Deberes específicos de los administradores- Abstenerse de utilizar información privilegiada

Problemas jurídicos

1. ¿Qué obligatoriedad tiene la decisión de la Asamblea General de Accionistas consistente en que las personas designadas como miembros de junta directiva deberán suscribir un acuerdo de confidencialidad para ejercer sus funciones, si se tiene en consideración que tal medida no fue incluida dentro de los estatutos sociales?

   Posición actual

   Con respecto a esta inquietud la Entidad manifiesta que efectuada la precisión que antecede y con el ánimo de responder las inquietudes por usted propuestas, conviene señalar que un acuerdo de confidencialidad, consiste en términos generales en un contrato mediante el cual, las partes que lo suscriben se obligan a no revelar la información que esté estrechamente relacionada con la actividad comercial, o aquella que a su juicio le otorgue una ventaja frente a la competencia, como podría ser el desarrollo de un proceso específico en la fabricación de un producto, deber de cuyo incumplimiento se derivan las consecuencias fijadas por las mismas partes dentro de las cláusulas del contrato. En el caso propuesto en el que la asamblea aprobó con una mayoría del 75% de los votos presentes la obligación de suscribir un acuerdo de confidencialidad, cuyo texto fue discutido en la misma reunión en la que se adoptó, por ser ésta una decisión adoptada por el máximo órgano social, es deber de los administradores acatar las directrices establecidas, máxime si se tiene en cuenta que de acuerdo con el artículo 187 del Código de Comercio, son funciones de la Junta de Socios o Asamblea General de Accionistas, “6 Adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados;” por lo que a juicio de esta Oficina, esta decisión, independientemente a que no haga parte de los estatutos sociales por tratarse de una decisión para-estatutaria, necesariamente vincula a todos los socios y a los terceros que integren los órganos sociales. La Junta Directiva es el órgano social al que corresponde conocer y manejar la información comercial de valor para la compañía, información privilegiada relacionada con aspectos financieros estratégicos relacionados con las operaciones sociales, información sensible relacionada con el funcionamiento de la junta directiva y su proceso deliberatorio, entre otros, el cual aunque es un órgano autónomo, no puede desconocer las directrices de funcionamiento, impartidas por la Asamblea General de Accionistas. El deber de confidencialidad en el marco del funcionamiento de la Junta Directiva, es un tema que debe ser seriamente considerado en razón a los efectos perjudiciales que podría tener su inobservancia, por eso la necesidad de que exista claridad y conciencia en el cumplimiento de los deberes de los administradores, lo que ha generado en varias jurisdicciones la incorporación de Códigos de buenas prácticas corporativas, consistente en adoptar para regular el tratamiento de la información confidencial. Las prácticas de buen gobierno corporativo, podrían incluir la existencia de un Reglamento para el funcionamiento y manejo de las reuniones de la Junta Directiva, en el que en la práctica puede preverse un ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD, que cobije las actuaciones tanto de los principales como de los suplentes, teniendo en cuenta los deberes, responsabilidades y principios, pacto que se obligarán a suscribir al inicio del período para el cual fueron nombrados, con el fin de guardar y proteger la información de carácter reservada o confidencial de la sociedad, de conformidad con la ley o la regulación vigente, aspectos que se podrán implementar mediante procesos de inducción a quienes resulten elegidos, mediante el establecimiento de plazos de días para la aceptación de su designación, la obligación de informar si se encuentran incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad o tienen algún impedimento para ser miembros de la junta directiva, sin perjuicio desde luego, de la inclusión en el mismo reglamento, de los deberes legales de los administradores (artículo 23 de la ley 222 de 1995), así como los parámetros de las actuaciones y conductas que deben observar en su rol directivo y a través del cual se promueva la construcción o el fortalecimiento de una cultura corporativa en, la que las fugas de información son percibidas como una conducta inaceptable y de mala fe. Esta política debería incluir una definición sobre lo que se considera información confidencial, ejemplos específicos sobre los tipos de información que se encuentra cubierta bajo la política para que el tema tenga un contexto real y específico, la vigencia del deber de confidencialidad y un deber de comunicar de manera previa a la compañía aquellos casos en que se vean bajo la obligación de revelar información de la sociedad a terceros por razones de carácter legal. Por su parte, también en este aspecto, la Ley 222 de 1995, consagra la normatividad aplicable a los administradores de la sociedad, puntualmente el artículo 23, establece que “deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados”; a su vez, la normatividad penal, tipifica algunos usos inadecuados que se puedan hacer de la información que es considerada privilegiada. En pocas palabras, los directores y administradores se ven sujetos, según las características de la compañía, a responsabilidades de tipo civil y penal en el cumplimiento que deben hacer del deber de confidencialidad. El referido artículo 23 se dispone que, en cumplimiento de su función, los administradores deban: “4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad”. “5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada “ “7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas. “En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad.” Por su parte, el artículo 27 Ley 1258 de 2008, en materia de Sociedades por Acciones Simplificada establece: “ARTÍCULO 27. RESPONSABILIDAD DE ADMINISTRADORES. Las reglas relativas a la responsabilidad de administradores contenidas en la Ley 222 de 1995, les serán aplicables tanto al representante legal de la sociedad por acciones simplificada como a su junta directiva y demás órganos de administración, si los hubiere. “PARÁGRAFO. Las personas naturales o jurídicas que, sin ser administradores de una sociedad por acciones simplificada, se inmiscuyan en una actividad positiva de gestión, administración o dirección de la sociedad, incurrirán en las mismas responsabilidades y sanciones aplicables a los administradores.” Las consideraciones efectuadas, permiten responder las inquietudes propuestas, así: Para responder el primer interrogante, es del caso afirmar que, a juicio de esta oficina, la obligatoriedad del acuerdo de confidencialidad es vinculante para los miembros de la junta directiva, así no conste en los estatutos sociales, no solo porque es una decisión del máximo órgano social, sino porque todas las normas legales relacionadas con los administradores imponen unos deberes estrechamente relacionados con el deber de confidencialidad.

