Reuniones máximo órgano social - poderes

Problemas jurídicos

1. ¿Qué requisitos deben cumplir los poderes otorgados por los asociados a terceros para que los representen en la asamblea de accionistas o junta de socios?

   Posición actual

   Con respecto a esto, la Entidad manifiesta que, todo lo relativo a los poderes para ejercer el derecho que a los asociados les asiste de ser representados en las reuniones del máximo órgano social se sujeta a las reglas establecidas en el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, el cual dispone que todo socio podrá ser representado en las reuniones del máximo órgano social, por medio de poder otorgado por escrito, en el cual se deberá incluir: · Nombre del apoderado · Persona quien a éste puede sustituirle · Circunstancias de tiempo modo y lugar de la reunión. · Los requisitos previstos en los estatutos. · Los poderes en el exterior solo deberán cumplir con las formalidades señaladas. · Aceptación del mandatario o de la persona a la que se le ha conferido el poder. El poder no estará limitado temporalmente por la fecha de la o las reuniones que en particular se señalen, sino igualmente por la época que se especifique, lo que significa que su duración está limitada por el transcurso del tiempo que comprenda la época indicada. Esto ha permitido que sea ajustado a derecho que un asociado le haya otorgado poder a un tercero para ser representado en todas las reuniones al interior del trámite de liquidación. La Ley 527 de 1999, estableció que cuando se requiera que la información conste por escrito, el requisito se entiende cumplido por un mensaje de datos (correo electrónico, mensaje de datos, fax, telegrama o telefax), siempre que se tenga certeza de quien lo originó, que el mensaje cuenta con su aprobación, goce de integridad e inalterabilidad. A las reuniones del máximo órgano social debe acudir el apoderado solo, ya que la concurrencia de manera conjunta de poderdante y apoderado se entiende como una forma de revocar el poder inicialmente otorgado y entonces su presencia dentro del seno de la sesión estaría supeditada a que lo permitan los asociados. Basta que sea otorgado por escrito. No puede entonces pretenderse que para que el mismo tenga validez, deba obtenerse el reconocimiento de la firma de quien lo suscribe ante notario o ante alguna autoridad. No es jurídicamente viable exigir a los asociados que deseen otorgar poder para hacerse representar en las reuniones del máximo órgano social unas calidades especiales, tales como la de detentar la calidad de abogado.

   Reiteración: Oficio 220-56234 de 26 de octubre de 2004 ,Oficio 220-034525 del 16 de febrero de 2016 Oficio 220-003854 del 17 de enero de 2022

2. ¿Puede un accionista representar mediante poder a otros accionistas en la asamblea, cuyas acciones en conjunto equivalgan a un número mayor al 51% de las acciones suscritas, y él solo tomar decisiones tales como el nombramiento de la junta directiva, del revisor fiscal y aprobar los estados financieros?

   Posición actual

   Con respecto a esto, la Entidad sostiene que, en la legislación mercantil no existe ninguna norma que señale que un asociado no puede representar en una sesión de asamblea general de accionistas, más que un número determinado de acciones o un porcentaje en el que se encuentre dividido el capital, a menos que en los estatutos se establezca dicha prohibición. Un asociado en forma personal y como representante de más del 51% de las acciones suscritas, puede tomar las decisiones que considere necesarias para el funcionamiento normal de la asamblea general de accionistas, entre las cuales se encuentra elegir la junta directiva, el revisor fiscal y aprobar los estados financieros correspondientes.

3. ¿Es posible que el administrador de la sociedad represente en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras esté en el ejercicio de su cargo?

   Posición actual

   Con respecto a esto, la Entidad manifiesta que, el artículo 185 del Código de Comercio consagra una prohibición para los administradores y empleados de la compañía, en el sentido de que no podrán representar en las reuniones de dicho órgano acciones distintas de las propias, mientras se encuentren en ejercicio de sus cargos, es decir, en desarrollo de las actividades propias del cargo discernido. Quienes ostenten las calidades aludidas no podrán representar acciones distintas de las propias salvo que actúen en representación legal. Conforme a lo dispuesto en el artículo 22 de la ley 222 de 1995, los miembros de la junta directiva, entre otros, ostentan la condición de administradores, y como tal, se encuentran dentro de la referida prohibición legal, y por lo mismo no se les puede conferir poder en desconocimiento de la prohibición legal, so pena de que las decisiones que se adopten puedan resultar ineficaces o nulas, conforme al precepto previsto por el artículo 186 del Código de Comercio. El administrador no puede representar acciones de otro socio, ni siquiera cuando el poder le fue otorgado con anterioridad a su designación como miembro de junta directiva. Dicha prohibición solo aplica mientras el administrador esté en ejercicio de su cargo, lo que permite colegir que, si al momento de la votación del máximo órgano social de que se trate, el socio no ostenta dicha calidad, no será sujeto de la restricción aludida, máxime como es sabido, que las normas de carácter restrictivo o prohibitivo tienen aplicación eminentemente restrictiva, de donde no le es dable al intérprete extender sus alcances.

