Reuniones del máximo órgano social - Reuniones universales

Problemas jurídicos

1. ¿Cuáles son las condiciones a tener en cuenta para considerar que una reunión de asamblea general de accionistas tiene el carácter de universal?

   Posición actual

   Con respecto a esta inquietud, la Entidad sostiene en el oficio 220-068617 del 5 de junio de 2011, que la reunión que carece de convocatoria, y cuya validez depende de la circunstancia de estar presentes la totalidad de asociados y que su intención sea claramente la de sesionar como Asamblea General, ha sido denominada doctrinalmente “Reunión Universal”.

2. ¿En una reunión universal se puede decidir convocar a la asamblea a una reunión posterior?

   Posición actual

   Con respecto a esta inquietud, la Entidad sostiene en el oficio 220-093540 del 26 de mayo de 2016, que en una reunión universal, como en cualquiera otra, los asociados pueden adoptar todas las decisiones a que haya lugar sobre los asuntos de su competencia, lo que implica que bien pueden acordar que se convoque la asamblea a una reunión posterior, en cuyo caso dicha reunión podrá realizarse, en la medida en que sea convocada por una de las personas para ese fin facultadas y con el lleno de las formalidades legales y estatutarias pertinentes, pues la sola determinación del máximo órgano social en tal sentido, no sustituye ese requisito. Asunto diferente es que, en una reunión universal, los asociados de común acuerdo, o mediante un “pacto voluntario”, que no obliga, decidan reunirse en asamblea general de accionistas o junta de socios en una fecha posterior, sesión que será de carácter universal, valga resaltar, siempre que asista la totalidad de los asociados, pues en caso contrario no se conformaría el órgano y, por tanto, no se podría adoptar determinación de ninguna índole. En caso contrario, es decir, de no concurrir la totalidad de los asociados (presentes o debidamente representados), en las circunstancias anteriores, las decisiones que se tomen serán ineficaces (artículos 186 y 190 de la legislación mercantil).

3. ¿A qué reglas deben sujetarse las decisiones de una reunión universal de una sociedad anónima?

   Posición actual

   Con respecto a esta inquietud, la Entidad sostiene en el oficio 220-021063 del 26 de febrero de 2013 que, si bien resulta claro que de estar presente la totalidad de los accionistas, éstos pueden declararse en asamblea general y deliberar y tomar las decisiones sobre asuntos de su competencia, como único mecanismo que permite obviar la convocatoria y/o subsanar cualquiera irregularidad en la misma, las reuniones deberán llevarse a cabo conforme a las reglas previstas en el citado artículo 186, en este caso “(…) las decisiones que se adopten con el número de votos previsto en los estatutos o en las leyes obligarán a todos los socios, aún a los ausentes o disidentes, siempre que tengan carácter general y que se ajusten a las leyes y a los estatutos (… .).” (Art. 188 del Código de Comercio), por lo que es preciso advertir al consultante que el quorum para deliberar y decidir será el previsto en los artículos 68 y 69 de la Ley 222 de 1995, a menos que se hubiere regulado expresamente en el contrato social, caso en el serán aquellas las de obligatorio cumplimiento.

4. ¿Qué ocurre si, sin convocatoria previa, la reunión del máximo órgano social se realiza fuera del domicilio social y no están presentes o debidamente representados la totalidad de los socios que conforman el capital social?

   Posición actual

   Con respecto a esta inquietud, la Entidad manifiesta en el oficio 220-035001 del 16 de abril de 2013, que en el evento en que no se dé el presupuesto exigido en el artículo 182 del Código de Comercio para la realización de la llamada “reunión universal”, las decisiones que lleguen a adoptarse serán ineficaces a la luz de lo contemplado en el artículo 190 ibidem.

5. ¿Qué ocurre si en una reunión universal se desintegra el quorum?

   Posición actual

   Con respecto a esta inquietud, la Entidad manifiesta en el oficio 220-094367 del 31 de mayo de 2016 que es claro que en el evento de que por una u otra razón, después de instalada la sesión, se desintegre el quorum de la totalidad de los asistentes, la reunión denominada “universal” pierde todo efecto y por ende deja de existir, por desaparecer el presupuesto legal que la posibilita, lo que determina que cualquier decisión que se adopte en esas circunstancias será ineficaz, a la luz del artículo 190 ibidem. En este orden de ideas, es dable concluir que: La reunión pierde el carácter de “universal”, al retirarse uno o varios asociados o sus apoderados, y por ende de continuar en esas condiciones, las decisiones que se adopten serán ineficaces a la luz de lo consagrado en el artículo 190 del Código de Comercio.