2. ¿En caso de que un miembro de junta directiva se rehúse a suscribir un acuerdo de confidencialidad, ello lo exime de cumplir sus deberes de confidencialidad establecidos en la ley 222 de 1995?

   Posición actual

   Con respecto a esta inquietud la Entidad manifiesta que efectuada la precisión que antecede y con el ánimo de responder las inquietudes por usted propuestas, conviene señalar que un acuerdo de confidencialidad, consiste en términos generales en un contrato mediante el cual, las partes que lo suscriben se obligan a no revelar la información que esté estrechamente relacionada con la actividad comercial, o aquella que a su juicio le otorgue una ventaja frente a la competencia, como podría ser el desarrollo de un proceso específico en la fabricación de un producto, deber de cuyo incumplimiento se derivan las consecuencias fijadas por las mismas partes dentro de las cláusulas del contrato. En el caso propuesto en el que la asamblea aprobó con una mayoría del 75% de los votos presentes la obligación de suscribir un acuerdo de confidencialidad, cuyo texto fue discutido en la misma reunión en la que se adoptó, por ser ésta una decisión adoptada por el máximo órgano social, es deber de los administradores acatar las directrices establecidas, máxime si se tiene en cuenta que de acuerdo con el artículo 187 del Código de Comercio, son funciones de la Junta de Socios o Asamblea General de Accionistas, “6 Adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados;” por lo que a juicio de esta Oficina, esta decisión, independientemente a que no haga parte de los estatutos sociales por tratarse de una decisión para-estatutaria, necesariamente vincula a todos los socios y a los terceros que integren los órganos sociales. La Junta Directiva es el órgano social al que corresponde conocer y manejar la información comercial de valor para la compañía, información privilegiada relacionada con aspectos financieros estratégicos relacionados con las operaciones sociales, información sensible relacionada con el funcionamiento de la junta directiva y su proceso deliberatorio, entre otros, el cual aunque es un órgano autónomo, no puede desconocer las directrices de funcionamiento, impartidas por la Asamblea General de Accionistas. El deber de confidencialidad en el marco del funcionamiento de la Junta Directiva, es un tema que debe ser seriamente considerado en razón a los efectos perjudiciales que podría tener su inobservancia, por eso la necesidad de que exista claridad y conciencia en el cumplimiento de los deberes de los administradores, lo que ha generado en varias jurisdicciones la incorporación de Códigos de buenas prácticas corporativas, consistente en adoptar para regular el tratamiento de la información confidencial. Las prácticas de buen gobierno corporativo, podrían incluir la existencia de un Reglamento para el funcionamiento y manejo de las reuniones de la Junta Directiva, en el que en la práctica puede preverse un ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD, que cobije las actuaciones tanto de los principales como de los suplentes, teniendo en cuenta los deberes, responsabilidades y principios, pacto que se obligarán a suscribir al inicio del período para el cual fueron nombrados, con el fin de guardar y proteger la información de carácter reservada o confidencial de la sociedad, de conformidad con la ley o la regulación vigente, aspectos que se podrán implementar mediante procesos de inducción a quienes resulten elegidos, mediante el establecimiento de plazos de días para la aceptación de su designación, la obligación de informar si se encuentran incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad o tienen algún impedimento para ser miembros de la junta directiva, sin perjuicio desde luego, de la inclusión en el mismo reglamento, de los deberes legales de los administradores (artículo 23 de la ley 222 de 1995), así como los parámetros de las actuaciones y conductas que deben observar en su rol directivo y a través del cual se promueva la construcción o el fortalecimiento de una cultura corporativa en, la que las fugas de información son percibidas como una conducta inaceptable y de mala fe. Esta política debería incluir una definición sobre lo que se considera información confidencial, ejemplos específicos sobre los tipos de información que se encuentra cubierta bajo la política para que el tema tenga un contexto real y específico, la vigencia del deber de confidencialidad y un deber de comunicar de manera previa a la compañía aquellos casos en que se vean bajo la obligación de revelar información de la sociedad a terceros por razones de carácter legal. Por su parte, también en este aspecto, la Ley 222 de 1995, consagra la normatividad aplicable a los administradores de la sociedad, puntualmente el artículo 23, establece que “deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados”; a su vez, la normatividad penal, tipifica algunos usos inadecuados que se puedan hacer de la información que es considerada privilegiada. En pocas palabras, los directores y administradores se ven sujetos, según las características de la compañía, a responsabilidades de tipo civil y penal en el cumplimiento que deben hacer del deber de confidencialidad. El referido artículo 23 se dispone que, en cumplimiento de su función, los administradores deban: “4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad”. “5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada “ “7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas. “En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad.” Por su parte, el artículo 27 Ley 1258 de 2008, en materia de Sociedades por Acciones Simplificada establece: “ARTÍCULO 27. RESPONSABILIDAD DE ADMINISTRADORES. Las reglas relativas a la responsabilidad de administradores contenidas en la Ley 222 de 1995, les serán aplicables tanto al representante legal de la sociedad por acciones simplificada como a su junta directiva y demás órganos de administración, si los hubiere. “PARÁGRAFO. Las personas naturales o jurídicas que, sin ser administradores de una sociedad por acciones simplificada, se inmiscuyan en una actividad positiva de gestión, administración o dirección de la sociedad, incurrirán en las mismas responsabilidades y sanciones aplicables a los administradores.” Las consideraciones efectuadas, permiten responder las inquietudes propuestas, así: Segundo interrogante, aunque el directivo se reúse a suscribir el acuerdo de confidencialidad, ello no lo exime de cumplir todos los deberes que la Ley 222 de 1995, le impone, dentro de lo que se encuentran los deberes de confidencialidad enunciados en las normas anteriormente transcritas y asumir las consecuencias que implica el incumplimiento de sus deberes como administrador; tampoco el hecho de reusarse implica una inhabilidad para ejercer el cargo.

3. ¿En caso de que un miembro suplente de junta directiva haya participado en una reunión de dicho órgano, puede entregar información al miembro principal acerca de lo discutido y decidido allí?

   Posición actual

   Con respecto a esto, sobre la información que se otorga al miembro principal de la Junta Directiva, es de indicarle que según lo determinado en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. Igualmente, el artículo 23 de la misma ley señala que es deber de los administradores: 1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social. 2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. 3. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal. 4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad. 5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada. 6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos. 7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas. En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad. Por lo anterior, los deberes antes mencionados de los miembros de Junta Directiva como administradores, son objetivos, por lo cual, cada uno debe procurar la debida diligencia de su gestión en la función que le compete a la Junta Directiva como órgano asesor y consultor de la sociedad, y si alguno no cuenta con la información necesaria para la toma de una decisión, la misma puede verse comprometida, por lo cual deberá sopesarse la entrega de la información y la reserva que de la misma se pueda presentar por parte del miembro suplente.

4. ¿A los miembros de junta directiva de una sociedad de economía mixta en la que la participación del Estado es menor al 90%, les aplica el deber de abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada?

   Posición actual

   Con respecto a ello, la Entidad manifiesta que para determinar las inhabilidades de los miembros de la junta directiva en una sociedad de economía mixta, cuya participación de la Nación sea inferior al 90% del capital social, habrá de estarse, para el efecto, a lo dispuesto en el Código de Comercio y en los estatutos de la sociedad. Así por ejemplo advierte que, en materia de incompatibilidades y prohibiciones para los miembros de la junta directiva, el Código de Comercio señala algunas, Vr. Gr. Los artículos, 202, el cual establece que, tratándose de sociedades por acciones ninguna persona podrá ser designada, ni ejercer en forma simultánea, un cargo directivo en más de cinco juntas; por su parte el 435 dispone, que no podrá haber en las juntas directivas, una mayoría cualquiera formada por personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o primero civil, excepto en las sociedades conocidas como de familia. Para el mismo fin es preciso tener en cuenta las disposiciones consagradas en el artículo 23 de la Ley 222 de 1.995 que modifica el Código de Comercio y establece una serie de deberes a los administradores, entre ellos, por ejemplo, abstenerse de utilizar indebidamente la información privilegiada, abstenerse de participar, por sí, o por interpuesta persona en interés personal o de terceros en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas.

   Reiteración: ["Oficio 220-019155 del 26 de marzo de 2012. \n","Oficio 220-185275 del 9 de noviembre de 2014. \n"]

5. ¿El representante legal puede dar acceso a un tercero ajeno a la sociedad a información que reposa en la sede de la misma, incluyendo sobre asuntos derivados de negocios jurídicos celebrados con terceros?

   Posición actual

   Con respecto a esto, la Superintendencia manifiesta que las sociedades, cualquiera que sea su naturaleza o tipo societario solo pueden actuar a través de su representante legal, único con capacidad jurídica para contraer obligaciones y adquirir derechos a nombre de la compañía, y en esa condición facultado para actuar directamente o a través de personas por él autorizadas. La consultante debe tener presente que son los administradores, entre ellos, el representante legal, quienes detentan una gran responsabilidad con la sociedad, los socios o terceros en general, de ahí que el legislador impuso que las actuaciones que adelanten se cumplan en interés de la sociedad, observando en todo momento, entre otras exigencias, la de “4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad. / 5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada”. (Arts. 22 y 23 de la Ley 222 de 1995). Sumado a lo expuesto, también debe tenerse en cuenta que el legislador facultó únicamente a los socios o accionistas de la compañía para examinar los documentos y papeles de la sociedad, salvo aquellos documentos que gocen de reserva, pues es claro su interés en el normal funcionamiento de la compañía.Pero adicionalmente también facultó a las autoridades competentes para examinar y analizar los documentos, libros y demás información de la compañía, necesaria para el ejercicio de las funciones que por ley y constitución les corresponde. (Art.60 C. de Co.). En ese orden de ideas, puede concluirse que salvo autorización del representante legal, la información que reposa en la empresa es interés exclusivo de la misma, aún si se trata de asuntos o negocios derivados de negocios jurídicos celebrados con terceros.

6. ¿La aplicación del artículo 404 del Código de Comercio a un miembro suplente de junta directiva de una sociedad, el cual es representante legal de una sociedad accionista de la primera, busca evitar el uso de información privilegiada por parte de este?

