Radicación 2011- 01- 133786 Actas de asamblea gozan de reserva.

ASUNTO: ACTAS DE ASAMBLEA GOZAN DE RESERVA. Aviso recibo del escrito de la referencia, mediante el cual solicita se le indique el procedimiento para obtener una copia de un acta de asamblea ordinaria que reposa en esta Entidad y si un socio o accionista puede solicitarla a través de Internet. Sobre el particular debo precisarle que las actas correspondientes a reuniones del máximo órgano social como de la junta directiva son documentos que gozan de reserva, por tanto, la Entidad no podrá entregar copia de las mismas cualquiera que sea el medio por el que se solicite yo la calidad del solicitante, por tanto, será el asociado quien la requiera directamente a la sociedad. Los argumentos están contenidos en el fallo proferido por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Primera, M. P. Dra. OLGA INES NAVARRETE, 24 de marzo de 1994, que, frente a un recurso de insistencia, expresó: El artículo 12 de Ley 57 de 1.985 al desarrollar el principio del acceso ciudadano a los documentos, establece que toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter de reservado conforme a la constitución o a la Ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional. Por su parte el Artículo 15 de la actual Constitucional Política al consagrar el derecho fundamental a la intimidad establece que la correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables, autorizando de otra parte la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privadas para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado con lo que se seala a nivel constitucional que la reserva de documentos no es oponible a las autoridades en ejercicio de sus funciones. Ahora, ciertamente el Artículo 61 del Código de Comercio establece que los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello y para los fines indicados en la Constitución Nacional. De otra parte, el Artículo 49 del Código de Comercio preceptúa que para los efectos legales cuando se haga referencia a libros de comercio, se entenderán, por tales los que determine la Ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. Dentro de tales libros el Artículo 195 del Código de Comercio establece la obligación para la sociedad de llevar un libro debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la Asamblea o de la Junta de Socios, por lo que no cabe duda de que dichas actas son papeles del comerciante y por ende protegidos por reserva según precepto constitucional ya citado y según norma de rango legal Código de Comercio. El hecho de que los documentos de carácter reservado estén contenidos en un expediente tramitado por un ente de carácter administrativo en cumplimiento del deber de inspección y vigilancia, no trastoca el carácter del documento, pues aunque los documentos que reposen en oficinas públicas son por regla general susceptibles de acceso público, no lo es menos que aún ante tal circunstancia prima la reserva legal o constitucional que con respecto a alguno o algunos se ha consagrado respecto del derecho constitucional fundamental de la intimidad. Destacado fuera de texto. Para ilustración y conocimiento en temas societarios, se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad www.supersociedades.gov.co, o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.