de la justicia ordinaria. Sin embargo, ante el tipo de situación que usted describe, a esta Superintendencia le asiste la facultad contemplada en el artículo 84 de la Ley 222 de 1995, de someter a su vigilancia a la sociedad que incurra en este tipo de prácticas, con lo cual, si bien no le compete pronunciarse sobre la falsedad contenida en las actas, sí podrá adoptar respecto de la compaía las facultades a que alude este mismo artículo . Solo queda por reiterar que asuntos relacionados con la comisión de posibles hechos punibles, no son del resorte de esta Entidad, será la justicia penal la competente para ello, previa denuncia correspondiente. Finalmente, en sobre el tema de la impugnación de las decisiones, el artículo 191 del Código de Comercio faculta a los socios ausentes o disidentes para impugnar las decisiones adoptadas en una reunión de asamblea general de accionistas, cuando éstas no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos. El artículo 421 ibídem, establece un término de dos 2 meses contados a partir de la fecha de realización de la reunión, para impugnar las decisiones. Respecto de la competencia para adelantar la acción de impugnación, si la sociedad está vigilada por esta Superintendencia será la competente para conocer del proceso de impugnación de las decisiones adoptadas por la asamblea general de accionistas, mediante el trámite del proceso verbal sumario, tal como lo establece el artículo 137 de la Ley 446 de 1998 en caso contrario, corresponderá al Juez Civil del Circuito del domicilio del demandante. Para información sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad www.supersociedades.gov.co, o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.