Reuniones del máximo órgano social. - Reuniones no presenciales

Problemas jurídicos

1. ¿Qué normas legales regulan las reuniones no presenciales?

   Posición actual

   De las normas que regulan las reuniones no presenciales está el artículo 19 de la Ley 1258 de 2008, el cual dispone: “Se podrán realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995. En ningún caso se requerirá delegado de la Superintendencia de Sociedades para este efecto.” De la lectura de la norma resulta absolutamente claro que la ley permite para las sociedades por acciones simplificadas, establecer en los estatutos para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, mecanismos distintos a los consagrados en los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995.

2. ¿Cuál es la noción de las reuniones no presenciales?

   Posición actual

   Las llamadas ‘reuniones no presenciales’, son aquéllas en virtud de las cuales, las mayorías pertinentes podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, teleconferencia, video conferencia, internet, conferencia virtual o vía “chat” y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los asociados. En términos prácticos la posibilidad de realizar reuniones de esta manera, permite un acercamiento real entre los asociados, o de los miembros de la Junta Directiva, reportando beneficios tales como agilidad en la adopción de decisiones, reducción de gastos de desplazamiento y mayores condiciones de seguridad, posibilitando una mayor fidelidad, por cuanto la voluntad de cada uno puede ser expresada directamente, igualmente mediante grabaciones puede ser archivada, con lo cual se puede garantizar que no va a ser alterada, o mal interpretada por un vocero o representante, no requiriéndose para el efecto ninguna adecuación ni modificación alguna a los estatutos sociales. Igualmente merece destacar, que para posibilitar este tipo de reuniones será preciso sujetarse a todos los requisitos que para tal efecto establece la ley, entre ellos, la participación de todos los socios o de todos los miembros de la junta directiva, según sea el caso, y la utilización de un medio susceptible de probarse; Oficio 220-085459 Del 18 de septiembre de 2010

3. ¿En una Asamblea Ordinaria de Accionistas que se realiza de manera presencial puede alguno de los accionistas participar en ella a través de un video conferencia?

   Posición actual

   La mayoría de los socios se encuentran presentes en la sede social y uno de ellos no está en el país y quiere participar a través del citado mecanismo. En cuanto al primero de los interrogantes planteados, a juicio de esta Oficina, es permitido que el asociado que se encuentra ausente pueda participar en la asamblea de accionistas a través de videoconferencia, especialmente si con ello se configura una reunión universal, en la cual unos socios están en el lugar de convocatoria y otro u otros participan en forma virtual de la misma reunión. Ahora bien, si se ha previsto una reunión no presencial en la cual existan algunos socios presentes y otros usando medios tecnológicos para participar de la misma, esta Entidad a través a través de la Circular Externa No.005 de 1996, efectuó las precisiones sobre este tipo de reuniones, la cual podrá consultar en la página Web de la Entidad, www.supersociedades.gov.co, donde se determinan los alcances del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en especial lo atinente a la presencia del delegado y las funciones que debe cumplir.

4. ¿Cuáles son los requisitos esenciales de las reuniones no presenciales?

   Posición actual

   De ahí que en cuanto las reuniones no presenciales aplican los parámetros establecidos en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 , así como en la Circular Externa No, 05 de 1996 que puede ser consultada en la P.WEB, considerando que los requisitos esenciales de estas reuniones que como su denominación indica se caracterizan porque los participantes no están presentes en un mismo sitio, se resumen en la participación de todos los socios o de todos los miembros de la junta directiva en su caso y, a la utilización de un medio susceptible de ser probado, cualquiera sea, siempre que cumpla de manera idónea esa finalidad. De acuerdo con la regla general enunciada, tales reuniones pueden obedecer a la determinación concreta de sesionar conforme a las nuevas condiciones que permite la ley, o a una citación o convocatoria previa, ya sea que ésta se efectúe inicialmente para una reunión presencial que luego se realice bajo la modalidad de no presencial, o que desde un comienzo se realice para promover una reunión no presencial a la cual los socios o administradores asistirán preparados, gracias a la antelación. Oficio 220-076472 Del 21 de junio de 2011

5. ¿Existe un término legal para elaborar e imprimir en el libro respectivo las actas resultantes de las reuniones de los órganos societarios colegiados?

