Aprobación de las actas.

Asunto: Aprobación de las actas. Me refiero a su escrito radicado en este Despacho con el número 2009-01-057428, por medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos: Si cambian el presidente y el secretario de un Consejo Directivo, quienes deben de firmas sic las actas que son aprobadas posteriormente a partir de estos nombramientos, teniendo en cuenta que en los estatutos de la Entidad dice: una vez aprobadas las actas deberán ser firmadas por el presidente y secretario del mismo . Es decir las pueden firmar los nuevos funcionarios que asumen las funciones de presidente y Secretario o se debe buscar a las personas que ocupaban esos cargos para que firmen las actas aprobadas en Consejos donde ya no participaron como presidente ni secretario, o se puede dejar constancia que cambiaron el presidente y secretario y por eso son firmadas por los nuevos funcionarios en esas calidades . Teniendo en cuenta que el punto principal de la presente consulta se centra en establecer quiénes podrán firmar el acta de un Consejo Directivo , teniendo en cuenta que en la actualidad el presidente y secretario no son los mismos que actuaron en esa reunión, me permito manifestarle que en lo que a este tema se refiere, esta Superintendencia ha sostenido lo siguiente: Sobre el particular, es del caso efectuar las siguientes consideraciones generales. Tratándose de la Junta Directiva, la obligación legal de elaborar actas para recoger en ellas lo acaecido en las reuniones que la misma lleve a cabo, se encuentra contemplada en el artículo 28 del Código de Comercio, cuando al relacionar las personas y actos sujetos a registro mercantil, incluye entre estos últimos, los libros de actas de asambleas y juntas de socios así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles, según los términos del numeral 7 de la disposición invocada. Consecuente con ello, el Decreto reglamentario 2649 de 1.993, al regular en su artículo 131 el tema de los libros de actas, se refiere a las actas de los órganos colegiados de dirección, administración y control, entre aquellas que pueden incorporarse en un mismo libro y como es claro, la Junta Directiva, es el órgano colegiado de administración por excelencia. Si bien la normatividad legal es explicita en cuanto a la necesidad de levantar actas de las reuniones del mencionado órgano, no lo es igualmente en cuanto a los requisitos y formalidades que éstas deban reunir, hecho que en criterio de este Despacho no significa en manera alguna, que se encuentren desprovistas de un régimen aplicable, pues con fundamento en el principio de la analogía que en materia mercantil establece el artículo primero del código citado, resultan predicables en relación con dichas actas, las reglas al efecto establecidas para las actas de las asambleas o juntas de socios. En este orden de ideas, frente al procedimiento por el que Usted consulta, ante la imposibilidad de la firma de un acta de junta directiva por parte de quienes actuaron como Presidente y Secretario en la correspondiente reunión, resultarían conducentes en opinión de este Despacho, las siguientes opciones. 1. De conformidad con el artículo 431 del código citado, la firma de uno y otro, puede sustituirse con la firma del Revisor Fiscal, opción que sería viable siempre que dicho funcionario hubiere concurrido a la correspondiente reunión, bajo la consideración de que al tenor del artículo 213 ibídem, le asiste derecho al mismo de intervenir en las deliberaciones de la Junta Directiva cuando sea citado a ellas. 2. De no ser posible la opción anterior y dado que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por parte del propio órgano o de las personas en que éste delegue tal atribución, es la de dotar al acta como documento, del suficiente valor probatorio, se podría optar por la inclusión de las decisiones de las que da cuenta el acta que carece de las indicadas firmas, en un acta posterior y por ende correspondiente a una nueva reunión, en la que el mismo órgano social consienta expresamente en incluir. De esta manera, la propia Junta Directiva subsanaría la omisión, reafirmando las decisiones que fueran adoptadas en oportunidad anterior y aceptando la expresión probatoria de ello, mediante la respectiva constancia en el acta que se levante de esa nueva y posterior reunión. 3. Si bien es cierto que en los términos del artículo 189 ibídem, las actas que cumplan con las formalidades pertinentes, son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones contenidas en las mismas, también lo es que por regla general, no son el único medio, pues la ley mercantil no procedimental excluyen de manera expresa la aplicación de otros medios de prueba para suplir la ausencia o falta de aquél, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas, según indica la disposición sealada, pero tal restricción, por su carácter de tal, solo tiene vigencia en el supuesto expresamente sealado por tanto, no operaría para los hechos que pretendan hacer valer los asociados o eventualmente, terceros y adicionalmente, estaría circunscrita al caso de las actas de asamblea o juntas de socios. Así las cosas, sería procedente en concepto de este Despacho, llegar a la certeza o acreditar unas decisiones adoptadas o hechos ocurridos en el transcurso de una reunión de junta directiva, en relación con la cual no se levantó acta, o ésta carece de las formalidades necesarias, a través de cualquiera de los medios previstos en la legislación que regula el procedimiento civil y cuya práctica no necesariamente impone la iniciación o curso de un proceso judicial, pues mediante la figura de la recepción de pruebas anticipadas, como los testimonios, el interrogatorio de parte o la inspección judicial para futura memoria, podría producirse la prueba que permita acreditar las decisiones o los hechos sealados en un eventual proceso judicial. . 1 Expuesto lo anterior, es dable concluir que para sanear la falta de aprobación de las actas de junta directiva, bien porque ya no son las mismas personas las que ocupan dichos cargos, o porque ya no estén en la empresa, es dable concluir que ello podrá sanearse bajo cualquiera de los mecanismos antes sealados, esto es, a sustituir las firmas de quienes en su oportunidad actuaron como presidente y secretario por la del Revisor Fiscal, siempre que dicho funcionario hubiere concurrido a las reuniones que con dicho procedimiento se pretende sanear. b incluir a voluntad de la junta directiva las decisiones de que dan cuenta los documentos que carecen de las indicadas firmas, en un acta correspondiente a una reunión posterior, con miras a que el propio cuerpo colegiado subsane la omisión planteada, reafirmando las decisiones allí recogidas, y por supuesto, dejando constancia expresa de la aprobación correspondiente y c recurrir a otros medios probatorios para suplir la ausencia de aprobación cuando la ley mercantil lo permita. Así las cosas, no es dable que los actuales presidente y secretario firmen las actas en seal de aprobación, pues no habiendo concurrido a la reunión o reuniones correspondientes a las actas sin aprobar, mal podrían dar crédito de los hechos acaecidos en las mismas. Ahora, de ser posible, considera el Despacho que nada se opone a que quienes actuaron en su oportunidad como presidente y secretario puedan firmar las actas, pues con ello solo estarían cumpliendo con la obligación que en su oportunidad les correspondía, cual era, plasmar su firma en seal de aprobación dando fe de lo ocurrido en reuniones anteriores, en las que ellos fueron testigos presenciales. Para mayor información e ilustración sobre los temas societarios, se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad www.supersociedades.gov.co o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos publicados por la misma. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. 1 Oficio número 220-32204, del 24 de junio de 2005