Reserva de los datos contenido en el libro de registro de accionistas

REF: RESERVA DE LOS DATOS CONTENIDO EN EL LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONISTAS Aviso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual solicita el concepto de esta Entidad sobre el carácter de los datos atenientes a los accionistas en sociedades por acciones, en los siguientes términos: Teniendo en cuenta la normatividad vigente y que ampara mi derecho constitucional Constitución Política - Artículos 23 y 74, Ley 190 de 1995 - Artículo 55, Ley 734 de 2002 - Artículo 34, Ley 1474 de 2011 - Artículo 76, Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015, Ley 1755 de 2015,Resolución 500-000561 de 2015 Superintendencia de Sociedades, pregunta: 1. Los datos referentes a el nombre e identificación de los accionistas de una sociedad y el porcentaje de participación accionaria pueden considerarse como un dato financiero de naturaleza semiprivada, a las luces del art. 3 literal g de la Ley 1266 de 2008, o en su defecto son datos privados, a los que se refiere el literal h del mismo artículo, si se tiene en cuenta, que esta información consta en los libros de accionistas de una sociedad 2. La información sobre la participación accionaria que consta en el libro de accionistas debe considerarse como información reservada a las luces del art. 61 del Código de Comercio 3. El representante legal de una sociedad, en ejercicio de sus funciones y en el marco de una relación comercial, puede suministrar a otra sociedad los datos referentes a la participación accionaria de la sociedad a la que representa, sin previa autorización o requiere estar autorizado por la asamblea de accionistas o la junta de socios, según sea el caso Al respecto se advierte que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre 28 las materias administrativas a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, ni sobre asuntos que haya de conocer en sede administrativa o jurisdiccional, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Desde la perspectiva indicada procede efectuar un pronunciamiento general y abstracto sobre las materias consultadas, sin que el mismo en manera laguna pueda condicionar el ejercicio de las facultades a cargo de la Entidad. La cuestión relativa a la reserva de los datos correspondientes al nombre de los accionistas en sociedades anónimas, ha sido tratada por este Despacho desde la perspectiva del derecho de inspección, como se evidencia en los conceptos cuyos apartes se transcriben a continuación: 1. Es claro entonces que el ejercicio del derecho de inspección, se ejerce frente a los libros que lleva la sociedad y sobre los comprobantes de contabilidad, así como sobre los papeles sociales incluyendo dentro de ellos al denominado libro de registro de accionistas. Sobre el libro de registro de accionistas y su inspección por parte de los mismos, esta Superintendencia se ha pronunciado de la siguiente manera: Al exigir la ley la exposición de libros y papeles sociales, libros y demás comprobantes está haciendo referencia a aquellos que ella misma impone como obligatorios para las sociedades anónimas, y no es posible remitir dudas que tales entes deben llevar un libro de registro de acciones cuando estas son nominativas si la doctrina y la jurisprudencia han sealado el contenido del derecho de inspección en la dirección apuntada, con la salvedad de que dada la especial situación de la sociedad anónima, se justifica la imposición de limites cualitativos y temporales en el ejercicio de tal derecho. Los límites temporales los ha definido el legislador 15 días hábiles, pero no los cualitativos, por lo que incumbe a la doctrina su precisión, en orden a evitar trastornos en la mecánica administrativa de las empresas y a precaver que los competidores conozcan los secretos industriales y comerciales y el know-how que son intangibles muy valiosos de todo empresario. Esa es la tendencia doctrinaria y legislativa para proteger la empresa. De ahí que no todos los documentos vinculados con las operaciones y negocios deben 38 ponerse a disposición de los accionistas y si se tratan de libros de contabilidad es indudable que el libro de registro de acciones técnicamente no puede considerarse pieza contable. Pero el legislador no lo ha excluido expresamente de los que pueden ser objeto de la inspección previa a la asamblea. Por otra parte, reducir la materia prima sobre la cual debe ejercerse el derecho de inspección a los estados financieros íntimamente relacionados con la memoria que los administradores presentarán a la asamblea, es tanto como mutilar por vía interpretativa lo que dispone el artículo 447 de la obra mercantil citada Código de Comercio, cuando exige que los documentos indicados en el artículo anterior 446 junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley se pongan a disposición de los accionistas. La mención del carácter taxativo de la enumeración del artículo 446 del Código de Comercio no guarda relación con el tema que se agita, desde luego que alude a la asamblea y no al accionista individualmente considerado. No es procedente atribuir al libro de registro de acciones funciones eminentemente jurídicas como sí los demás no la pudieran tener eventualmente. Igualmente la circunstancia de tratarse de una sociedad anónima no puede privar al accionista recuérdese aquí que el derecho de inspección es un derecho individual e inherente a la condición de tal de la posibilidad de