Documentos anexos a las actas

Asunto: Documentos anexos a las actas Con toda atención se refiere el Despacho a la comunicación radicada con el número 2002-01-011352, en la cual solicita un pronunciamiento de esta entidad relacionado con los documentos que se presentan a las reuniones del órgano de administración y que se anexan a las actas de las reuniones de junta de delegatarios de una empresa unipersonal. Sobre el particular es pertinente señalar que la normatividad propia de las empresas unipersonales expresamente no regula lo relacionado con actas de órganos de administración, aunque remite en lo que sea compatible, a las disposiciones de las sociedades comerciales y en especial a las de responsabilidad limitada artículo 71 a 81 Ley 222 de 1995. En lo que tiene que ver con actas, el ordenamiento mercantil establece la obligación para que las reuniones de asamblea se hagan constar en actas, a la vez que señala los requisitos mínimos que deben contener artículo 431 del C.Co. y 131 del Decreto 2649 de 1993. Sin embargo, no hace referencia acerca del tratamiento que debe darse a los documentos considerados en dichas reuniones. Ahora bien, si con la finalidad de hacer un recuento detallado de lo acaecido en el órgano de administración se precisa reproducir el texto de un documento revisado o incluso anexarlo y tenerlo como parte integrante del acta, tal procedimiento estaría plenamente ajustado en la ley, siempre que se exprese en forma clara las decisiones adoptadas en relación con tales escritos. En consecuencia, de las condiciones particulares de la empresa de que se trate, de los asuntos considerados en la reunión, de los procedimientos de control de la empresa, anexar los documentos y dejar las constancias especiales es conducta que es del resorte del órgano competente previsto en los estatutos y en su defecto del administrador. En efecto, es en cabeza de quien dicta los parámetros de administración la adopción de mecanismos que identifiquen el alcance de los documentos transcritos o anexos al acta, a través de inscripciones como las propuestas: rechazado, No estudiado o revisado, Informativo, no competencia de la Junta o cualquier otro que permita evidenciar el alcance de las propuestas discutidas o no en las reuniones. En este orden de ideas, como no existe una consagración legal que avale o no tales conductas, esta entidad sobre la elaboración de actas, únicamente puede señalar que en la medida en que se cumplan los requisitos mínimos previstos en los artículos ya precisados, las actas gozarán de la presunción establecida en el artículo 189 del Código de Comercio, es decir serán consideradas prueba suficiente de los hechos que consten en ella, hasta tanto no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. En estas condiciones se da respuesta a la consulta formulada advirtiendo que la misma tiene el alcance señalado en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.