   Posición actual

   Con respecto estas inquietudes la Superintendencia manifiesta que: Consideraciones Previas En relación con el alcance e interpretación del artículo 404 del Código de Comercio, esta Superintendencia ha expresado: “De la lectura de la disposición citada, cuyo sentido es suficientemente claro, se infiere que los sujetos de la prohibición mencionada son los administradores de la sociedad y que su finalidad es impedir que éstos prevalidos del conocimiento que su condición les permite sobre los negocios sociales, puedan especular con las acciones de la compañía adquiridas por si o por interpuesta persona, en perjuicio de los accionistas que no participan en la administración. Adicionalmente para hacer efectiva la medida, se exige que la enajenación que pretenda efectuarse a favor de los administradores, deba ser autorizada por la junta directiva o en su defecto por la asamblea general de accionistas, so pena de las sanciones de orden legal, a fin de que pueda el órgano respectivo evaluar las circunstancias y los propósitos que se persiguen, de forma que pueda impedir la realización de la enajenación cuando quiera que haya en ella propósito de especulación, en cuyo caso no procederá su autorización. Sobre los antecedentes de la norma que ilustran acerca da la intención plasmada en ella, se lee en el Proyecto del Nuevo Código de Comercio presentado por la comisión de expertos en 1958, que culminó luego con la expedición del Decreto 410 de 1971(Código de Comercio vigente) lo siguiente: “De la negociación de acciones...6º. Los administradores de la sociedad....no pueden adquirir ni enajenar acciones de la sociedad que representen o en cuya gestión intervengan, sino con autorización de la junta directiva, otorgada con el voto favorable de las dos terceras partes de sus miembros, por lo menos, excluyendo el interesado. Esta autorización no puede concederse, por lo demás, sino cuando se trate de necesidades o motivos ajenos a todo propósito de especulación. Esta prohibición se inspira en el propósito de impedir que los administradores abusen del conocimiento que tienen de la situación de la sociedad o de sus programas de inversión para especular con las acciones de la compañía.“ Acorde con lo expuesto ha de concluirse entonces, que la enajenación de acciones debe contar con la autorización que la ley exige, siempre que el adquirente interesado tenga la calidad de administrador, autorización que procederá cuando la operación no se realice con fines especulativos como quiera que es esa la conducta que justifica la prohibición, y por ende, se requerirá en cada caso que el órgano social a quien corresponda autorizar el negocio examine los fines propuestos y exponga los motivos que sustenten su negativa, cuando a ella hubiere “(Oficio 37375 del 30 de junio de 2000) De lo expuesto se concluye, que son dos los presupuestos filosóficos bajo los cuales fue construido por el legislador el artículo 404 del Código de Comercio, a saber: La calidad de administrador y el acceso a la información. En la Primer Situación Planteada, si bien el administrador ostenta la calidad de miembro suplente y no es titular de acciones de la sociedad, sin embargo es el representante legal de uno de los accionistas, tiene acceso a la información que le es proporcionada y asiste a las reuniones de junta directiva en las cuales se adoptan decisiones que son conocidas de primera mano por el representante del accionista, lo cual le otorga ventaja comparativa dentro del mercado en orden a enajenar o adquirir acciones. A lo anterior hay que agregar, que las personas jurídicas actúan a través de sus órganos, los cuales están integrados por personas físicas, que para el caso en estudio corresponde al representante legal del accionista persona jurídica, quien es el receptor de toda la información que lo privilegia en el momento de tomar las decisiones respecto de la inversión de la sociedad que representa. En consecuencia, en el caso planteado es menester que previo a enajenar o adquirir acciones por parte del accionista del cual es representante legal, el miembro suplente de la junta directiva, al tener acceso a la información de los negocios de la sociedad XXX, deberá solicitar la autorización previa de la junta directiva, para dar así cumplimiento a lo ordenado en el artículo 404 del Estatuto Mercantil. Segunda Situación “La participación de administradores de XXX, en fondos de inversión constituidos, entre otros, por los fondos de pensiones voluntarias que adquieran o enajenen acciones de la Sociedad, sería violatoria de lo dispuesto en la norma transcrita por concretarse la adquisición o enajenación de acciones “a través de interpuesta persona”? Entiende el Despacho que la situación planteada en concreto, es que alguno o algunos administradores de XXX, invierten en fondos de inversión y en dichos fondos de inversión, participan fondos de pensiones que adquieren o enajenan acciones de XXX. Sobre el punto tenemos lo siguiente: En razón de que a los fondos de inversión concurren diferentes personas que aportan capitales, cuyos dineros son manejados por una Entidad Financiera y las decisiones sobre el destino de los recursos corresponden a los administradores de los mismos, en el caso planteado, a menos que los administradores de XXX.., sean administradores de alguno de estos fondos, podría predicarse la aplicación del artículo 404 del Código de Comercio, en la medida que tendrían información financiera privilegiada de la Sociedad en la cual va a invertir el fondo de inversión o de pensiones. De otra parte, si lo que se teme es que los administradores puedan proporcionar información privilegiada al Fondo de Pensiones o de Inversión, relacionada con la sociedad en la cual actúan como administradores, es de advertir que uno de los deberes de los administradores, de conformidad con el numeral 5 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, es “Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada”.