4. ¿Qué diferencias existen entre los poderes generales y especiales?

   Posición actual

   Con respecto a esto, la Entidad manifiesta que, cuando se le otorga un poder a un tercero se está celebrando un contrato de mandato, que es aquel por el cual una persona encomienda la realización de uno o más negocios a otra persona la cual se debe hacer cargo de ellos, pero por cuenta y riesgo de quien encomienda la realización de los negocios. El poder especial comprende uno o más negocios determinados, la actuación del apoderado es concreta y para un caso específico. El poder general se otorga para diferentes negocios en general, como bien puede ser ejercer la defensa del comitente, presentar demandas, participar en conciliaciones o como en el caso que nos ocupa, asistir a las reuniones del máximo órgano social de la compañía o compañías de la cual el mandante sea asociado (artículo 2156 del Código Civil). El poder general se debe otorgar por escritura pública. La diferencia entre los dos poderes, especial y general, radica esencialmente en que el especial es mucho más limitado, restringido, y el general concede al mandatario una mayor libertad en las actividades que debe realizar y por ende puede operar varios asuntos a nombre de su mandante. El poder general para representar a los accionistas en las reuniones del máximo órgano social es plenamente válido hasta que sea revocado por el mandante, y no pueden algunos asociados ni el máximo órgano social, desconocerlo pues carecen de competencia para ello.

5. ¿Es posible establecer en los estatutos sociales de una sociedad anónima la obligación de los accionistas minoritarios de ser representados por un apoderado previamente postulado?

   Posición actual

   Con respecto a esto, la Entidad manifiesta que, la titularidad del derecho del que goza el asociado en su calidad de tal también lleva inmersa la posibilidad de ejercerlo bien directamente o por intermedio de un apoderado, y la ley sustancial de manera expresa lo faculta para ello, pues de no ser así, no tendría razón de ser el precepto contemplado en el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la ley 222 de 1995. Jurídicamente no resulta viable establecer en los estatutos de una sociedad la obligación de los accionistas minoritarios de ser representados por un apoderado previamente postulado por los mismos. Cosa diferente es que uno o varios accionistas, de manera individual o conjunta, voluntariamente decidan nombrar un apoderado para que los represente en sus actuaciones frente a la sociedad.

6. ¿Cuál es la vigencia de un poder otorgado para la representación de un asociado durante una reunión del máximo órgano social que no se celebró?

   Posición actual

   Con respecto a esto, la Entidad manifiesta que, este despacho ha asumido de tiempo atrás una posición, que aún mantiene, en el sentido de que el poder que se haya otorgado para representar a un socio durante una reunión del máximo órgano social, que fue suspendida o que no pudo llevarse a cabo, mantiene sus alcances respecto de la reunión reanudada o nuevamente convocada, siempre que el socio poderdante aún mantenga la voluntad de hacerse representar por el mandatario o apoderado. Si bien el poder puede otorgarse para una fecha determinada, también permite que se confiera para un período o lapso de tiempo, basta que los términos del mismo sean claros en forma que permita conocer la voluntad del poderdante para inferir la vigencia y validez del documento. Los poderes otorgados para la primera sesión pueden ser utilizados para participar como apoderados en la reunión de segunda convocatoria, en la medida que el mandato no fue ejecutado por cuanto no fue posible celebrar ni participar en la primera.

7. ¿Cuál es el alcance de un poder otorgado para la representación de un asociado durante una reunión del máximo órgano social desconvocada?

   Posición actual

   Con respecto a esto, la Entidad manifiesta que la convocatoria se asimila a la propuesta de un negocio u oferta, que conforme a lo dispuesto por el artículo 846 del Código de Comercio, se trata de la proposición para la celebración de un negocio jurídico que, una vez conocido por los destinatarios se torna en irrevocable. Así las cosas, una vez conocida por los asociados la convocatoria a reunión del máximo órgano social, surge la obligación para quien convoca de adelantarla en los términos, fechas y condiciones establecidos en el documento que convoca. Solo en el evento de que existiera manifestación expresa de todos y cada uno de los socios que representen el 100% de las acciones en circulación, sería factible tal aplazamiento. En el evento que un poder sea otorgado para la representación de un asociado durante una fecha específica y tal reunión es desconvocada en debida forma, mediando una posterior convocatoria para otra reunión, considera esta oficina que el poder conferido para la primera de estas reuniones no tiene el alcance de cobijar la representación del asociado en la segunda, ya que como se explicó anteriormente, por unanimidad los asociados renunciaron voluntariamente a reunirse en la primera oportunidad, lo cual desestima el alcance de los poderes otorgados para dicha ocasión. No sucede igual con los poderes otorgados para reuniones de segunda convocatoria o las que continúan reuniones suspendidas, pues, en ambos casos, a pesar de que las reuniones posteriores suceden en fechas ulteriores a la de la reunión para la cual fue conferido el poder, se trata de la misma reunión convocada para la cual fue otorgado el aludido mandato de representación.

8. ¿Pueden asistir personas diferentes a los asociados a la Asamblea general de accionistas?

   Posición actual

   Con respecto a esto, la Entidad manifiesta que la asamblea o junta puede determinar o aceptar la comparecencia de personas distintas, a título de invitados, pues no existe norma legal alguna que prohíba la asistencia de personas que no tengan la calidad de asociados o apoderados de los mismos a las sesiones del máximo órgano de una sociedad.

9. ¿Puede un apoderado con un poder otorgado para participar en asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas para un periodo determinado usar dicho poder para intervenir en una asamblea de carácter universal convocada dentro de ese mismo período?

   Posición actual

   Oficio 220-200236 del 14 de octubre de 2020 (…) esta Superintendencia se ha pronunciado al respecto así: Para ese fin se debe precisar que el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222, regula los aspectos relacionados con los poderes para ser representado en las reuniones de la asamblea general de accionistas o juntas de socios. Al tenor de la citada norma se tiene que, todo socio, sea persona natural o jurídica, podrá hacerse representar en las reuniones del máximo órgano social, mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que los estatutos establezcan. (…) A su turno, en cuanto concierne a la extensión, ha sido reiterada la doctrina de esta Superintendencia, en el sentido de considerar que es ajustado a los presupuestos legales indicados el poder en virtud del cual un asociado confiera la facultad de hacerse representar en todas las reuniones que realice el máximo órgano social durante el trámite de la liquidación, o en el curso de unas fechas expresamente determinadas, en cuyo caso la participación de los apoderados se ha de llevar a cabo sin limitación alguna, salvo las que expresamente les haya señalado el mandante, a lo cual habrá de estarse no solo el apoderado sino igualmente los demás asociados para la toma de decisiones. Por lo anterior, se entenderá que de acuerdo con lo determinado en el artículo 184 del Código de Comercio, el poder respectivo deberá cumplir con los señalados requisitos para que el mandatario pueda representar a su mandante, en las reuniones de asamblea a realizarse durante época determinada en el poder.

10. ¿Cómo se deben presentar los poderes para asistir a reuniones del máximo órgano social en entornos virtuales y es necesario que cuenten con firma digital cumpliendo lo estipulado en el Código General del Proceso?

    Posición actual

    Oficio 220-027676 del 22 de diciembre de 2023 En cuanto al otorgamiento de poderes para representación de los accionistas en las reuniones sociales, el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, dispone: “ARTÍCULO 184. REPRESENTACIÓN DE LOS SOCIOS. Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la Junta de Socios o Asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se señalen en los estatutos. (…)” Ahora bien, teniendo en cuenta que, frente al tema, la Ley 1258 de 2008 no dispuso regla especial aplicable a las sociedades por acciones simplificadas, el artículo 45 de la misma, sí estableció “En lo no previsto en la presente ley, la sociedad por acciones simplificada se regirá por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, por las normas legales que rigen a la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio”, por lo cual le aplica el artículo trascrito en pretérito. De esta manera, los poderes otorgados para la representación en una reunión del órgano social, deberán cumplir con lo establecido en la normatividad precedente, debiendo tener presente siempre la posibilidad que brinda el Código General del Proceso en su artículo 74, donde estipula que podrá conferirse poder especial por mensaje de datos con firma digital. Así las cosas, queda al arbitrio del poderdante la escogencia de la forma en que configura el poder, distinto de la responsabilidad que recae en el representante legal, en los casos de reuniones no presenciales, de la verificación de identidad de los participantes virtuales, para garantizar que sea en estos casos los verdaderos apoderados de los socios.