   Posición actual

   Si el término fue establecido en la misma ley cuando establece en el artículo 21 lo siguiente: “Las actas deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyo el acuerdo…” En lo que corresponde a las actas de reuniones presenciales, la Superintendencia afirmo “no existe un término perentorio establecido en la ley para elaborar actas diferentes a las previstas en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 (reuniones no presenciales) y en el artículo 20 (Adopción de decisiones por fuera de reuniones). Así las cosas, como el término previsto en los citados artículos están circunscrito específicamente a estos casos determinados, el mismo no resulta aplicable a las actas elaboradas en reuniones de máximo órgano social diferentes a las no presenciales. No obstante, los estatutos pueden contemplar un término especial para la elaboración de actas, el plazo máximo de inscripción en el Registro Mercantil de las mismas y demás pactos compatibles con la índole del tipo social (numeral 14 del artículo 110 C. Co), para lo cual se le sugiere revisar el contrato social en aras de determinar si dentro del mismo se pactó lo concerniente sobre este particular, término al cual tendrán que sujetarse los encargados de elaborarlas y suscribirlas” Oficio 220-128085 Del 07 de Noviembre de 2011 En las empresas industriales y comerciales del estado actas de reuniones no presenciales. así como el legislador remite a las normas y reglas del derecho privado para los actos y el ejercicio de las actividades comerciales o industriales que desarrollen las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, por tanto a los mecanismos previstos en los artículos 19 y 20 citados, la elaboración de las actas resultado de las mismas obviamente debe estarse a lo dispuesto para el efecto en el artículo 21 de la Ley Cit., esto es, “deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros ( ….)”, pues no se podría entender la posibilidad de utilizar cualquiera de los mecanismos indicados sin el lleno de los requisitos formales que el legislador previó para probar su validez. Oficio 220-129261 del 10 de noviembre de 2011

6. ¿Pueden realizarse reuniones no presenciales en las S.A.S?

   Posición actual

   Al respecto es de señalar que es procedente que en las sociedades por acciones simplificadas, se realicen reuniones del máximo órgano social mediante comunicación simultanea o sucesiva y por consentimiento escrito (artículo 19 de la Ley 1258 de 2008), teniendo en cuenta lo que se regule al respecto en los estatutos, en caso de que no se diga nada, deberá recurrirse a lo que sobre dichas sesiones consagran los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995. Esto son: · No es indispensable la convocatoria siempre y cuando participen la totalidad de los socios. · Debe utilizarse un medio susceptible de prueba. · La comunicación debe ser simultánea o sucesiva. oficio 220-115730 del 19 de agosto de 2013

7. ¿Cuál es el medio tecnológico que puede utilizarse, para realizar las reuniones no presenciales?

   Posición actual

   Sobre el tema de cuál es el medio tecnológico que puede utilizarse para realizar las reuniones no presenciales ya esta Entidad ha expresado, a través del Oficio 220- 085459 de 18 de septiembre de 2010, lo siguiente: “(….) Sobre particular me permito manifestarle que las llamadas ‘reuniones no presenciales’, son aquéllas en virtud de las cuales, las mayorías pertinentes podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, teleconferencia, video conferencia, internet, conferencia virtual o vía “chat” y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los asociados. (….)”. (Negrillas nuestras). En resumen, de lo expuesto, cualquier medio técnico o tecnológico es viable siempre que permita probar la participación en las deliberaciones y decisiones de todos los asociados, si se trata de reuniones del máximo órgano social, o de todos los miembros que conforman la junta directiva. oficio 220-133691 del 26 de agosto de 2014.

8. ¿Es dable hablar de quorum en las reuniones no presenciales, a la luz del artículo 19 de la ley 222 de 1995?

   Posición actual

   En las reuniones no presenciales, no es dable hablar de quórum como quiera el presupuesto que determina la procedencia de las reuniones no presenciales es la participación de todos los miembros, … “En el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, actualmente modificado por el artículo 148 del Dec- Ley 019 de 2012 …. se lee “Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado”. (Subrayado fuera de texto). “Por su parte, el Parágrafo del artículo 22 ss., dispone la ineficacia de las decisiones adoptadas “…. cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva…” (Los destacados son nuestros), en razón de la Universalidad de la reunión. oficio 220-228353 del 17 de diciembre de 2014 Adicionalmente, no ha sido ajeno el legislador al desarrollo y evolución de la actividad mercantil, por ello ya en la Ley 222 de 1995 se consagran figuras como las de los artículos 19 y 20, que permiten las reuniones no presenciales como una nueva forma de reunión del máximo órgano social o de junta directiva y una alternativa para toma de decisiones, en ambos casos, con la participación y votación de todos los asociados o miembros, sin que sea requisito indispensable la convocatoria para un día, hora y lugar determinados, lo que permite sesionar en cualquier parte inclusive en el exterior, puesto que la ley no determina el lugar donde deben encontrarse los asociados, miembros o el representante legal.oficio 220-069892 del 25 de mayo de 2015 “De la preceptiva mencionada se observa que el legislador no determina el medio técnico idóneo para probar la reunión no presencial, se limita a destacar la viabilidad de éste tipo de reunión en la medida en que la sociedad pueda probar la participación de todos los miembros que conforman la junta directiva, o de todos los socios o accionistas tratándose de reuniones del máximo órgano social, esto quiere decir, en otros términos, que la reunión llamada “no presencial” es viable siempre que el medio técnico o tecnológico utilizado permita probar que los miembros que conforman la junta directiva participaron en las deliberaciones o decisiones objeto de la reunión, formalidad sin la cual son ineficaces las decisiones adoptadas.” Oficio 220-67777 del 28 de agosto de 2012. En este orden de ideas, se tiene que si en una reunión del máximo órgano social, alguno de los asociados participa de manera virtual, empleando cualquiera de los medios tecnológicos existentes (skype), dicha reunión tendrá el carácter de “no presencial” según los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995. Con relación al medio tecnológico que puede utilizarse, ya esta Entidad ha expresado, a través del Oficio 220-085459 de 18 de septiembre de 2010, lo siguiente: “(….) Sobre particular me permito manifestarle que las llamadas ‘reuniones no presenciales’, son aquéllas en virtud de las cuales, las mayorías pertinentes podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, teleconferencia, video conferencia, internet, conferencia virtual o vía “chat” y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los asociados. (….)”. (Negrillas nuestras). oficio 220-250968 del 23 de diciembre de 2016