6. ¿Es legítimo celebrar reuniones universales en ausencia de un socio que falleció, sin que con ello se vulneren los derechos de los herederos?

   Posición actual

   Con respecto a esta inquietud, la Entidad manifiesta que esto es posible siempre que, para el efecto, de acuerdo con el artículo 378 del Código de Comercio, los herederos acudan a la reunión, a través del albacea, pero si no hay, o habiéndolo, no acepta el encargo, corresponderá la representación a la persona que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o en el respectivo trámite sucesoral. En consecuencia, el representante de las acciones de la sucesión ilíquida designado de esta manera, puede deliberar y emitir su voto dentro de la asamblea general de accionistas, cualquiera que sea la clase de reunión, conforme a los estatutos sociales y la ley.

7. ¿Es viable aprobar una fusión en una reunión universal de una sociedad anónima o de una sociedad de responsabilidad limitada?

   Posición actual

   Con respecto a esta pregunta, la Entidad manifiesta que, en efecto, debe precisarse que al tratarse de una reunión universal, además de encontrarse presentes todos los socios, se requiere que estos hubieren decidido constituirse en Asamblea General de Accionistas, con el fin de considerar el tema específico de la fusión, en el entendido que debe aplicarse el mismo planteamiento previsto por el oficio 220-14445 de 30 de abril de 1998, para la aprobación de los balances de fin de ejercicio en reuniones universales, en cuanto a que los socios han tenido conocimiento anticipado de la situación financiera y administrativa de la compañía; es decir, que en este caso, están enterados de las condiciones en las que se iría a aprobar el compromiso de fusión, para que puedan válidamente ejercer su derecho de retiro y que en tal evento al adoptar la reforma, no se afecte el quórum previsto en los estatutos para la fusión o, en su defecto, para la disolución anticipada (Artículo 173 del Código de Comercio).

8. ¿Es viable aprobar una escisión en una reunión universal?

   Posición actual

   Con respecto a esta pregunta, la Entidad manifiesta en el oficio 220-073515 del 11 de julio de 2019 que los pronunciamientos contenidos en los oficios 220-062800 del 4 de noviembre de 2005 y el 100.87.155 del 20 de septiembre de 1999, se encuentren vigentes, pues la conclusión expuesta en el primer pronunciamiento en cuanto a que “(…) la presencia del quórum universal y el consentimiento unánime de los socios, son suficientes para convalidar uno como otro requisito, por consiguiente, para revestir de validez la operación que en esas condiciones se adopte”; resulta cierta; como también aquella contenida en el segundo oficio, en cuanto concluye lo siguiente: “En este orden de ideas, y como el fin de la preceptiva del artículo 13 de la Ley 222 es la protección de los socios permitiendo que puedan ejercer su derecho de retiro cuando la operación les imponga una mayor responsabilidad o implique una desmejora de sus derechos patrimoniales, considera este Despacho que en el evento de que la decisión se adopte en una reunión universal, con la presencia y decisión de todos los socios, es posible obviar no solamente el término de los quince días hábiles que se exigen sino la convocatoria, por cuanto la presencia de todos los socios y la manifestación expresa de los mismos de estar todos de acuerdo con la aprobación de la escisión, dejaría a salvo su protección y, por ende, la finalidad de la norma que se estudia”

9. ¿Puede realizarse una reunión universal en un sitio distinto al domicilio social?

