Representación Legal De Sociedades

ASUNTO: REPRESENTACIÓN LEGAL DE SOCIEDADES Me refiero a su comunicación radicada en ésta Entidad con el número de asunto, en donde plantea algunas inquietudes relacionadas con la figura de la representación legal de una compaía, así como de las facultades de quien ostente ese cargo. Se precisa que sus preguntas 1 a 8 son particulares, concretas y están referidas situaciones de conflictos entre socios, interpretación de estatutos y contratos de prestación de servicios, situaciones sobre las cuales ésta Superintendencia no se puede pronunciar en función consultiva. Por tanto, dentro del marco de sus competencias legales, éste Despacho procederá a contestar las preguntas 9 y 10, las cuales son del siguiente tenor: 9 El representante legal de una empresa que por motivos de enfermedad tenga que ausentarse de su responsabilidad de manera transitoria, podrá ser ejercido el cargo por el representante legal suplente que delega todos los asuntos que le competen a la empresa en un poder general, conferido a un tercero 10 El tercero delegatario, cuyo apoderamiento no está inscrito en el certificado de existencia y representación legal de la empresa, Podrá presentarse como administrador suplente de la compaía en sede de la empresa y frente a terceros Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2 2.3 de la Resolución 100-000041 del 2021 de ésta Superintendencia, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Con el alcance indicado, éste Despacho se permite contestar sus inquietudes en los siguientes términos: 9 El representante legal de una empresa que por motivos de enfermedad tenga que ausentarse de su responsabilidad de manera transitoria, podrá ser ejercido el cargo por el representante legal suplente que delega todos los asuntos que le competen a la empresa en un poder general, conferido a un tercero Al respecto, sea cual fuere el tipo societario adoptado, conforme al artículo 98 del Código de Comercio, la sociedad forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados y, por ende, para actuar, requiere de una persona que la represente con el fin de celebrar y ejecutar los actos que están debidamente enmarcados dentro de la capacidad del ente societario y así desarrollar su objeto social. La persona que representa a la sociedad, es quien la ley denomina REPRESENTANTE LEGAL. La representación legal de los distintos tipos societarios que consagra la legislación mercantil, se encuentra enmarcada por diversas disposiciones legales, como lo son, entre otros, los artículos 110, numerales 6 y 12, 163, 196, 310, 311, 326, 358 y 440 del Código de Comercio y el artículo 26 de la Ley 1258 de 2008. Respecto de las facultades de los representantes legales, es preciso tener en cuenta que las mismas deben estar debidamente conferidas de manera clara en los estatutos sociales. Conforme al artículo 196 del Código de Comercio: i la representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo de sociedad ii a falta de estipulaciones, se entenderá que las personas que representan a la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad y iii las limitaciones o restricciones de las facultades anteriores que no consten expresamente en el contrato social inscrito en el registro mercantil no serán oponibles a terceros. En lo que corresponde a la figura del suplente del representante legal, ésta fue instituida con la única finalidad de reemplazar al titular en sus ausencias temporales o absolutas, de donde resulta que solo en la medida en que exista un principal, puede hablarse de un suplente, con vocación y disponibilidad permanente para reemplazarlo y desde luego para actuar en nombre de la compaía, facultad que, como se sealó, solo nace para suplir las faltas temporales o absolutas del principal. En lo atinente a la figura de la suplencia, la Superintendencia de Sociedades en diversas oportunidades se ha pronunciado al respecto, como es el caso del Oficio 220-089113 del 3 de junio de 2020, cuyos apartes pertinentes sealan: Respecto a la figura del suplente esta Superintendencia se ha pronunciado en diversas oportunidades, entre ellas a través del Oficio 220-41754 del 25 de junio de 2003, que a su vez remite a la doctrina publicada en Doctrinas y Conceptos Jurídicos 1995 Superintendencia de Sociedades, páginas 375 y 376 en la que se expresa: ..estando instituida la suplencia con la única finalidad de reemplazar al titular en sus ausencias, es del caso tener en cuenta, que de acuerdo con el diccionario de la Real Academia de la Lengua, suplencia es acción y efecto de suplir una persona a otra y también el tiempo que dure esta acción, lo que permite aseverar que en ningún caso es factible que actúen de manera conjunta o concomitantemente el titular y el suplente, puesto que para que éste pueda desempear el cargo es requisito indispensable la ausencia de aquel. Al aceptar una persona el nombramiento como representante legal, esta condición le persigue sin importar el lugar físico donde se encuentre y por consiguiente no es su ausencia material lo que