CONCEPTOS SOBRE EL DEBER DE CUSTODIA DE LOS PAPELES Y LIBROS DEL COMERCIANTE.

OFICIO 220-134218 DEL 30 DE MAYO DE 2024 REFERENCIA: RADICACIÓN 2024-01-267118 ASUNTO: CONCEPTOS SOBRE EL DEBER DE CUSTODIA DE LOS PAPELES Y LIBROS DEL COMERCIANTE. Me remito a la comunicación radicada en esta Entidad con el número de la referencia, en la que se solicita que se revise la posición doctrinal emitida mediante conceptos 220- 020784 del 14 de diciembre de 2023 y 220-032168 del 28 de diciembre de 2023, por lo cual plantea la consulta en los siguientes términos: “(…) I. HECHOS 1. El artículo 60 del Código de Comercio establece lo siguiente: “Artículo 60. Conservación de los libros y papeles contables – reproducción exacta. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.” (…) (subrayado fuera de texto) 2. El artículo 28 de la ley 962 de 2005 dispone lo siguiente: “Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles del comerciante. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.” (…) Página: | 1 ________________________________________________________________________ 3. El artículo 86 de la ley 962 de 2005 dispone que “la presente ley rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.” 4. Producto de la promulgación de la ley 962 de 2005, varios sectores de la doctrina habían considerado que el deber consagrado en el artículo 60 del Código de Comercio que subrayo (en adelante, el “Deber de Custodia”), había quedado tácitamente derogado por el artículo 28 de la ley 926 de 2005: Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. 5. Que la Superintendencia de Sociedades, mediante oficio 220-083021 del 1 de julio de 2013, reiterado en el oficio 220-017568 del 13 de febrero de 2017 ha establecido que: “Sobre el particular, le informo que con ocasión de la expedición y entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005, específicamente su artículo 28, cesó la obligación legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que imponía la necesidad de conservar permanentemente la documentación social, aún cuando con la posibilidad de que después de los diez años, se acudiera a un medio técnico adecuado que garantizara su reproducción exacta en relación con el cual se cumplieran los demás requisitos que contemplaba la norma.” 6. Que con las normas y doctrina citada con anterioridad, el Deber de Custodia se entendió derogado y ya no hay deber legal de que los libros, después de 10 años desde su último asiento y destruidos, deban conservarse por cualquier medio técnico que garantice la reproducción exacta de los libros destruidos. 7. Que con lo anterior varios comerciantes procedieron a destruir los libros que llevaren más de 10 años desde la fecha de su último asiento, documento o comprobante, actuando de buena fe que estaban en cumplimiento de lo establecido en el artículo 28 de la ley 962 de 2005 y los oficios de la Superintendencia de Sociedades citados con anterioridad. 8. Adicionalmente, con los citados oficios de la Superintendencia de Sociedades, los comerciantes actuaron bajo lo dispuesto por los mismos, que sin perjuicio de que no son vinculantes, sí constituyen doctrina. 9. Así mismo, los citados oficios generaron en los comerciantes confianza legítima en la administración y por ende procedieron a destruir sus libros de más de 10 años desde su último asiento, documento o comprobante, sin que garantizaran que su reproducción exacta se pudiera realizar por cualquier medio técnico, es decir, sin observar el Deber de Custodia, ya que el mismo fue derogado. 10. Que con los oficios y en virtud del principio de confianza legítima, la administración debe abstenerse de modificar situaciones jurídicas originadas en actuaciones precedentes que generan expectativas justificadas (y en ese sentido Página: | 2 ________________________________________________________________________ legítimas) en los ciudadanos, como lo es lo dispuesto en el oficio 220-083021 del 1 de julio de 2013, reiterado en el oficio 220-017568 del 13 de febrero de 2017. 11. El principio de confianza legitima se deriva del principio de buena fe administrativa, consagrado en el artículo 3, numeral 4 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Esta norma dispone que “En virtud del principio de buena fe, las autoridades y los particulares presumirán el comportamiento leal y fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes.” Ahora, el principio de confianza legítima consiste en lo siguiente “Del principio de la buena fe se desprende el de confianza legítima, que pretende que la Administración se abstenga de modificar “situaciones jurídicas originadas en actuaciones precedentes que generan expectativas justificadas (y en ese sentido legítimas) en los ciudadanos, con base en la seriedad que -se presume- informa las actuaciones de las autoridades públicas, en virtud del principio de buena fe y de la inadmisibilidad de conductas arbitrarias, que caracteriza al estado constitucional de derecho” (sentencia T-180 A de 2010 de la Corte Constitucional). 12. En ocasión de lo anterior, la Superintendencia de Sociedades debe mantener la posición descrita en el oficio 220-083021 del 1 de julio de 2013, reiterado en el oficio 220-017568 del 13 de febrero de 2017 en lo referente a que el Deber de Custodia no aplica. 13. No obstante, la Superintendencia de Sociedades emitió los siguientes oficios que disponen lo contrario: (i) oficio No. 220- 020784 del 14 de diciembre de 2023, por el cual esta entidad indica que “de acuerdo con lo expuesto, se podrá destruir el archivo físico pasado el término de 10 años siempre y cuando se asegure por cualquier medio técnico su reproducción exacta”; (ii) oficio No. 220- 032168 del 28 de diciembre de 2023, en donde manifiesta “Ahora bien, respecto a la tercera pregunta, sobre el tiempo de conservación de los documentos, se hará referencia en primer lugar, a lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio” 14. Lo anterior genera un perjuicio grande a los comerciantes que realizaron la destrucción de sus libros de más de 10 años desde su último asiento, documento o comprobante, sin que garantizaran que su reproducción se pudiera garantizar por cualquier medio técnico, ya que estarían incumpliendo la normatividad vigente, exponiéndose a cuantiosas sanciones por parte de la Superintendencia de Sociedades y no hay forma de subsanar. 15. Que extraña el cambio de posición de la Superintendencia de Sociedades frente al Deber de Custodia, ya que con los oficios expedidos en 2023 lo “revive” y contraria el principio de confianza legítima. II. SOLICITUD En virtud de los hechos descrito con anterioridad, solicito respetuosamente a la Superintendencia de Sociedades que revise su posición doctrinal actual frente al Deber de Custodia y establezca mediante un oficio que el Deber de Custodia se encuentra derogado por el artículo 28 de la ley 962 de 2005, es decir, que el citado artículo derogó el deber de los comerciantes de que, una vez realicen la Página: | 3 ________________________________________________________________________ destrucción de los libros de más de 10 años desde su último asiento, documento o comprobante, deban garantizar su reproducción exacta por cualquier medio técnico. (…)”. En atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3. del artículo 2 de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Superintendencia, se emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver ni a decidir situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. De conformidad con lo expuesto anteriormente, en el entendido del alcance que tienen los conceptos de esta entidad, se establecerán en principio los siguientes argumentos jurídicos, para concluir desde ya que no hay lugar a la revisión de la posición doctrinal por parte de esta entidad, toda vez que los oficios recientes señalados por el peticionario no se contradicen, veamos: 1. PRINCIPIO DE CONFIANZA LEGÍTIMA: 1.1. Determinó la Corte Constitucional al respecto de este principio: “En esencia, la confianza legítima consiste en que el ciudadano debe poder evolucionar en un medio jurídico estable y previsible, en cual pueda confiar. Para Müller, este vocablo significa, en términos muy generales, que ciertas expectativas, que son suscitadas por un sujeto de derecho en razón de un determinado comportamiento en relación con otro, o ante la comunidad jurídica en su conjunto, y que producen determinados efectos jurídicos; y si se trata de autoridades públicas, consiste en que la obligación para las mismas de preservar un comportamiento consecuente, no contradictorio frente a los particulares, surgido en un acto o acciones anteriores, incluso ilegales, salvo interés público imperioso contrario. Se trata, por tanto, que el particular debe ser protegido frente a cambios bruscos e inesperados efectuados por las autoridades públicas. En tal sentido, no se trata de amparar situaciones en las cuales el administrado sea titular de un derecho adquirido, ya que su posición jurídica es susceptible de ser modificada por la Administración, es decir, se trata de una mera expectativa en que una determinada situación de hecho o regulación jurídica no serán modificadas intempestivamente. De allí que el Estado se encuentre, en estos casos, ante la obligación de proporcionarle al afectado un plazo razonable, así como los medios, para adaptarse a la nueva situación.”1. 1.2. Así mismo, la Sala Quinta de Descongestión del Consejo de Estado señaló: 1 COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-131 (19 de febrero de 2004). M.P. Doctora: CLARA INÉS VARGAS HERNÁNDEZ. Disponible en: https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2004/C-131-04.htm Página: | 4 ________________________________________________________________________ “El Consejo de Estado ha indicado que “El principio de confianza legítima consiste en la expectativa genuina que alberga el particular, de que las reglas establecidas por el Estado para el ejercicio de una actividad o el reconocimiento de un derecho no sean variadas súbitamente. De acuerdo con ello, este principio se ve defraudado cuando la autoridad produce un cambio abrupto en sus comportamientos y decisiones, cambio que resquebraja la esperanza legítima que el administrado se ha fijado.” Así mismo, el referido principio ha sido desarrollado como un mecanismo que permite conciliar el conflicto entre los intereses público y privado en aquellos casos en los cuales la administración ha creado expectativas favorables para el administrado y lo sorprende al eliminar súbitamente esas condiciones. Sin embargo, debe aclararse que la confianza o la buena fe de los administrados no se protegen garantizando la estabilidad de actos u omisiones contrarios al ordenamiento jurídico, pues precisamente, el interés general se presenta como un límite imponiendo el deber a la administración de enderezar los actos u omisiones irregulares, sin atropellar los derechos fundamentales de los asociados, tales como el debido proceso administrativo, para lo cual, por ejemplo, resultaría idóneo otorgar un período razonable de transición a los particulares, con el fin de que los mismos adecuen sus actuaciones conforme al ordenamiento jurídico. En otras palabras, la confianza legítima no puede alegarse para salvaguardar actuaciones que han sido expresamente proscritas por la ley. (…) Por su parte, el principio de la seguridad jurídica también ostenta rango constitucional el cual ha sido derivado, por la Corte Constitucional, del preámbulo de la Constitución y de los artículos 1, 2, 4, 5 y 6 de la Carta, en términos generales supone una garantía de certeza la cual acompaña otros principios y derechos en el ordenamiento, como el de confianza legítima y buena fe. (…)”2. 1.3. Sobre la obligatoriedad de los conceptos emitidos por la administración, igualmente la jurisprudencia se ha pronunciado así: “(…) Aquí la Corte se pronunció sobre la distinción entre acto administrativo y una variedad de actos que expresan un juicio, deseo o querer de la administración pero no llegan a ostentar ni los alcances ni los efectos de un acto administrativo. El acto administrativo representa el modo de actuar ordinario de la administración y se exterioriza por medio de declaraciones unilaterales o bien orientadas a crear situaciones jurídicas generales, objetivas y abstractas o bien orientadas a crear situaciones concretas que reconocen derechos o imponen obligaciones a los administrados. Los conceptos no configuran, en principio, decisiones administrativas pues no se orientan a afectar la esfera jurídica de los administrados, esto es, no generan deberes u obligaciones ni otorgan derechos. En el evento que el concepto se emita a solicitud de un interesado, éste tiene la opción de acogerlo o no acogerlo.(…)”3. Siendo así que los conceptos emitidos por parte de esta entidad como bien se menciona a lo largo de los escritos correspondientes, son opiniones que por virtud de lo determinado en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, no son de obligatorio cumplimiento, ni se constituyan en postulado suficiente para determinar que se ha generado una confianza legítima con lo indicado en los mismos. 2 COLOMBIA. CONSEJO DE ESTADO – SALA QUINTA DE DESCONGESTIÒN. Radicado 25000-23-24-000-2009-00348-01 (12 de julio de 2018). C.P. Doctora ROCÌO ARAUJO OÑATE. Disponible en: https://www.consejodeestado.gov.co/documentos/boletines/210/25000-23-24-000-2009-00348-01.pdf 3 COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C – 542 (24 de mayo de 2005). M.P. Doctor. HUMBERTO ANTONIO SIERRA PORTO. Disponible en: https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2005/c-542-05.htm Página: | 5 ________________________________________________________________________ 2. DEL DEBER DE CUSTODIA DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE: 2.1. Como bien se determinó en la consulta que dio lugar a la emisión del concepto 220-020784 del 14 de diciembre de 2023, las inquietudes versaban, entre otras, especialmente sobre el término durante el cual la empresa privada debía mantener su archivo físico o digital, siendo así que por virtud de lo señalado en el oficio 220-247442 del 22 de noviembre de 2022, se señalara: “(…) sobre el tiempo de conservación de los documentos, se hará referencia en primer lugar, a lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio, el cual expone lo siguiente: “ARTÍCULO 60. CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCIÓN EXACTA. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores” (…) A su vez, es preciso mencionar lo indicado en el Decreto 2270 de 2019, compilado en el Decreto 2420 de 2015, al respecto de la conservación de libros y papeles del comerciante, esto en concordancia con lo determinado en el Código de Comercio: “(…) Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.” Página: | 6 ________________________________________________________________________ Además de lo anterior, se debe aclarar que cuando se pretenda realizar una disminución de capital con efectivo reembolso de aportes, deberá tenerse en cuenta lo contemplado en la Circular Básica Jurídica sobre la conservación de documentos para quienes estén bajo el régimen de autorización general, lo anterior así: “(…) 1.4. Obligación de conservar documentación de quienes sean sujetos de la autorización general. Las Entidades Empresariales que se encuentren dentro del régimen de autorización general, deberán conservar por un término no inferior a 10 años, conforme a las normas vigentes de conservación, copia de los siguientes documentos: 1.4.1. Convocatorias dirigidas a los asociados a la reunión del máximo órgano social en la que se hubiere aprobado la disminución de capital, salvo que se trate de una reunión universal. 1.4.2. Acta de la reunión asentada en el libro de actas donde conste la decisión del máximo órgano social, en el sentido de aprobar la disminución del capital, la cual deberá contener la información señalada en el numeral 1.6.4. del presente capítulo. 1.4.3. Estados financieros con base en los cuales se aprobó la reforma estatutaria, debidamente certificados y dictaminados por el revisor fiscal (si lo hubiere), y en los términos indicados en el numeral 4.2. del capítulo IV de la CBJ. 1.4.4. Comunicaciones mediante las cuales los acreedores hubieren autorizado la disminución de capital, si fuere el caso. 1.4.5. Certificación suscrita por representante legal, contador y revisor fiscal (si lo hubiere), relacionada con la capitalización o no del saldo del rubro de revalorización del patrimonio que se encuentra reclasificada en ganancias acumuladas, y los montos que fueron capitalizados. 1.4.6. Acto administrativo donde conste la aprobación del Ministerio del Trabajo o la entidad que haga sus veces, en los casos en que, de acuerdo con el artículo 145 del Código de Comercio, sea procedente. 1.4.7. Documentos que evidencien la efectiva realización del reembolso de los aportes. Parágrafo. - En cualquier momento, la Superintendencia de Sociedades podrá requerir los documentos antes mencionados, los cuales deberán estar disponibles para su entrega.”. (Subrayado nuestro) Es preciso indicar que el concepto citado anteriormente guarda simetría con la legislación nacional, teniendo en cuenta que tanto en la norma especial como en la norma general se establece un término “no inferior” a 10 años para cumplir con el deber de guarda de los libros y papeles del comerciante, lo que no ha cambiado por virtud de lo determinado en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, por lo que, el cumplimiento sobre el deber de conservar la información por el periodo de 10 años sigue vigente, y dicho lapso es el tiempo que la legislación indica que deben conservarse los libros y papeles del comerciante, en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Página: | 7 ________________________________________________________________________ 2.2. Sobre lo determinado en el concepto 220-017568 de 13 de febrero de 2017: “(…) En este orden de ideas, se tiene entonces que los comerciantes en general, tienen la obligación de conservar los libros y la documentación, por los medios que le facilita la ley, por un periodo mínimo de diez (10) años, término a partir del cual cesa la obligación; por ende, nada obsta para proceder a la su(sic) destrucción, sin perjuicio que con posterioridad decidan continuar conservándolos. (…)”. Es de observar que en ningún caso dentro de este concepto mencionado por el consultante se definió por parte de la entidad sobre el presupuesto de “derogatoria tácita” del artículo 60 del Código de Comercio, lo anterior inclusive teniendo en cuenta que el concepto antes mencionado, señala: “(…) Sobre el particular, le informo que con ocasión de la expedición y entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005, específicamente su artículo 28, cesó la obligación legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que imponía la necesidad de conservar permanentemente la documentación social, aun cuando con la posibilidad de que después de los diez años, se acudiera a un medio técnico adecuado que garantizara su reproducción exacta en relación con el cual se cumplieran los demás requisitos que contemplaba la norma.(…)”. 2.3. Sobre lo determinado en el concepto 220-083021 del 1 de julio de 2013: “(…) De conformidad con la normatividad transcrita, hoy día el comerciante debe conservar la documentación societaria por un periodo de diez 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pero para tal efecto puede elegir si lo hace en medio escrito, o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, que debe cumplir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999. (…)”. Véase que en este concepto tampoco se estableció que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, hubiera derogado tácitamente el artículo 60 del Código de Comercio. 2.4. Sobre lo determinado en el concepto 220-032168 del 28 de diciembre de 2023, la consulta se establece sobre el término en el cual se puede responsabilizar a quien custodia la información en una empresa que se disuelve y/o liquida, y aunque la mecánica normativa de base es la misma, sobre la conservación de los libros y papeles del comerciante, no menos es cierto que, la implicación sobre las preguntas conlleva a la aplicación de normativa adicional sobre la responsabilidad del liquidador en esta obligación, teniendo en cuenta como ya se mencionó que las preguntas son distintas en esta consulta, por lo que se transcribe lo siguiente: “(…) Respecto de los otros documentos se transcriben algunos apartes de los conceptos proferidos por el Archivo General de la Nación: “(…) En relación con la conservación y custodia de los libros y papeles del comerciante, esta Oficina se pronunció mediante Oficio 220–247442, así: “La finalidad de establecer un sistema de archivo dentro de una entidad pública o una de carácter privado es la de coadyuvar a la eficiente gestión administrativa, por cuanto la adecuada gestión de un documento permite la Página: | 8 ________________________________________________________________________ conservación de la información para su posterior consulta y a su vez, permite que el mismo se mantenga de acuerdo al ciclo vital que corresponda, según su importancia. Por lo anterior, y para dar respuesta a la primera pregunta, se informa que las empresas del sector real (vigiladas por esta entidad), en materia de gestión archivística deben tener como orientación lo preceptuado por la Ley 594 de 2000 y los decretos que la reglamentan, así como los acuerdos que el Archivo General de la Nación ha proferido sobre la materia, haciendo la salvedad de que a la fecha no se ha coordinado con esta Superintendencia una reglamentación específica en materia de archivística para la entidades supervisadas por parte de la misma. Respecto de la segunda pregunta, como se señaló anteriormente, en materia de gestión documental existen los lineamientos establecidos por la Ley 594 de 2000 y los decretos que la reglamentan, los cuales se encuentran compilados especialmente en el Decreto 1080 de 2015, entre otros que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Así mismo, existen acuerdos que el Archivo General de la Nación ha proferido y que pueden ser consultados en la página web de esa entidad (https://www.archivogeneral.gov.co/agn/home/) para mayor orientación. Ahora bien, respecto a la tercera pregunta, sobre el tiempo de conservación de los documentos, se hará referencia en primer lugar, a lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio, el cual expone lo siguiente: “ARTÍCULO 60. CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCIÓN EXACTA. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.” Respecto de los otros documentos se transcriben algunos apartes de los conceptos proferidos por el Archivo General de la Nación: A. RETENCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONTABLE (…) Para el caso de las entidades privadas está el Código de Comercio que en su artículo 60 establece que los libros y documentos del comerciante deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser eliminados por el comerciante, Página: | 9 ________________________________________________________________________ siempre que se garantice su reproducción exacta por cualquier medio técnico (microfilmación o digitalización). La exactitud de tal reproducción