   Posición actual

   Con respecto a esta inquietud, la Entidad manifestó en el oficio 220-016069 del 5 de febrero de 2020 que, en torno a la reunión universal, esta oficina se pronunció en el oficio 220-093540 del 26 de mayo de 2016, en el siguiente sentido: “(….) Así, en primer lugar se observa que el asunto gira en torno a las condiciones de lo que se denomina reunión universal, figura a través de la cual el legislador posibilita que los asociados se reúnan e integren la asamblea o la junta de socios prescindiendo del requisito de la previa convocatoria, las cuales tienen lugar única y exclusivamente cuando se encuentran presentes o debidamente representados, se recalca, la totalidad de los socios o accionistas de la compañía, y existe la voluntad manifiesta de realizar una sesión. Al respecto, el segundo inciso del artículo 182 del Código de Comercio consagra: “[…]” “La junta de socios o la asamblea se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocación, cuando se halle representada la totalidad de los asociados”. Igualmente, el artículo 426 ibidem expresa que: “La asamblea se reunirá en el domicilio principal de la sociedad, el día, a la hora y en el lugar indicados en la convocatoria. No obstante, podrá reunirse sin previa citación y en cualquier sitio, cuando estuviere representada la totalidad de las acciones suscritas” (artículo 372 ibidem.). En tal caso, se está ante una reunión de carácter universal, para la cual, como se indicó, puede obviarse la convocatoria y aunque la misma se lleve a cabo en un lugar diferente del domicilio social, es permitido deliberar y decidir válidamente en las condiciones señaladas, simple y llanamente porque el interés jurídico tutelado se encuentra debidamente garantizado, al contarse con la presencia de la totalidad de quienes integran el capital. Se tiene como entonces, la reunión universal es la única excepción, pues la regla general establecida en el artículo 186 del Código citado, determina que las reuniones se realizarán con sujeción a lo prescrito en las leyes y los estatutos en cuanto a convocatoria y quorum (…)”

10. ¿En una sociedad anónima, es posible celebrar reuniones universales sin la participación de algunos socios industriales?

    Posición actual

    Oficio 220-016069 del 05 de febrero de 2020 (…) que la asamblea general de accionistas se conforma por todos los socios de la compaía de donde se colige que la convocatoria, como mecanismo de citación para conformar el máximo órgano social, debe dirigirse a todas las categorías de socios. Por tal razón, los administradores, que son los llamados a cumplir su deber de convocar, están obligados a dirigir la respectiva citación sin excepción, a quienes tengan la calidad de accionistas, incluidos aquellos que hubieren adquirido acciones de industria, aunque solo tengan derecho a voz dentro de la reunión. Constituye excepción al anterior principio, aquella prevista en el inciso 2 del artículo 182 del Código de Comercio cuando seala lo siguiente: La junta de socios o la asamblea se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocación, cuando se hallare representada la totalidad de los asociados. Ahora bien, para responder la inquietud propuesta en el caso descrito en la consulta, cual es determinar si la reunión cumplió con los requisitos de ley, teniendo en cuenta que como se menciona, pretendió hacerse una reunión universal vale decir, que los socios se reunieron sin convocatoria previa y que a la reunión no asistieron dos de los socios industriales, podría anticiparse que al no haber estado presentes o debidamente representados la totalidad de los socios, presupuesto que constituye la única condición para que pueda hablarse de reunión universal, conforme al artículo 186 del Código de Comercio, las decisiones podrían resultar ineficaces, a la luz del precepto contenido en el artículo 190 del mismo código.

11. Si una sociedad limitada establece en sus estatutos que para las reuniones extraordinarias se convocará con una antelación de 15 días calendario, pero los socios se reúnen dos días antes de completarse dicho período, ¿se puede considerar tal reunión de carácter universal y dar plena validez a la misma?

    Posición actual

    Oficio 220-116355 del 15 de julio de 2020 En primer lugar, el artículo 186 del Código de Comercio establece los requisitos para la celebración de reuniones asamblea de accionistas o junta de socios, sealando que deben realizarse en el domicilio social, cumpliendo con lo dispuesto en los estatutos y la legislación mercantil, en lo referente a la convocatoria y quorum. Por su parte, el artículo 424 del Código de Comercio, dispone que la convocatoria para cualquier reunión de la asamblea general de accionistas, en las sean objeto aprobación de estados financieros deberán realizarse con 15 días de anticipación, so pena de ineficacia tal como lo dispone el artículo 190 del Código de Comercio. No obstante, el Código de Comercio regula las reuniones universales, en las cuales, la asamblea de accionistas o junta de socios, podrá reunirse cualquier día, sin que para ello sea necesario su convocatoria, tal como lo dispone, el artículo 182 del Código de Comercio: Artículo 182. Convocatoria y deliberación de reuniones ordinarias y extraordinarias. (…) La junta de socios o la asamblea se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocación, cuando se hallare representada la totalidad de los asociados. (…) Así las cosas, para la celebración de reuniones universales, se requiere que se encuentren reunidos todos los socios o estén debidamente representados, pero en el caso de que la asamblea o junta de socios tenga por objeto la consideración y aprobación de los estados financieros de fin de ejercicio, respecto de los cuales se impone garantizar por parte de los administradores el ejercicio del derecho de inspección, la reunión sería viable siempre que medie renuncia expresa a tal derecho por parte de todos los asociados, tal como lo manifestó este Despacho, mediante Concepto 220- 73535 del 19 de diciembre de 2006, que para el efecto en su parte pertinente a continuación se transcribe: En consecuencia, si la totalidad de los asociados en un momento dado resuelven constituirse en asamblea general, haciendo uso de las prerrogativas que reconoce la ley en virtud de la universalidad, valga decir que estén presentes la totalidad de los asociados, realizan la reunión en el sitio que a bien tengan con el fin de tratar los temas que estimen necesarios y en ese orden, adoptar algunas o todas las decisiones que serían objeto del temario propio de la reunión ordinaria, pueden también someterse a la aprobación el balance de fin de ejercicio, pues la ley no ha hecho ninguna prohibición al respecto. Sin embargo, para la aprobación de los estados financieros, debe tenerse en cuenta como antes se anotó, que esa función supone el ejercicio previo por parte de los accionistas del derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, so pena, de una parte, de resultar viciada la decisión tomada sin observancia de ese requisito y de otra, de las sanciones que por ese hecho proceden contra los administradores y el revisor fiscal. Por lo anterior, en la reunión que nos ocupa, para someter a consideración los estados financieros de la compaía, sin haber ejercido el derecho de inspección. se requiere de la renuncia expresa por parte de la totalidad de los mismos, lo cual implica que en ese caso el balance solo se entenderá aprobado cuando la decisión sea adoptada unánimemente, pues es obvio que en ese evento todos han hecho dejación de ese derecho, o lo que es equivalente, que consideran suficiente el examen de los libros y papeles que hayan realizado en el curso de la misma reunión De esta manera, frente a las dos inquietudes propuestas, es viable concluir que la reunión celebrada tuvo el carácter de universal, por cuanto de acuerdo con el escrito de consulta, se celebró con la presencia y/o representación del 100% de los asociados, lo que, a juicio de esta Oficina, permite válidamente efectuar su inscripción en el Registro Mercantil. No obstante, se sugiere revisar si dentro de los temas a tratar dentro de la reunión estuvo la aprobación de los estados financieros del ejercicio anterior, pues en este caso, los asociados debieron renunciar expresamente al ejercicio del derecho de inspección, circunstancia que podría concretarse con la constancia de la aprobación unánime de los estados financieros.

12. En caso de darse una reunión universal, ¿Se puede prescindir de la citación a la Superintendencia de Sociedades de que trata el artículo 183 del código de Comercio y cuales serian las consecuencias de dicha omisión?

    Posición actual

    Oficio 220-144367 del 06 de julio de 2022 Con fundamento en el Decreto 2155 de 1992, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa 01 de 1993, la cual, para la materia que nos ocupa, hizo la siguiente precisión: “Envío de documentos. En adelante no será obligatorio informar la fecha, hora y lugar en que deban celebrarse las reuniones del máximo órgano social, ni enviar las actas correspondientes a tales reuniones, ni los balances de fin de ejercicio, salvo que esta superintendencia lo solicite en cada caso en particular…”. De conformidad con lo establecido en la referida Circular Externa, queda claro que no es obligatorio informar la fecha, hora y lugar en que deban celebrarse las reuniones del máximo órgano social, salvo que esta Superintendencia lo solicite en un caso particular. Vale la pena poner de presente que según lo dispuesto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, le asiste a esta Entidad la facultad de enviar delegados a las reuniones de la asamblea general o junta de socios de la sociedades vigiladas o controladas, cuando lo considere necesario. En lo relativo a las sanciones legales sobre las decisiones tomadas en la junta de socios o asamblea de accionistas, se resalta que las tomadas en contravención a lo prescrito en el artículo 186 del Código de Comercio serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes.