ASUNTO: Reconstrucción de Actas.

ASUNTO: Reconstrucción de Actas Me refiero a su escrito radicado con el número 2007-01-161288, mediante el cual solicita absolver una consulta concerniente, con la reconstrucción del libro de actas y otros temas relacionados. Al respecto le informo, que la consulta será desarrollada en el mismo orden que fue propuesta, en primer término serán atendidas las dos primeras preguntas formuladas, así: PREGUNTAS A Y B A En un proceso de reconstrucción se pueden hacer modificaciones a las actas que en su oportunidad fueron elaboradas y presentadas, en su oportunidad, a una entidad pública con ocasión de una licitación. B En el evento lo anterior, si ello es posible, es necesario realizar un acta o dejar algún tipo de constancia de estas modificaciones por parte de los administradores de la sociedad. Sea lo primero indicar que el término reconstruir según el diccionario de la Real Academia de la Lengua, significa: Volver a construir. Unir, allegar, evocar recuerdos o ideas para completar el conocimiento de un hecho o el concepto de algo . Es así, que de la labor o tarea de rehacer las actas, lo que debe lograrse es que estás, vuelvan a ser en lo posible como en su origen, esto es, como se encontraban anotadas en el libro de actas, por los cual en dicho trabajo de reconstrucción el contenido de las mismas no debe ser objeto de modificaciones. No obstante, si se encuentra que en las actas fueron omitidos asuntos tratados o se cometieron yerros, deberán dar aplicación a lo previsto en el inciso segundo del artículo 131 Decreto 2649 de 1993. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto PREGUNTA C C Si una sociedad que existe desde el ao 1950 y se extravían sus libros, desde qué ao se debe hacer la reconstrucción . Para dilucidar el tema es necesario traer a colación el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, el cual dispone: Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez 10 aos contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. En consecuencia, en el caso propuesto la reconstrucción debe hacerse desde el ao de 1997, en orden a dar cumplimiento a la norma precitada respecto de la conservación de los libros de comercio. PREGUNTA D D Si a la sociedad que perdió los libros no cuenta con archivos de sus actas, qué debe hacer al respecto En estos eventos es propio acudir a la Cámara de Comercio para solicitar copia de las actas que fueron allegadas a dicha Entidad, para requerir algún registro, igualmente