Procedimiento ante la negativa de aprobar el documento resultante de una reunión del máximo órgano social de una S.A.S., así como ante la negativa de suscripción del mismo por quienes fueron designados en la reunión de que éste da cuenta como presidente y secretario.

ASUNTO: Procedimiento ante la negativa de aprobar el documento resultante de una reunión del máximo órgano social de una S.A.S., así como ante la negativa de suscripción del mismo por quienes fueron designados en la reunión de que éste da cuenta como presidente y secretario. Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2010-07- 007779, mediante el cual consulta cómo puede suplirse la firma del presidente y secretario de una reunión de Asamblea General de Accionistas de una sociedad por acciones simplificada, S.A.S., la cual tampoco cuenta con revisor fiscal, y qué otra persona puede firmar el acta en caso que el presidente o secretario se nieguen a hacerlo. En primer lugar, cabe mencionar que de conformidad con el artículo 45 de la Ley 1258 de 2008, la sociedad por acciones simplificada, S.A.S., se rige por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, por las normas legales que rigen la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio, de lo cual, para efecto de dar respuesta a su consulta que se refiere específicamente a una S.A.S., resulta imperioso consultar, en primer lugar los estatutos sociales de una sociedad de este tipo para verificar si los mismos contemplan el procedimiento que debe seguirse en caso que quienes actuaron como presidente y secretario de una reunión del máximo órgano social se opongan a firmar el documento resultante de dicha reunión en la cual éstos actuaron como tales. En el evento que los estatutos sociales de la compaía no mencionen nada sobre el tema, corresponde, según la norma citada, aplicar lo concerniente sobre el particular respecto de las sociedades anónimas, a las cuales les corresponde valerse de lo dispuesto para la generalidad de sociedades previstas en el Código de Comercio. Así las cosas, dispone el artículo 189 del Código de Comercio que: Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras o se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. De otra parte, según el artículo 431 ídem, en defecto de la firma de quienes actuaron como presidente y secretario durante una reunión del máximo órgano social, el documento resultante de la misma puede ser suscrito por el revisor fiscal de la compaía. Así, se tiene que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 431 del código citado, las actas deben ser firmadas por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto por el Revisor Fiscal, lo que claramente indica que cuando sea del caso, es posible sustituir la firma de uno u otro funcionario, e incluso de ambos, con la del Revisor Fiscal, independientemente de que en el cuerpo del documento figuren los nombres de las personas que desempearon los cargos respectivos. De la norma transcrita se desprende que las actas de las reuniones del máximo órgano social se tienen por válidas para efectos probatorios, siempre que respecto de ellas conste su aprobación y la firma de quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión, dicho de otra forma, este tipo de documentos que carecen de la firma del presidente y secretario de la reunión o en su defecto del revisor fiscal, no tiene el carácter de actas del máximo órgano social y por tanto, no pueden ser esgrimidas como tales. Ahora, no existe previsión legal que determine un término dentro del cual deban cumplirse las formalidades de aprobación y firma del documento por parte de quienes actuaron como presidente y secretario resulta discrecional en el caso de las personas comisionadas tomarse el tiempo que estime cada uno necesario para efectuar la verificación del documento que el encargo supone y proponer las modificaciones que a su juicio procedan hasta lograr que el texto se adecue fielmente a los hechos sucedidos en la respectiva sesión. No obstante, es preciso tener en cuenta que en el evento de considerarse injustificada la demora en la aprobación por parte de alguna de las personas encargadas, o en la firma de quienes actuaron como presidente o secretario, o que la naturaleza de las decisiones de que deba dar cuenta el acta respectiva, impusieren la necesidad de adelantar actuaciones urgentes que no den espera, los administradores o el revisor fiscal están facultados para convocar al máximo órgano social con el fin de efectuar una reunión en cuyo orden del día se incluyan las decisiones de las que da cuenta el documento que no fue firmado por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión anterior o que no ha sido aprobado, reunión en la cual deberán designarse presidente y secretario, de preferencia personas distintas a aquellas que se negaron a firmar en la primera oportunidad, de manera que por ningún motivo puede constituirse ese hecho en obstáculo para el debido cumplimiento de sus funciones, ni para el normal desenvolvimiento de la sociedad. Por último no sobra observar que aún cuando las actas que cumplan con las formalidades del caso son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones que en consten en ellas, según los términos del artículo 189 ibídem, hay tener presente que en todo caso no son el único medio probatorio, pues la ley mercantil ni procedimental excluyen la aplicación de otros medios de prueba para suplir su ausencia, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas conforme indica la disposición legal mencionada, pero esa restricción, por su carácter de tal, sólo tiene vigencia en el supuesto expresamente sealado, por lo que no aplicaría tratándose de hechos que pretendan hacer valer los asociados o eventualmente, terceros. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes observarle que el alcance de los mismos es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.