Reuniones No Presenciales - Junta Directiva Art. 19, 20, 21 Ley 222 De 1995

ASUNTO: REUNIONES NO PRESENCIALES JUNTA DIRECTIVA ART. 19, 20, 21. LEY 222 DE 1995. Me refiero a su escrito radicado en esta entidad con el número 2014-01-489759 04112014, mediante el cual formula los siguientes interrogantes: 1 Que normatividad, circular yo directriz de la Superintendencia de Sociedades existe actualmente, que reglamente las Juntas Directivas Virtuales de las sociedades vigiladas, inspeccionadas yo controladas por esta Superintendencia 2 Es necesario tener un registro en medio magnético grabación, para las reuniones de Juntas Directivas Virtuales, de las sociedades vigiladas, inspeccionadas yo controladas por esta Superintendencia 3 Existe alguna limitación del voto de un miembro de una Junta Directiva de una sociedad vigilada, inspeccionada yo controlada por esta Superintendencia, que esté presente en las reuniones del órgano de manera virtual para tomar decisiones válidas 4 El quórum deliberatorio y decisorio de una Junta Directiva se ve afectado de algún modo por estar de manera virtual los miembros de la Junta Directiva que dan su voto A manera de preámbulo se debe sealar que además de las reuniones presencial de la Junta Directiva reguladas en el artículo 437 del Código de Comercio, el legislador incorporó la posibilidad de realizar reuniones no presenciales de los órganos sociales, incluida la junta directiva, en los términos y bajo las condiciones que al efecto prescriben los artículos 19 y 21 de la Ley 222 de 19951 modificado el 1 Artículo 19. REUNIONES NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. Parágrafo. Eliminado por el art. 148, Decreto Nacional 19 de 2012. Para evitar que se vean atropelladas las mayorías accionarias en las asambleas y juntas directivas donde se va a utilizar este nuevo mecanismo, será obligatorio tener la presencia de un delegado de la Superintendencia de Sociedades, que deberá ser solicitado con ocho días de anticipación. Este proceso se aplicará para las sociedades vigiladas por dicha Superintendencia. Para las demás sociedades, deberá quedar prueba tales como fax, donde aparezca la hora, girador, mensaje, o grabación magnetofónica donde queden los mismos registros. Artículo 21. ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo Las actas serán suscritas por primero por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012, las que en todo caso proceden frente a cualquier sociedad independientemente de que se halle o no sujeta a la supervisión de esta Entidad, a menos que se encuentren restringidas por los estatutos sociales . Sin perjuicio de los diversos conceptos de la que ilustran sobre los distintos aspectos atientes a la figura de las reuniones no presenciales, los que se pueden consultar directamente en la P.Web, procede remitirse a la Circular Externa Nro. 005 del 16 de septiembre de 1996, a través de la cual esta Entidad efectuó las presiones a que hubo lugar en torno al tema. CIRCULAR EXTERNA No. 005 16 sept.1996 REUNIONES NO PRESENCIALES. 1. LA CONVOCATORIA NO ES REQUISITO ESENCIAL: Según el artículo 186 del Código de Comercio, para la debida conformación y funcionamiento de las asambleas y juntas de socios es necesario cumplir lo prescrito en la ley o en los estatutos en cuanto a convocación y quórum. Sin embargo, el requisito de la convocatoria previa puede obviarse cuando quiera que en la reunión respectiva se halle representada la totalidad de los asociados, conforme a lo dispuesto en el artículo 182 ibídem, de donde resulta claro que las reuniones de estos órganos sociales pueden llevarse a cabo con previa citación o sin ella, según sean las condiciones en que acudan los accionistas o socios. 2. REQUISITOS ESENCIALES DE LAS REUNIONES NO PRESENCIALES: Teniendo en cuenta que el artículo 186 del Código de Comercio no alude a la convocatoria como presupuesto para la existencia de las reuniones no presenciales, los requisitos esenciales de estas reuniones se resumen en la participación de todos los socios o de todos los miembros de la junta directiva en su caso y a la utilización de un medio susceptible de probarse. De acuerdo con la regla general mencionada, estas reuniones pueden obedecer a la determinación concreta de sesionar conforme a las nuevas condiciones que permite la ley o a una citación o convocatoria previa, ya sea que ésta se efectúe inicialmente para una reunión presencial que luego se realice bajo la modalidad de no presencial, o que desde el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros. Parágrafo. Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artículo 19 de esta Ley, cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se aplicará a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20, cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes allí sealado. un comienzo se realice para promover una reunión no presencial a la cual los socios o administradores asistirán preparados, gracias a la antelación. .. Si bien las consideraciones expuestas bastan para responder sus inquietudes, es pertinente frente a los puntos 2 a 4 resumir algunos apartes de los conceptos contenidos en los Oficio 220-133691 del 26 de agosto de 2014 y 220-000593 del 5 de Enero de 2007 . 2. De la preceptiva mencionada se observa que el legislador no determina el medio técnico idóneo para probar la reunión no presencial, se limita a destacar la viabilidad de éste tipo de reunión en la medida en que la sociedad pueda probar la participación de todos los miembros que conforman la junta directiva, o de todos los socios o accionistas tratándose de reuniones del máximo órgano social, esto quiere decir, en otros términos, la reunión llamada no presencial es viable siempre que el medio técnico o tecnológico utilizado permita probar que los miembros que conforman la junta directiva participaron en las deliberaciones o decisiones objeto de la reunión, formalidad sin la cual son ineficaces las decisiones adoptadas. .. En resumen de lo expuesto, cualquier medio técnico o tecnológico es viable siempre que permita probar la participación en las deliberaciones y decisiones de todos los asociados, si se trata de reuniones del máximo órgano social, o de todos los miembros que conforman la junta directiva. 3 No es dable hablar de quórum como quiera el presupuesto que determina la procedencia de las reuniones aludidas es la participación de todos los miembros, tratándose de la junta directiva. En el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, actualmente modificado por el artículo 148 del Dec- Ley 019 de 2012 . se lee Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. Subrayado fuera de texto. Por su parte, el Parágrafo del artículo 22 ss., dispone la ineficacia de las decisiones adoptadas . cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva Los destacados son nuestros, en razón de la Universalidad de la reunión. 4 Como se dijo, al inicio de la presente consulta, por regla general la Junta Directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que se pactaré un quórum superior. Para evitar abusos del mecanismo que se analiza, la Ley 222 determina la exigencia de que las reuniones no presenciales sean siempre de carácter universal. Este requisito obedece, sin más, a razones de seguridad jurídica y a consideraciones de orden práctico. Al no existir, en general, convocatoria formal para esta clase de reuniones, el riesgo de que pueda perjudicarse el interés de algún socio o grupo, puede ser de gran entidad. Es claro del esquema de universalidad del máximo órgano social que basta la voluntad unánime de los asociados de constituirse en asamblea o junta de socios, para que las decisiones, adoptadas de acuerdo con las mayorías exigidas, resulten vinculantes para todos. Por ello la falta del mentado requisito de universalidad o de la referida voluntad de actuar en forma colegiada, conducirá inexorablemente a la ineficacia de las decisiones adoptadas., en tono con lo dispuesto en el Parágrafo del artículo 21 Ley 222 de 1995. Negrilla fuera de texto. Para terminar, viene al caso precisar lo siguiente acerca de la participación de los miembros de junta directiva. Cuando un miembro de junta directiva participa en una reunión de dicho órgano social a través de video conferencia o cualquier otro mecanismo virtual, se considera válidamente como asistente para todos los efectos Jurídicos, que no ausente, solo en el ámbito de una reunión no presencial, siempre y cuando cumpla todos los requisitos que para esa clase de reuniones el artículo 19 de la ley 222 de 1995 y demás normas concordantes. Contrario sensu, las reuniones presenciales de junta directiva conforme a las reglas contenidas en el artículo 438 del Código de Comercio, entre otras, en las cuales uno o más de sus miembros pretenda participar mediante video conferencia u otro medio tecnológico, se entendería como ausente al no probarse su presencia o participación física, por cuanto este requisito resulta indispensable en este tipo de reuniones. En los anteriores términos, se ha dado contestación a su consulta, no sin antes advertirle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.