7. ¿La inclusión de una cláusula de confidencialidad en un acto o contrato de la sociedad autoriza al administrador a excluir esa información del derecho de inspección de los socios?

   Posición actual

   • Oficio 220-036884 del 6 de abril de 2021 El derecho de inspección es una prerrogativa individual y que en ese sentido solo puede ser ejercido por los asociados de una sociedad determinada, es preciso indicar que el Representante Legal tiene la obligación de poner a disposición de los socios la referida información, para garantizar el ejercicio del derecho de inspección de cada asociado. En todo caso, no sobra señalar que el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, establece como como deberes de los administradores, en sus numerales 4 y 6 los siguientes: 4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad. 6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos, por lo cual, el socio que vea afectado su derecho, podrá acudir a los mecanismos legales correspondientes con el fin de hacerlo valer. En lo que tiene que ver con las consultas referentes a la interpretación de cláusulas contractuales de confidencialidad y otras, pactadas en negociaciones privadas, es preciso señalar que a este Despacho en función consultiva, le está vedado pronunciarse al respecto. Sin perjuicio de lo anterior, debe recordarse que de conformidad con la reserva de que gozan los libros y papeles comerciales en los términos del artículo 61 del Código de Comercio y el carácter excepcional que representa frente a aquella el derecho de inspección consagrado en favor de los asociados, de suministrase la información solicitada por los accionistas en ejercicio del derecho de inspección, estos están obligados a mantener la información recibida en absoluta confidencialidad, so pena de incurrir en las infracciones correspondientes, por lo que el único destino que pueden darle a ésta es el de su propia ilustración con miras a ejercer el voto en las deliberaciones de la asamblea ordinaria de accionistas.

   Reiteración: • Oficio 220-093387 del 14 de julio de 2021

8. ¿Están obligados los administradores a guardar reserva sobre la información a la que acceden en virtud de su cargo?

   Posición actual

   • Oficio 220-255961 del 12 de octubre de 2023 Revisados algunos conceptos relacionados con la información reservada, es preciso indicar que de acuerdo a la calidad de administradores que tienen los miembros de las juntas directivas, no es conceptualmente preciso usar el término de información reservada para ellos, puesto que en lo que respecta a, verbigracia, a los libros del comerciante, los miembros de la junta directiva estarían autorizados para acceder a ellos actuando como órgano, tal y como como se explicó en forma precedente, lo cual no implica que las personas que accedan a dicha información, estén exentos de guardar la reserva y a su vez de cumplir con el deber enlistado en el numeral 5 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995. En relación con la manera en la que se debe permitir el acceso a la información a la junta directiva, está Oficina no puede pronunciarse, puesto que se desconoce el tipo de información de la que se hace mención; sin embargo, será deber del administrador actuar con la debida diligencia para escoger la manera más adecuada para que la junta directiva pueda acceder a la información, verbigracia, sí se trataré de los libros de comercio podría exhibirlos físicamente en las instalaciones donde funcione la administración de la sociedad.