Algunos Aspectos Sobre Los Miembros De Junta Directiva Y Su Organización.

ASUNTO: ALGUNOS ASPECTOS SOBRE LOS MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA Y SU ORGANIZACIÓN. Me remito a la comunicación radicada en esta entidad con el número y fecha de la referencia del traslado que por competencia hiciera la Superintendencia Financiera, mediante la cual se solicita se emita concepto sobre los siguientes aspectos: 1. Un miembro de junta directiva puede pedir aclaración de cifras fuera de las horas de la junta 2. Cuál es la responsabilidad de uno y otro cuando se coarta por un director cualquier solicitud de información adicional de otro director para evaluar una gestión 3. Se puede grabar la presentación personal del director y su correspondiente debate para corroborar su fidelidad en el acta 4. Se considera ilegal responder a un accionista preguntas sobre la evolución de la empresa 5. El tiempo para solicitar aclaración es solo el que dure la junta directiva 6. Si la administración no envía la información a presentar en junta con anterioridad, no hay oportunidad fuera de junta de solicitar información o aclaración de cifras 7. Hasta dónde puedo informar a mi principal soy suplente acerca de lo discutido y decidido en junta 8. Qué pasa si un director ofende a otro director 9. La responsabilidad del director está en el uso que le dé a la información Aunque es sabido, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto. Adicionalmente, debe precisarse que esta Oficina carece de competencia en función consultiva para resolver un caso concreto de competencia de las dependencias misionales de esta Superintendencia. Sin perjuicio de lo anterior, se procede a efectuar las siguientes consideraciones: 1. Al respecto de su primera inquietud y en el entendido de que se indaga sobre la petición de información que haya realizado un miembro de la Junta Directiva, por fuera de la reunión convocada, es de informar que esta Entidad, se ha pronunciado en repetidas ocasiones indicando que un miembro de Junta Directiva no puede actuar solo, ya que este órgano de administración ha sido concebido como un cuerpo colegiado, y es así como cualquier solicitud de información la podrá realizar la Junta Directiva de manera conjunta o por intermedio de un representante nombrado por la misma, lo cual podrá hacer en cualquier tiempo a la sociedad, toda vez que su objetivo es la administración, asesoría y colaboración, para ordenar la celebración o ejecución de cualquier acto o contrato y tomar ciertas determinaciones necesarias para que la sociedad cumpla sus fines1. 2. Al respecto de su segunda inquietud, es de reiterar que la Junta Directiva debe actuar como órgano colegiado, razón por la cual, se puede negar la información a quien la solicite, si este actúa de forma independiente, a menos 1 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio No. 220-087032 6 de septiembre de 2008. Asunto: Las atribuciones de la junta directiva se ejercen por esta como órgano y no por sus miembros individualmente considerados. En Línea. 10082020. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicosOFICIO220- que los estatutos sociales dispongan otra cosa, toda vez que este tipo de situaciones no están reglamentados en la ley, de manera específica2. 3. Al respecto de la tercera inquietud, sobre las grabaciones que se realizan en una reunión de Junta Directiva, esta Entidad también se ha pronunciado al respecto indicando que es procedente la realización de grabaciones con el fin de facilitar la elaboración de las actas y preservar la información de las mismas3, no obstante, el modo en que se hará el tratamiento de los datos personales de los miembros que han sido objeto de la grabación deberá ser autorizado de manera individual por cada uno de ellos, por lo que si alguno de los miembros se opone a la grabación de sus datos personales, no podrá hacerse la misma con respecto a ese miembro y menos ser utilizada o tratada dicha información4. 4. Ahora bien, respecto de su cuarta inquietud, es de indicarle que, en instancia consultiva, esta Entidad no se puede pronunciar sobre un aspecto que se define en vía judicial, máxime cuando no se indica cuáles son los pormenores de la información que presuntamente se está otorgando al accionista. Así mismo y sobre el derecho que le asiste a cada socio para obtener información de la sociedad, esta entidad ha sealado que: Los límites temporales los ha definido el legislador 15 días hábiles, pero no los cualitativos, por lo que incumbe a la doctrina su precisión, en orden a evitar trastornos en la mecánica administrativa de las empresas y a precaver que los competidores conozcan los secretos industriales y comerciales y el know- how que son intangibles muy valiosos de todo empresario.5. 