LIBROS Y DOCUMENTOS CONTABLES.- TÉRMINO DE CONSERVACIÓN.

OFICIO 220-072760 DEL 14 DE MAYO DE 2014 ASUNTO: LIBROS Y DOCUMENTOS CONTABLES.- TÉRMINO DE CONSERVACIÓN. Me refiero a su escrito radicado con el número 2014-01-143192, mediante la cual solicita le informen si de conformidad con el artículo 12 de la ley 527 de 1999, documentos como son facturas emitidas por el sistema POS, correos electrónicos, mensajes de datos y archivos electrónicos, se encuentran sujetos al mismo tiempo de 10 años para su conservación y reproducción cuando sea necesario, empleando los medios técnicos establecidos en la ley. Al respecto, me permito informarle que de acuerdo con el artículo 51 del Código de Comercio, hacen parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. En torno a la conservación de los libros y documentos sociales, este Despacho mediante oficio 220-16158 del 26 de marzo de 2007 expresó lo siguiente: “…El artículo 28 de la Ley 962 del 8 de julio de 2005, en concordancia con el artículo 86 ídem, en aras de simplificar trámites y erradicar procedimientos que al parecer de dicha ley se traducían en “exigencias injustificadas a los administrados”, derogaron expresamente y en su integridad los artículos 60 del Código de Comercio y 134 del Decreto 2649 de 1993, que se referían a términos y procedimientos para la destrucción de los libros y documentos sociales, entre los cuales se cuentan las facturas citadas. Esto equivale a decir que, hoy día (según lo dispone dicha ley a través de los mencionados artículos), solamente existe la obligación de conservar los libros y documentos sociales, por medio escrito o cualquier medio técnico, magnético o electrónico, por un periodo de diez (10) años, contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, luego de lo cual, podrán ser destruidos sin que para tal efecto deba mediar la intervención de la cámara de comercio. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto sobre el particular en materia tributaria, dada la prevalencia de que goza la normatividad fiscal (último inciso del artículo 136 del Decreto 2649 de 1993)”. En consecuencia, a juicio de esta Oficina y sin perjuicio de lo que sobre la materia se establezca en la normatividad fiscal, las facturas emitidas por el sistema POS, correos electrónicos, mensajes de datos y archivos electrónicos, así como toda la correspondencia que esté directamente relacionada con los negocios sociales, hace parte integrante de la contabilidad y como tal, su conservación y reproducción está sujeta al término de diez 10 años, para lo cual se deben emplear los medios técnicos establecidos en la ley. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.