9. ¿Existe la obligación legal de enviar delegado por parte de la Superintendencia a las reuniones no presenciales?

   Posición actual

   Es preciso advertir que señalado artículo 19, fue modificado por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012, en el sentido que derogó la exigencia que consagraba el mismo, de contar con un delegado de la Superintendencia de Sociedades en las reuniones comentadas, cuando la sociedad estuviera sometida a la vigilancia de este organismo oficio 220-056891 del 29 de marzo de 2016

10. ¿Qué termino aplica para determinar la sanción de ineficacia a las reuniones no presenciales?

    Posición actual

    El término de un mes al que se refiere el parágrafo del artículo 21, hace relación a la sanción de ineficacia de las decisiones adoptadas en uso del mecanismo contemplado en el artículo 20, cuando las comunicaciones a través de las cuales los accionistas o socios, o los miembros de la junta directiva, en su caso, expresan el sentido de su voto, no se reciban, como lo exige el artículo 20, en el término máximo de un mes contado a partir de la primera comunicación recibida. Para este efecto es preciso, igualmente, tomar en consideración que, de acuerdo con la norma antes invocada, cuando el plazo sea de meses o años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día del correspondiente mes o año. Por lo expuesto, es claro que no hay contradicción alguna en las normas mencionadas oficio 220-097619 del 02 de junio de 2016.

11. ¿Fija la ley algún lugar donde deben realizarse las reuniones no presenciales?

    Posición actual

    Para efectos de las reuniones de que trata el artículo 19, la ley no determina el lugar en donde debe encontrarse el representante legal o los asociados o miembros; lo que resulta claro es que las decisiones de los órganos sociales deben adoptarse en forma simultánea o sucesiva y probarse a través de cualquier medio técnico idóneo; o probarse mediante comunicación escrita, de acuerdo al mecanismo previsto en el artículo 20; pero en ambos casos, las actas deben elaborarse y asentarse en el libro respectivo, dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo y suscribirse por el representante legal o y el secretario de la sociedad y a falta de este último por alguno de los asociados o miembros. De lo anterior se concluye que el hecho de que algunos de los socios se encuentren presentes en la sede de la sociedad, no desvirtúa el carácter de no presencial de la reunión. oficio 220-250491 del 22 de diciembre de 2016. Por su parte, el Parágrafo del artículo 22 ss. dispone la ineficacia de las decisiones adoptadas “…. cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva..” (Los destacados son nuestros).

12. ¿Qué condiciones establece la ley para realizar reuniones no presenciales dentro de la emergencia sanitaria, decretada por el gobierno nacional?

    Posición actual

    1. Para los efectos coyunturales en los cuales se ha emitido el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, en concordancia con lo determinado en la Circular Externa No. 100-000002 del 17 de marzo de 2020, podría entenderse que existe reunión de carácter mixto, cuando se puedan reunir los socios de una empresa cumpliendo con las condiciones de convocatoria, quorum y mayorías típicas de las reuniones presenciales, cuya participación se garantice de manera simultánea y sucesiva, de acuerdo con la ley, para aquellos que no puedan asistir. 2. En cuanto al porcentaje de miembros conectados por medios que permitan su participación de forma simultanea o sucesiva, como lo hemos informado, de acuerdo con las normas antes transcritas, es necesario indicar que, para que estas reuniones puedan ser no presenciales o de carácter mixto, se requiere el cumplimiento de convocatoria con la antelación mínima determinada, quorum y mayorías determinadas en la ley o en los estatutos, con el fin de darle plena eficacia y validez a la reunión y decisiones que se tomen, en virtud de la junta de socios o asamblea de accionistas que se pretenda realizar. De acuerdo con lo determinado en las normas antes mencionadas, la convocatoria que se haya realizado debe cumplir con los requerimientos establecidos en la ley1, sin embargo, el artículo 2º del Decreto 398 de 2020 señala que cuando se requiera realizar una reunión no presencial o mixta, habiendo convocado a una ordinaria presencial con antelación, es posible dar un alcance a la convocatoria de la misma, hasta un día antes de la fecha de la reunión, indicando los procedimientos respectivos en los cuales se hará la correspondiente reunión2. Como se ha mencionado, el quorum y las mayorías se tomarán en cuenta de acuerdo con lo establecido en la ley o los estatutos, en cada caso particular oficio 220- 060394 del 20 de marzo de 2020.