220-41754, Asunto: Representación Legal-Actuación de los suplentes

Asunto: Representación Legal-Actuación de los suplentes Me refiero a su consulta remitida vía email y radicada con el número 2003-01-085021, por medio de la cual plantea la siguiente consulta: Qué efectos tiene, que en caso de que exista pluralidad de suplentes del representante legal en una sociedad anónima, éstos aparezcan en el certificado de Existencia y Representación de la Cámara de Comercio como primer suplente, segundo suplente, quiere ello decir que el primer suplente actuará en ausencia del representante legal y el segundo sólo en caso de falta absoluta o temporal de éste y aquel. Sobre el particular, tenemos como el artículo 440 del estatuto mercantil consagra: La sociedad anónima tendrá por lo menos un representante legal con uno o más suplentes, designados por la junta directiva para períodos determinados, quienes podrán ser reelegidos indefinidamente o removidos en cualquier tiempo. Los estatutos podrán deferir esta designación a la asamblea. A su vez, el numeral 6 del artículo 110 de la obra citada dispone lo siguiente: La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará: .. 6 La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores y de las que se reserven los asociados, las asambleas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad y el artículo 196 ibídem, afirma que la administración del ente jurídico se sujetara a lo dispuesto en los estatutos sociales y a falta de alguna disposición al respecto, se entiende que los mismos tienen amplias facultades para actuar a nombre de la sociedad correspondiente. A su vez, el artículo 442 ídem., afirma que Las personas cuyos nombres figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento. En este orden, partiendo de la base que la sociedad una vez constituida forma una persona jurídica distinta a los socios individualmente considerados, es claro que se requiere de una persona que la represente ante el mundo exterior, razón por la cual fue establecida la figura de la representación legal, en donde la persona así nombrada debe actuar ajustada en un todo a los parámetros legales y estatutarios pertinentes. Ahora bien, es claro que la persona nombrada como representante legal, bien puede ocurrir que por diversas circunstancias que escapan a su voluntad no pueda actuar en un momento determinado, razón por la cual se creo la figura de la suplencia, en donde la persona así nombrada pueda actuar en ausencia del titular. Sobre la suplencia del representante legal, esta entidad se ha pronunciado en diversas oportunidades, entre los cuales tenemos el siguiente: ..estando instituida la suplencia con la única finalidad de reemplazar al titular en sus ausencias, es del caso tener en cuenta, que de acuerdo con el diccionario de la Real Academia de la Lengua, suplencia es acción y efecto de suplir una persona a otra y también el tiempo que dure esta acción, lo que permite aseverar que en ningún caso es factible que actúen de manera conjunta o concomitantemente el titular y el suplente, puesto que para que éste pueda desempear el cargo es requisito indispensable la ausencia de aquel. Al aceptar una persona el nombramiento como representante legal, esta condición le persigue sin importar el lugar físico donde se encuentre y por consiguiente no es su ausencia material lo que faculta al suplente para asumir el cargo, sino la imposibilidad de desempear las funciones correspondientes. Por tanto a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento de la junta de socios emitido con base en las disposiciones contractuales, se hayan otorgado al suplente como tales facultades especiales para representar a la sociedad, el mismo deberá abstenerse de celebrar cualquier acto en el que se pretenda involucrar a la compaía, ya que él carece de capacidad para ello. En este orden de ideas, es dable afirmar que el suplente del representante legal tiene una obligación de permanente disponibilidad, pero la capacidad para contratar en nombre de la compaía solo nace para él en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo y por consiguiente, si no se da dicho presupuesto, el suplente actuaría sin poder para ello, lo que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando no sea posible su cumplimiento ante los terceros de buena fe con los cuales haya pretendido contratar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 841 del Código de Comercio, excepción hecha, claro está, que él titular ratifique las actuaciones del mencionado administrador Doctrinas y Conceptos Jurídicos 1995-Superintendencia de Sociedades, paginas 375 y 376 Centrados en los puntos anteriores, tenemos como frente a su inquietud, es eminentemente claro que los suplentes del representante legal, sea primer o segundo suplente, actuaran solo ante la ausencia del titular, y establecida dicha circunstancia, entrara a actuar el primero y ante la ausencia de este, seguirá en su orden el segundo suplente y así sucesivamente, en caso de estipularse la existencia de mas suplentes.