REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL – FORMALIDADES DE LAS ACTAS Y OTROS.

OFICIO 220-148442 DEL 1° DE OCTUBRE DE 2018 REF: REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL – FORMALIDADES DE LAS ACTAS Y OTROS. Me refiero a su comunicación radicada con el número 2018-01-384014, mediante la cual formula una consulta, que plantea las siguientes preguntas: 1. ¿Quisiera saber acerca de los libros que son obligatorios de registrar por una sociedad ante la cámara de comercio? 2. En caso de la sociedad A (Matriz) es la mayor accionista de la sociedad B (subordinada), donde los accionistas y los miembros de la Junta directiva son los mismos en las dos sociedades, se realizan reuniones donde se toman decisiones para las dos empresa, estas decisiones son registradas en actas de la sociedad A y no B. ¿La sociedad B debe registrar libros de accionistas y libro de actas? ¿La sociedad B debe realizar asamblea general de accionistas? ¿O solo es suficiente con la asamblea general de accionista de la sociedad A donde son tratados temas de la sociedad B? 2. ¿Cuántas reuniones de asamblea general de accionistas se deben realizar en el año? 3. ¿Cuántas reuniones de asamblea extraordinaria de accionistas se pueden realizar en el año? 4. ¿El secretario de la junta directiva puede ser una persona externa a los miembros de la junta directiva de algún tipo de sociedades? 5. ¿Las actas realizadas en las diferentes juntas directivas deben ir impresas en el libro de actas de asamblea registrado ante la cámara de comercio? Al respecto procede en su orden efectuar las siguientes consideraciones jurídicas de orden normativo y doctrinal. -Frente al primer punto basta remitirse a los disposiciones generales que aplican en la materia, de donde se tiene que al tenor del artículo 49 del Código de Comercio, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos, esto en concordancia con lo determinado por el artículo 195 del mismo Código de Comercio y artículo 125 y s.s. del Decreto 2649 de 1993, en lo pertiente. A su vez, en cuanto atañe a asuntos relacionados con la inscripción de Libros de Comercio sometidos a dicha formalidad, como los requisitos para su diligenciamiento, cancelación y demás, es la cámara de comercio del domicilio social, la autoridad llamada a indicar las gestiones a adelantar en cada caso con los libros objeto de su registro (Circular Única Superintendencia de Industria y Comercio) -Por su parte frente a las obligaciones en cabeza de la sociedad matriz y/o la controlante, se debe tener en cuenta que de acuerdo con el artículo 98 del Código de Comercio, “Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados”. Lo anterior significa que sin perjuicio de la vinculación que exista entre ellas, la sociedad por definición es una personas jurídica distinta, con personería jurídica individual, lo que significa que cada una es sujeto de las obligación que la ley impone como, la de realizar reuniones de asamblea general de accionistas en forma independiente, llevar libros de comercio, registrarlos, en forma individual, con el fin de registrar las operaciones sociales de cada una de ellas. -En cuanto a los asuntos relacionados con las reuniones ordinarias del máximo órgano social, ha de estarse a las reglas que prevé el artículo 422 del Código de Comercio, según el cual ésta efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. -En lo que corresponde a las reuniones extraordinarias, debe tener en cuenta lo dispuesto por el artículo 423 del Código de Comercio, que al respecto dispone: “Las reuniones extraordinarias de la asamblea se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, por convocación de la junta directiva, del representante legal o del revisor fiscal. El superintendente podrá ordenar la convocatoria de la asamblea a reuniones extraordinarias o hacerla, directamente, en los siguientes casos: 1) Cuando no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos; 2) Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea, y 3) Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas. La orden de convocar la asamblea será cumplida por el representante legal o por el revisor fiscal.”. -En cuanto al secretario de la junta directiva, aspecto sobre el cual la ley guarda silencio, es enteramente discrecional de cada sociedad que sea o no, una persona distinta a sus miembros; se observa que comúnmente a las reuniones asisten quienes por su condición, integran el respectivo cuerpo colegiado, premisa a partir de la cual y en principio quien se desempeña como secretario y suscribe en esa calidad las actas es uno de sus miembros, lo que no excluye desde luego, que dentro de la estructura orgánica de la sociedad, se cree el cargo de secretario y en este evento, aunque sea una persona ajena al cuerpo colegiado, pueda actuar como tal. -Finalmente sobre las condiciones exigidas respecto al libro de actas de asamblea y junta directiva, ilustra el concepto emitido mediante Oficio 220-097455 del 22 de junio de 2014 al tenor del cual: “El artículo 189 el Código de Comercio, prescribió lo siguiente: “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.” (Negrilla fuera de texto). Así mismo, el artículo 195 ibídem estableció: “La sociedad llevará un libro, debidamente registrado en el que se anotará por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.” (Negrilla fuera de texto). De igual forma el artículo el artículo 431 ídem, estableció: “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.” Por su parte, también el artículo 131 del decreto 2649 de 1993, sobre el tema del libro de actas, ordenó: “Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto…..” -No sobra advertir que el artículo 175 del Decreto 019 del 10 de enero de 2012, se modificó el numeral 7° del artículo 28 del Código de Comercio, en el sentido de suprimir el registro en Cámara de Comercio de los libros de Contabilidad y de los libros de actas de junta directiva de sociedades mercantiles. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los alcances previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la P. Web se encuentran entre otros, la Circular Básica Jurídica Número 100-000005 del 22 de noviembre de 2017(capítulos lll y lV), la Guía para celebración de Asambleas de accionistas y Juntas de Socios, y los conceptos jurídicos que esta Entidad emite, documentos que le resultara útil consultar directamente para mejor ilustración sobre los temas de su interés.