faculta al suplente para asumir el cargo, sino la imposibilidad de desempear las funciones correspondientes. Por tanto, a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento de la junta de socios emitido con base en las disposiciones contractuales, se hayan otorgado al suplente como tales facultades especiales para representar a la sociedad, el mismo deberá abstenerse de celebrar cualquier acto en el que se pretenda involucrar a la compaía, ya que él carece de capacidad para ello. sft En este orden de ideas, es dable afirmar que el suplente del representante legal tiene una obligación de permanente disponibilidad, pero la capacidad para contratar en nombre de la compaía solo nace para él en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo y por consiguiente, si no se da dicho presupuesto, el suplente actuaría sin poder para ello, lo que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando no sea posible su cumplimiento ante los terceros de buena fe con los cuales haya pretendido contratar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 841 del Código de Comercio, excepción hecha, claro está, que él titular ratifique las actuaciones del mencionado administrador.. Así se tiene entonces que el suplente del representante legal, bien que sea uno o varios, en principio está llamado a actuar ante la ausencia del principal y que establecer cuando se presenta la imposibilidad para que el representante legal principal actúe y por ende, deba actuar el suplente, es un asunto del resorte exclusivo de cada sociedad, atendiendo las circunstancias del caso, lo que explica porque no le asiste obligación al suplente de demostrar ante los terceros el motivo de la ausencia del principal basta que se encuentre inscrito en el registro mercantil. Por su parte al no existir norma legal que lo prohíba, sino más bien disposición legal que permite estipular libremente las forma como la administración será ejercida, es dable que en los estatutos sociales se pacte que él, o los suplentes del representante legal también ejerzan en forma permanente la representación, aun sin que sin que existan faltas absolutas o temporales del principal De ser así indudablemente los actos y operaciones nacidas de su actuar comprometen a la persona jurídica, siempre y cuando los estatutos establezcan en esos términos, las condiciones de las facultades atribuidas al respectivo órgano de administración y que así conste en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad respectiva artículos 117 y 196 del C. Co. De la doctrina transcrita se infiere que la figura de la suplencia, esta instituida con la única finalidad de reemplazar al titular en sus ausencias temporales o absolutas, de donde resulta que solo en la medida en que exista un principal, puede hablarse de un suplente, con vocación y disponibilidad permanente para reemplazarlo y desde luego para actuar en nombre de la compaía, facultad que solo nace en el momento en que el titular falte en consecuencia, si no se cumple tal condición, el suplente actuaría sin capacidad para ello, lo que implica que se obligaría directamente por los contratos celebrados Lo anterior desde luego, sin perjuicio de que los estatutos estipulen que la administración podrá ser ejercida, en forma conjunta y permanente con los suplentes. Con base en lo hasta ahora expuesto, se observa que es viable que el representante legal, cuando las circunstancias lo requieran, para la celebración de determinadas operaciones y con el fin de lograr la buena marcha de la sociedad, otorgue poderes a terceros para que representen a la sociedad, tanto judicial como extrajudicialmente, sin que ello signifique que el mandato otorgado transfiera la representación legal, porque ésta es intransferible. En éste orden de ideas, frente a la imposibilidad temporal o definitiva del representante legal principal para ejercer sus funciones, el suplente debe entrar a asumirlas, en los mismos términos consagrados en los estatutos para el principal. 10 El tercero delegatario, cuyo apoderamiento no está inscrito en el certificado de existencia y representación legal de la empresa, Podrá presentarse como administrador suplente de la compaía en sede de la empresa y frente a terceros Siguiendo la misma línea interpretativa expuesta, basta tener en cuenta que, ante la ausencia del representante legal principal, el suplente, quien debe estar inscrito en el registro mercantil, es quien asume la representación de la compaía y debe entrar a ejercer las funciones de representación legal. En el evento en que el suplente actuando como representante legal, otorgue un poder a un tercero, ello no conlleva a que éste último pueda actuar ante los socios y terceros como representante legal del ente jurídico, pues se reitera que la representación legal es intransferible y, por tanto, el apoderado solo podrá actuar para los asuntos y en los términos específicos que estén consignados en el mandato conferido. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes sealar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros.