REPRESENTANTE LEGAL SUPLENTE

OFICIO 220-182517 DEL 23 DE NOVIEMBRE DE 2021 ASUNTO: REPRESENTANTE LEGAL SUPLENTE Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual formula las siguientes preguntas: “Se debe aportar para la firma de un contrato por el representante legal suplente la constancia de ausencia del representante legal principal? Existe algún impedimento para que el Representante Legal Suplente suscriba un contrato de la empresa que representa sin que obre una constancia o certificación de la ausencia por parte del Representante Legal Principal? Cuál es el alcance frente al actuar del representante legal suplente en una compañía? Cuándo puede actuar?” Antes de resolver lo propio, es preciso manifestarle que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento, y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. 2/5 De conformidad con lo anterior y según la posición reiterada por esta Superintendencia, en respuesta a su primera inquietud, a continuación, se transcriben algunos apartes del texto del oficio 220-059017 del 12 de julio de 2012, proferido por este Despacho: “(…) No obstante, lo anterior, este Despacho se permite, a título meramente informativo hacer las siguientes precisiones de orden legal: lll…. el contrato debe ser firmado por el representante legal de la misma, o en su defecto, por el suplente quien remplaza al principal en sus faltas absolutas, temporales o accidentales. En efecto, cuando el legislador estableció la figura de la suplencia en el cargo de la representación legal, lo hizo pensando en que no era posible concebir un ente jurídico sin quién lo representara ante las faltas absolutas, temporales o accidentales del principal, puesto que ello supondría una paralización en detrimento suyo, de los asociados y terceros en general. (…) Teniendo claro que el suplente si bien tiene vocación para actuar, solamente adquiere capacidad para entrar a reemplazar al principal en sus faltas absolutas, temporales o accidentales, es importante señalar que su alcance se desprende del significado mismo de cada uno de los vocablos, no obstante que han de ser los estatutos de cada compañía los que determinen en que, tipo de faltas deben los suplentes reemplazar al titular; de no ser así bastará la sola ausencia de éste para que el suplente entre a actuar válidamente, "sin que sea de recibo exigir al suplente prueba especial sobre la ausencia del titular, puesto que por el simple hecho de haber sido designado por los asociados para desempeñar dicho cargo es prueba que se confía en él tanto como en el titular" (T.S. Bogotá, Cas Civil, Prov. Junio 1º/93).’’ En conformidad con el principio de buena fe, cuyo concepto es pilar en la realización de contratos, es posible afirmar que no es requisito acreditar la ausencia del representante legal principal cuando el representante suplente realice y firme contratos de la sociedad, ya que para este tipo de situaciones se ha creado el cargo de representante suplente.”1 Ahora, respecto de su segunda inquietud, la Superintendencia de Sociedades en oficio 220-0923682 del 12 de julio de 2021, se pronunció en los siguientes términos: “(…) 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-059017 (30, julio, 2012). Asunto: Procedimiento para subsanar omisión de firma en contratos de arrendamiento. [Consultado el 23 de noviembre de 2021.] Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220- 059017_DE_2012.pdf 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-092368 (12, julio, 2021). Asunto: Representación legal de sociedades. [Consultado el 23 de noviembre de 2021] Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220- 092368_DE_2021.pdf https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220-059017_DE_2012.pdf https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220-059017_DE_2012.pdf https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220-092368_DE_2021.pdf https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220-092368_DE_2021.pdf 3/5 Respecto de las facultades de los representantes legales, es preciso tener en cuenta que las mismas deben estar debidamente conferidas de manera clara en los estatutos sociales. Conforme al artículo 196 del Código de Comercio: i) la representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo de sociedad; ii) a falta de estipulaciones, se entenderá que las personas que representan a la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad y iii) las limitaciones o restricciones de las facultades anteriores que no consten expresamente en el contrato social inscrito en el registro mercantil no serán oponibles a terceros.” (…) En lo atinente a la figura de la suplencia, la Superintendencia de Sociedades en diversas oportunidades se ha pronunciado al respecto, como es el caso del Oficio 220-089113 del 3 de junio de 2020, cuyos apartes pertinentes señalan: “(…)” “Respecto a la figura del suplente esta Superintendencia se ha pronunciado en diversas oportunidades, entre ellas a través del Oficio 220-41754 del 25 de junio de 2003, que a su vez remite a la doctrina publicada en “Doctrinas y Conceptos Jurídicos 1995” Superintendencia de Sociedades, páginas 375 y 376 en la que se expresa: "……..estando instituida la suplencia con la única finalidad de reemplazar al titular en sus ausencias, es del caso tener en cuenta, que de acuerdo con el diccionario de la Real Academia de la Lengua, suplencia es "acción y efecto de suplir una persona a otra y también el tiempo que dure esta acción", lo que permite aseverar que en ningún caso es factible que actúen de manera conjunta o concomitantemente el titular y el suplente, puesto que para que éste pueda