conocer quienes son los actuales titulares de acciones de la compaía y de qué manera evolucionan o se comportan en el mercado las acciones de las que es titular. En suma, el libro de registro de acciones, precisamente por no contener información que por su acceso libre pudiere poner en peligro la estabilidad de la empresa mediante la imposición de los secretos ya aludidos, no ha sido excluido expresamente como pieza revisable por los accionistas al ejercer su derecho de inspección y no es licito al interprete excluirlo. En este orden de ideas, en relación con sus inquietudes, ha de colegirse que en ejercicio del derecho de inspección en una sociedad anónima y dentro de las delimitaciones espacio-temporales establecidas para tal efecto, el accionista puede inspeccionar, esto es revisar o consultar entre otros libros y documentos sociales, el libro de registro de acciones y por ende conocer el nombre de los accionistas de la compaía, sin que por ello se vulnere derecho alguno. 48 Ahora bien, si a más de inspeccionar los mencionados documentos, el accionista solicita se le expida un listado donde consten datos como el nombre de cada asociado y su participación porcentual dentro del capital social, queda al arbitrio, de los administradores de la compaía, acceder o no a dicha solicitud, pues no existe norma legal alguna que obligue a ello.1 1 Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-040049 del 18 de marzo de 2014 2. RESERVA DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE. La Constitución Política de Colombia en su artículo 15 reconoce a todas las personas naturales y jurídicas el derecho a su intimidad, consagra la reserva sobre los libros y papeles privados y advierte que solamente para los casos de inspección, vigilancia e intervención del estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados en los términos que seala la ley. En tal dirección, el ordenamiento mercantil desarrolla y precisa que los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Política y mediante orden de autoridad competente. Lo anterior, sin perjuicio del derecho que asiste a los socios o accionistas derivados del derecho de inspección o de las atribuciones propias del órgano de fiscalización o de auditoría artículo 61 C.co. Ahora bien, el contexto de las normas indicadas conduce al comúnmente referenciado, en la doctrina y jurisprudencia, concepto de libros y papeles del comerciante, con el propósito de determinar el contenido y alcance de la garantía constitucional y legal de la reserva que les asiste. Para tal cometido, es preciso remitirse al artículo 49 del Código de Comercio, el cual establece que cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. El Consejo de Estado, Sala de lo contencioso Administrativo, Sección Cuarta, abril 30 de 1998, C.P. Dr. Daniel Manrique Guzmán, sobre el concepto de libros de comercio ensea: 58 ..A propósito de lo anterior, la Sala también considera útil precisar lo que ha de entenderse por libro de comercio en general y por libro de contabilidad en particular. Al efecto no resulta ocioso traer a colación la definición que de libro trae el Diccionario de la Lengua Espaola, esto es, el conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se han cosido o encuadernado juntas con cubierta de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc., y que forman un volumen. Tal concepto había sido recogido por nuestra legislación, con el aditamento de que debían mantenerse forrados y foliados. En buena hora el anterior criterio ha sido revaluado para ser ampliado y comprender en él todos los progresos que la tecnología ha puesto al servicio de los actores u operadores de los procesos económicos Cfr. D. 264993, art. 128 De lo anterior se deduce, de suyo y necesariamente, que el concepto de libro de comercio en general y de libro de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende, tanto el concepto tradicional de haz de hojas como también los citados cintas magnetofónicas, video tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento art. 2035 C. Co.. Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad. Así mismo, visto a la luz de los nuevos desarrollos normativos, el profesor Narváez García ha sealado: La aeja expresión libros de comercio art. 49 C. de Co. comprende no sólo los de contabilidad sino también otros que la ley determina como obligatorios, verbigracia, los de registro de acciones arts. 195, 209 y 406 del Código, de actas de asambleas generales de accionistas o juntas de socios, de juntas directivas de sociedades y de registro de socios de las compaías de responsabilidad limitada. 1 s.f.t. Para resumir, se tiene que los libros de comercio incluyen tanto los libros corporativos como los libros de contabilidad, comprendiendo estos últimos tanto los libros en los que se asientan en forma cronológica las operaciones económicas, como los documentos soportes de cada uno de los registros, relacionados con la actividad económica de la empresa. Todos ellos, por virtud del artículo 61 del C. Co., se encuentran cobijados por la reserva de carácter general, que se desplaza únicamente por mandato de la ley. 2 EXCEPCIÓN A LA RESERVA QUE COBIJA LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE. 68 Los artículos 61 y siguientes del Código de Comercio, al contemplar la reserva de los libros y papeles de comercio, advierten que no pueden examinarse por personas diferentes de sus propietarios o personas autorizadas para ello. Para estos efectos, debe entenderse que esta previsión está dirigida no solo a los libros en sí mismo considerados sean físicos o digitales, sino a la información que en ellos reposa. 2 2 Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-129999 del 28 de junio de 2016 3. De los distintos aspectos relativos al derecho de inspección se ocupa la Circular Básica Jurídica No. 100 000005 del 22 de noviembre de 2017, en el numeral III, literal C, Capítulo III: El derecho de inspección será ejercido en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, independientemente del tipo societario de que se trate Artículo 48 de la Ley 222 de 1995. Los asociados, en aras de facilitar un normal desenvolvimiento del ente social, deben procurar no entorpecer el ritmo normal de sus actividades. Ahora bien, dentro de la estructura en que se desenvuelve una sociedad y con el fin de lograr una mayor funcionalidad de sus actividades, pueden existir dentro de las oficinas de administración de la misma, áreas perfectamente delineadas donde se pueda ejercer el derecho de inspección. En consecuencia, los libros de contabilidad y documentos de la sociedad no pueden ser sacados por ningún socio fuera de las oficinas de la sociedad, so pretexto de poder ejercer el derecho de inspección, por cuanto, de una parte, la ley no prevé dicha posibilidad, y de otra, dichos libros y documentos deben estar a disposición de los demás asociados en forma permanente o dentro del término sealado en la ley, dependiendo el tipo de sociedad de que se trate, para garantizarle a los asociados la posibilidad de ejercer su derecho oportunamente.. Igualmente, el numeral IV del literal C, del Capítulo III de la misma Circular Básica Jurídica, seala que en materia de contenido o extensión del derecho de inspección, éste también tiene limitaciones, toda vez que en particular se puede ejercer sobre aquellos libros y papeles del comerciante que tengan relación directa con las materias o asuntos propios de las asambleas ordinarias, y siempre y cuando no se trate de documentos que versen sobre secretos industriales o de datos que pueden utilizarse en detrimento de la sociedad. Por lo anterior, en cada caso particular habrá de establecerse si la información reviste de tal condición y en todo caso, la Circular enuncia los ejemplos de los libros y documentos objeto de inspección: a Libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los mismos b La correspondencia que la sociedad dirija y la que reciba que esté relacionada con los negocios sociales, toda vez que forma parte de los papeles del comerciante c El libro de actas de asamblea o junta de socios y de junta directiva d El libro de registro de socios y de 78 accionistas o de acciones y e Los balances generales de fin de ejercicio y las cuentas de resultados Art. 291 y 446 del Código de Comercio.3 3 Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-082885 del 29 de mayo de 2018 De conformidad con los desarrollos contenidos en los conceptos citados, frente a los interrogantes formulados y la calificación de datos semiprivados o datos privados que puedan recaer sobre los datos contenidos en el Libro de Registro de Accionistas, proceden las consideraciones siguientes: 1. De conformidad con los artículos 61 y siguientes del Código de Comercio, los libros y papeles de comercio se encuentran cobijados con reserva legal, reserva que cubre expresamente el Libro de Registro de Accionistas. La reserva está dirigida no solo a los libros en sí mismos considerados, sino a la información que en ellos reposa, de manera que los datos atinentes al nombre e identificación de los accionistas y el porcentaje de participación accionaria que detenta cada uno de ellos también se encuentran cobijados con la reserva legal indicada. Estos datos no pueden examinarse por personas diferentes de sus propietarios o personas autorizadas para ello, entendido entonces que por virtud del derecho de inspección previsto en el Artículo 48 de la Ley 222 de 1995, los accionistas de la sociedad se encuentran autorizados para su revisión y escrutinio. En tales condiciones, se descarta de plano la posibilidad de calificar tales datos como datos privados en los términos del Artículo 3, literal h, de la Ley 1266 de 2008, según el cual el dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Tampoco resulta apropiado considerar que dicha información corresponde a la definición de datos de naturaleza semiprivada, contenida en el literal g de la disposición indicada, como quiera que en dicha disposición se establece que son datos semiprivados aquellos que no tienen naturaleza de reservados, en contravía de la naturaleza de los datos contenidos en los libros del comerciante que están cobijados por la reserva legal. Sencillamente, deben calificarse como datos reservados. 88 2. Como se infiere de la respuesta anterior, la información sobre la participación accionaria que consta en el Libro de Registro de Accionistas, es información reservada, que puede ser conocida por los accionistas en virtud del derecho de inspección. 3. La información contenida en el Libro de Registro de Accionistas, como en los demás libros de comercio, solo puede ser conocida por las personas autorizadas para ello. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los alcances previstos en Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes observar que en la P. Web puede consultar entre otros la normatividad, la doctrina, y la Circular básica Jurídica.