Requisitos para la elaboración de actas.

Ref: Requisitos para la elaboración de actas. Me refiero a su escrito radicado con el No 2011-01-267271, mediante el cual se sirvió formular algunos cuestionamientos sobre el tema de la referencia, los que en esencia apuntan a definir si hay unas calidades especificas que deban ostentar las personas designadas para desempear los cargos de presidente y secretario de las reuniones de asamblea general de accionistas, así como aquellas que se elijan para aprobar las actas respectivas y adicionalmente, si es posible que los primeros, sean a la vez nombrados para integrar la comisión encargada de la aprobación del acta. En primer lugar se debe desde ya precisar que sin perjuicio de lo que establezcan los estatutos de la sociedad en cada caso, es enteramente discrecional de los asociados elegir con sujeción a las reglas que en materia de mayorías sean aplicables, las personas que actúen como presidente y secretario en las reuniones de la junta de socios o de la asamblea, lo que resulta igualmente predicable de las personas que hayan de ser designadas para integrar la comisión a quien se defiera la aprobación del acta que con motivo de la sesión se levante, lo que basta para colegir que bien pueden elegirse las mismas personas para desempear de manera simultanea unas y otras funciones. Así lo ha sostenido de tiempo atrás esta Entidad al explicar, que salvo que los estatutos establezcan lo contrario, la ley no exige que las persona que actúen como presidente o secretario del referido órgano deban ser socios de la compaía, afirmación que encuentra pleno respaldo en los artículos 189 195 y 431 del Código de Comercio, que no exigen la calidad sealada, como ninguna de otra índole. Como es sabido, la atestación de la firma del presidente y secretario de la sesión, le imprimen al acta no solo certidumbre y seriedad sobre lo sucedido en la misma, sino que es un requisito que junto con su aprobación exige la ley para que el documento sea idóneo y pueda servir de prueba. En cuanto a la elaboración y aprobación de las actas, el artículo 189 del Estatuto Mercantil seala que son dos los requisitos no excluyentes que se necesitan para que el acta tenga la calidad de idónea y pueda servir de prueba: 1 la firma de quienes actuaron como presidente y secretario de la misma, y 2 su aprobación por el máximo órgano social o la comisión designada para el efecto. En éste último evento, de faltar una firma, se entiende que aquella no se encuentra aceptada, razón por la que aplicando la máxima legal según la cual las cosas se deshacen como se hacen, es la asamblea quien en reunión retome la facultad encomendada y proceda entonces a actuar de conformidad Oficio 220-33880 del 21 de julio de 2004 En los anteriores su solicitud ha sido atendida no sin antes advertir que el alcance de este oficio es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.