desempeñar el cargo es requisito indispensable la ausencia de aquel. Al aceptar una persona el nombramiento como representante legal, esta condición le persigue sin importar el lugar físico donde se encuentre y por consiguiente no es su ausencia material lo que faculta al suplente para asumir el cargo, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones correspondientes. Por tanto, a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento de la junta de socios emitido con base en las disposiciones contractuales, se hayan otorgado al suplente como tales facultades especiales para representar a la sociedad, el mismo deberá abstenerse de celebrar cualquier acto en el que se pretenda involucrar a la compañía, ya que él carece de capacidad para ello. (sft) En este orden de ideas, es dable afirmar que el suplente del representante legal tiene una obligación de permanente disponibilidad, pero la capacidad para contratar en nombre de la compañía solo nace para él en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo y por consiguiente, si no se da dicho presupuesto, el suplente actuaría sin poder para ello, lo que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando no sea posible su cumplimiento ante los terceros de buena fe con los 4/5 cuales haya pretendido contratar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 841 del Código de Comercio, excepción hecha, claro está, que él titular ratifique las actuaciones del mencionado administrador.". “… Así se tiene entonces que el suplente del representante legal, bien que sea uno o varios, en principio está llamado a actuar ante la ausencia del principal y que establecer cuando se presenta la imposibilidad para que el representante legal principal actúe y por ende, deba actuar el suplente, es un asunto del resorte exclusivo de cada sociedad, atendiendo las circunstancias del caso, lo que explica porque no le asiste obligación al suplente de demostrar ante los terceros el motivo de la ausencia del principal; basta que se encuentre inscrito en el registro mercantil. Por su parte al no existir norma legal que lo prohíba, sino más bien disposición legal que permite estipular libremente las forma como la administración será ejercida, es dable que en los estatutos sociales se pacte que él, o los suplentes del representante legal también ejerzan en forma permanente la representación, aun sin que existan faltas absolutas o temporales del principal de ser así indudablemente los actos y operaciones nacidas de su actuar comprometen a la persona jurídica, siempre y cuando los estatutos establezcan en esos términos, las condiciones de las facultades atribuidas al respectivo órgano de administración y que así conste en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad respectiva (artículos 117 y 196 del C. Co).” De la doctrina transcrita se infiere que la figura de la suplencia, esta instituida con la única finalidad de reemplazar al titular en sus ausencias temporales o absolutas, de donde resulta que solo en la medida en que exista un principal, puede hablarse de un suplente, con vocación y disponibilidad permanente para reemplazarlo y desde luego para actuar en nombre de la compañía, facultad que solo nace en el momento en que el titular falte; en consecuencia, si no se cumple tal condición, el suplente actuaría sin capacidad para ello, lo que implica que se obligaría directamente por los contratos celebrados Lo anterior desde luego, sin perjuicio de que los estatutos estipulen que la administración podrá ser ejercida, en forma conjunta y permanente con los suplentes.” Frente a su tercera inquietud, éste Despacho mediante oficio 220-056529 del 17 de julio de 20123, señaló: “ii) Por su parte, la Superintendencia de Sociedades en torno al tema de la actuación de los suplentes en los oficios SL 7717 del 22 de marzo de 1991 y 220- 40508 de julio 22 de 1998, señaló lo siguiente: "Para que el representante legal suplente pueda desempeñar el cargo, se requiere, no la ausencia material del titular, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones 3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-056529 (17, julio, 20212). Asunto: Falta de capacidad del suplente del representante legal de una compañía para actual como tal. [Consultado el 23 de noviembre de 2021] Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/32515.pdf https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/32515.pdf 5/5 que le han sido asignadas, a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento del máximo órgano social, se le hayan asignado al representante legal suplente, facultades especiales para representar a la sociedad sin necesidad de que se dé la circunstancia anterior. Esto es que el suplente está en la obligación de una permanente disponibilidad, tal y como lo ha sostenido este despacho al expresar que ".... el suplente del representante legal tiene una obligación de permanente disponibilidad, pero la capacidad para contratar en nombre de la compañía solo nace para él en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo y por consiguiente, si no se da dicho presupuesto, el suplente actuaría sin poder para ello lo que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando no sea posible su cumplimiento ante terceros de buena fe con los cuales haya pretendido contratar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 841 del Código de Comercio, según lo anterior el Representante asistente puede actuar en el momento en el cual el titular o representante legal principal se encuentre imposibilitado de desempeñar sus funciones para lo cual fue asignado.’’ En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros.