Radicación No. 2011- 01- 079969 Reconstrucción de un acta extraviada

Ref.: Radicación No. 2011- 01- 079969 Reconstrucción de un acta extraviada Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual expresa la siguiente inquietud: . si una acta de Junta Directiva se extravió cuando se envió por correo para firma, y se tiene una fotocopia de la misma debidamente firmada por dos de los miembros y faltando únicamente la firma del secretario general, que se puede hacer cual sería el procedimiento adecuado para hacer el remplazo. Sobre el particular debo manifestarle que esta Superintendencia luego del análisis de las normas que regulan el tema ha concluido 1. Si las copias son auténticas, es decir llenan los requisitos exigidos por los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, pueden transcribirse en el nuevo libro sin el lleno de ningún requisito. 2. Si son simples fotocopias, es necesario establecer su autenticidad, antes de su trascripción, vr. gr. por testimonios de personas que hayan intervenido en su elaboración o en el original como testigos actuarios o que las hayan reconocido posteriormente por información de un juez o de un notario que haya conocido el original, luego de efectuada la correspondiente confrontación, aún cuando el documento no se halle protocolizado en esa notaría o en el archivo del juzgado artículo 253 del Código citado .Oficio SL- 07757 de 6 de abril de 1.987. Otros argumentos que apoyan la presente consulta reposan en aquellos pronunciamientos que han analizado el tema de la reconstrucción de los libros del comerciante, entre otros, el libro de actas, consideraciones que ilustran y complementan lo enunciado. Es así que a través del Oficio 220- 052531 del 1 de noviembre de 2007, la Entidad expresó: PREGUNTAS A Y B A En un proceso de reconstrucción se pueden hacer modificaciones a las actas que en su oportunidad fueron elaboradas y presentadas, en su oportunidad, a una entidad pública con ocasión de una licitación. B En el evento lo anterior, si ello es posible, es necesario realizar un acta o dejar algún tipo de constancia de estas modificaciones por parte de los administradores de la sociedad. Sea lo primero indicar que el término reconstruir según el diccionario de la Real Academia de la Lengua, significa: Volver a construir. Unir, allegar, evocar recuerdos o ideas para completar el conocimiento de un hecho o el concepto de algo . Es así, que de la labor o tarea de rehacer las actas, lo que debe lograrse es que estás, vuelvan a ser en lo posible como en su origen, esto es, como se encontraban anotadas en el libro de actas, por los cual en dicho trabajo de reconstrucción el contenido de las mismas no debe ser objeto de modificaciones. No obstante, si se encuentra que en las actas fueron omitidos asuntos tratados o se cometieron yerros, deberán dar aplicación a lo previsto en el inciso segundo del artículo 131 Decreto 2649 de 1993. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto PREGUNTA C C Si una sociedad que existe desde el año 1950 y se extravían sus libros, desde qué año se debe hacer la reconstrucción . Para dilucidar el tema es necesario traer a colación el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, el cual dispone: Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. En consecuencia, en el caso propuesto la reconstrucción debe hacerse desde el año de 1997, en orden a dar cumplimiento a la norma precitada respecto de la conservación de los libros de comercio. PREGUNTA D D Si a la sociedad que perdió los libros no cuenta con archivos de sus actas, qué debe hacer al respecto En estos eventos es propio acudir a la Cámara de Comercio para solicitar copia de las actas que fueron allegadas a dicha Entidad, para requerir algún registro, igualmente deberá valerse de copias que pudieran tener terceras personas. PREGUNTA E E La denuncia de los libros debe quedar registrada en un acta o en los archivos de la compañía. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso . De la norma transcrita se infiere, que el documento de denuncia sobre la pérdida de los libros debe encontrarse en los archivos de la compañía y hacer parte de los documentos de la misma . Como quedó indicado, la argumentación aquí expuesta resulta aplicable al caso en concreto, slo resta por agregar que el primer paso será la denuncia acerca de la pérdida en el correo del original del acta de junta directiva, cuya fotocopia se encuentra firmada por dos de los miembros, faltando la firma del secretario general. Para mayor información sobre éste y otros temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad www.supersociedades.gov.co y los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.