deberá verificarse ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros, y el secretario de la misma firmará el acta en la que relacionará los documentos que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. De igual manera, ha de tenerse en cuenta la Ley 962 de 2005 en el artículo 28 se refiere a la racionalización de la conservación de los libros y papeles de comercio: “Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta”. B. RETENCIÓN DE HISTORIAS LABORALES Si bien no existe normatividad que explícitamente fije tiempos de retención para las historias laborales, ha de tenerse en cuenta lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo que señala en el artículo 39 el valor probatorio que tiene el contrato de trabajo, en el artículo 42 la certificación del contrato y en el artículo 151 las autorizaciones especiales por escrito. El artículo 264 del citado código brinda sustento para tomar decisiones sobre la retención de documentos tales como historias laborales y nóminas, en los siguientes términos: “Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados”. En atención al artículo transcrito el Archivo General de la Nación, durante los procesos de evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, ha sugerido a las entidades asignar para las historias laborales y las nóminas una retención entre 80 y 100 años, término que empieza a contar a partir del retiro del funcionario y/o trabajador. La retención propuesta encuentra mayor justificación si se tiene en cuenta que las series enunciadas se constituyen en garantes de los derechos de ex trabajadores y sus herederos, por ejemplo, para el reconocimiento de la pensión de jubilación.” A su vez, es preciso mencionar lo indicado en el Decreto 2270 de 2019, compilado en el Decreto 2420 de 2015, al respecto de la conservación de libros y papeles del comerciante, esto en concordancia con lo determinado en el Código de Comercio: “(…) Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Página: | 10 ________________________________________________________________________ Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.”” (Negrilla fuera de texto) Lo anterior, se complementa con lo dispuesto por en el artículo 256 del Código de Comercio2, que a la letra reza: “ARTÍCULO 256. Las acciones de los asociados entre sí, por razón de la sociedad y la de los liquidadores contra los asociados, prescribirán en cinco años a partir de la fecha de disolución de la sociedad. Las acciones de los asociados y de terceros contra los liquidadores prescribirán en cinco años a partir de la fecha de la aprobación de la cuenta final de la liquidación.” (Negrilla fuera de texto) Como conclusión de lo descrito anteriormente, se procede a transcribir apartes del Oficio 220-1690803, proferido por esta misma oficina, mediante el cual se aborda el tema indicando lo visto, a continuación: “Conforme a lo anterior, el liquidador está obligado a dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales sobre la conservación de los papeles y documentos de la sociedad, durante la fase de liquidación y dentro de los cinco (5) años siguientes a la aprobación de la cuenta final de liquidación, término este último expresamente consagrado en la ley que no puede ser modificado por el juez, y durante el cual debe garantizarse “la integridad, inalterabilidad y seguridad de la información para los interesados en la misma, como la garantía de ubicarla y obtenerla apropiadamente por medios que garanticen su reproducción exacta y evitar así traumatismos innecesarios por su incuria en dicha labor”. En tal virtud, es responsabilidad del liquidador conservar los papeles y documentos de la sociedad, directamente o a través de un tercero, teniendo en este último caso la obligación de seleccionar y contratar a la empresa que ofrezca las mejores condiciones técnicas y económicas para ello.” (…)”. Así las cosas, no es posible descontextualizar el texto del oficio anteriormente citado para concluir que éste debe ser revisado, teniendo en cuenta que el mismo no guarda proporción de similitud, ni igualdad con el texto del tema que se solicita revisar. Se Página: | 11 ________________________________________________________________________ reitera que el oficio antes citado, hace referencia es a la responsabilidad de quien tiene la obligación de conservar, guardar o custodiar la información, más no específicamente a la guarda general de la misma, ni se realizan conclusiones al respecto. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar la normatividad, la Circular Básica Jurídica, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la herramienta tecnológica Tesauro. Página: | 12