5. Respecto de su quinta y sexta inquietud, es de reiterar que la información requerida por la Junta Directiva, se puede solicitar en cualquier momento a menos que se tenga previsto algo diferente en los estatutos o reglamento que 2 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio No. 220- 079538 21 de julio de 2008. Asunto: GRABACIÓN de las reuniones de Junta Directiva. En Línea. 10082020. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicosOFICIO220- 079538DE2008.pdf. 3 Ítem. 4 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio No. 220-178679 27 de diciembre de 2019. Asunto: Grabaciones de reuniones de Junta Directiva. En Línea. Disponible: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicosOFICIO220- 178679DE2019.pdf. 11082020. 5 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio No. 220-202471 4 de diciembre de 2018. Asunto: Reserva de los datos contenido en el libro de registro de accionistas. En Línea. 11082020. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicosOFICIO220- 202471DE2018.pdf. regle a la Junta Directiva, lo único que debe tenerse en cuenta es que la Junta Directiva actúe como órgano colectivo. 6. Frente a la séptima y novena inquietud, sobre la información que se otorga al miembro principal de la Junta Directiva, es de indicarle que según lo determinado en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. Igualmente, el artículo 23 de la misma ley seala que es deber de los administradores: 1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social. 2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. 3. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal. 4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad. 5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada. 6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos. 7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas. En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad. Por lo anterior, los deberes antes mencionados de los miembros de Junta Directiva como administradores, son objetivos, por lo cual, cada uno debe procurar la debida diligencia de su gestión en la función que le compete a la Junta Directiva como órgano asesor y consultor de la sociedad, y si alguno no cuenta con la información necesaria para la toma de una decisión, la misma puede verse comprometida, por lo cual deberá sopesarse la entrega de la información y la reserva que de la misma se pueda presentar por parte del miembro suplente. En todo caso, cuando el miembro suplente tiene la posibilidad de actuar directamente ante la Junta Directiva, este es quien actúa en su calidad de miembro con capacidad de decidir ante el órgano colegiado, por lo cual la responsabilidad respectiva recaerá en él que actuó ante la Junta Directiva al momento de la decisión en las facultades que le correspondían6. 7. Al respecto de la octava inquietud planteada, es importante aclarar que, aunque la legislación no lo contempla, esta Entidad, a través de la Guía de Gobierno Corporativo para sociedades cerradas y de familia, ha mencionado dentro de sus medidas a aplicar, la número 23 que consiste en: Medida 23. La Junta Directiva o el órgano equivalente tendrá un reglamento de organización interno que contemplará al menos los siguientes aspectos: Los deberes, derechos, incompatibilidades e inhabilidades de los miembros, así como los supuestos en que debe darse el cese o la dimisión de sus miembros. La periodicidad de las reuniones. La forma, antelación y competencia para realizar la convocatoria, así como los documentos que deben acompaarla para garantizar el derecho de información de los miembros. La forma en que la Junta Directiva tendrá acceso a la información de la compaía, estableciendo que cualquier solicitud de información de un miembro individual deberá ser aprobada por la Junta Directiva. Las reglas para la instalación, desarrollo y terminación de sus reuniones.7. Por lo tanto, la conducta que se debe procurar por los miembros de Junta Directiva, debe estar enmarcada dentro del reglamento interno de la empresa que se haya dispuesto para tal fin, con motivo de organizar el mencionado ente dentro de la misma y procurar por unos lineamientos claros, que contribuyan al cumplimiento de sus funciones a cabalidad. 6 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio No. 220-004788 1 de febrero de 2007. Asunto: Régimen de responsabilidad de los administradores. Responsabilidad de la junta directiva y del representante legal ante actos ejecutados por él sin contar con autorización de aquella. En Línea. 11082020. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicos26198.pdf. 7 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Guía Colombiana de Gobierno Corporativo para Sociedades Cerradas y de Familia 2009. En Línea. 11082020 Disponible en: https:www.supersociedades.gov.codelegaturaivcCartillasGuiasguia20colombiana20de20gobierno20corporativo 208.pdf. De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental los conceptos sealados en cada ítem particular, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.