CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

OFICIO 220-020784 DEL 14 DE DICIEMBRE DE 2023 REFERENCIA: RADICADO 2023-01-876386 ASUNTO: CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, previas consideraciones allí expuestas, formula unas consultas relacionadas con la conservación de libros y papeles del comerciante, en los siguientes términos: “1. Cuál es el término por el cual una empresa privada debe mantener su archivo físico de acuerdo a los trámites que se desarrollen en su entidad. De la respuesta anterior solicito me informe la norma que sustenta su respuesta. 2. Cuál es el término por el cual una empresa privada debe mantener su archivo digital o desmaterializado de acuerdo a los trámites que se desarrollen en su entidad. De la respuesta anterior solicito me informe la norma que sustenta su respuesta. 3. En qué momento una empresa privada puede destruir su archivo físico. De la respuesta anterior solicito me informe la norma que sustenta su respuesta. 4. Tiene alguna implicación para probar ante su entidad que los archivos físicos de una empresa privada los digitalice y elimine archivo físico, solo pudiendo probar la existencia de los documentos eliminados por medio digital. De la respuesta anterior solicito me informe la norma que sustenta su respuesta. 5. Existe alguna certificación o testimonio o trámite que su entidad requiera cuando una empresa privada digitaliza su archivo físico para luego probarlo ante su entidad. De la respuesta anterior solicito me informe la norma que sustenta su respuesta. 6. De existir un trámite o certificación de desmaterialización de los documentos, agradezco me informen los costos y el ente encargado. De la respuesta anterior solicito me informe la norma que sustenta su respuesta. 7. De qué manera puedo cotejar un documento firmado en físico pero que surtió el proceso de digitalización para este tenga validez ante un Despacho Judicial o Entidad. De la respuesta anterior solicito me informe la norma que sustenta su respuesta. 8. Ante qué entidad o entidades se debe validar el proceso de digitalización, para que este cumpla con los requisitos exigidos. De la respuesta anterior solicito me informe la norma que sustenta su respuesta.” Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar Página: | 1 ________________________________________________________________________ controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: Sobre la conservación de documentos, esta Oficina ya ha tenido la oportunidad de pronunciarse en distintas ocasiones, como es el caso del Oficio 220-247442 del 22 de noviembre de 2022, el cual expone lo siguiente: (…) se informa que las empresas del sector real (vigiladas por esta entidad), en materia de gestión archivística deben tener como orientación lo preceptuado por la Ley 594 de 2000 y los decretos que la reglamentan, así como los acuerdos que el Archivo General de la Nación ha proferido sobre la materia, haciendo la salvedad de que a la fecha no se ha coordinado con esta Superintendencia una reglamentación específica en materia de archivística para la entidades supervisadas por parte de la misma. (…) como se señaló anteriormente, en materia de gestión documental existen los lineamientos establecidos por la Ley 594 de 2000 y los decretos que la reglamentan, los cuales se encuentran compilados especialmente en el Decreto 1080 de 2015, entre otros que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Así mismo, existen acuerdos que el Archivo General de la Nación ha proferido y que pueden ser consultados en la página web de esa entidad (https://www.archivogeneral.gov.co/agn/home/) para mayor orientación. (…) sobre el tiempo de conservación de los documentos, se hará referencia en primer lugar, a lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio, el cual expone lo siguiente: “ARTÍCULO 60. CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCIÓN EXACTA. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores” (…) A su vez, es preciso mencionar lo indicado en el Decreto 2270 de 2019, compilado en el Decreto 2420 de 2015, al respecto de la conservación de libros y papeles del comerciante, esto en concordancia con lo determinado en el Código de Comercio: Página: | 2 ________________________________________________________________________ “(…) Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.”1 Además de lo anterior, se debe aclarar que cuando se pretenda realizar una disminución de capital con efectivo reembolso de aportes, deberá tenerse en cuenta lo contemplado en la Circular Básica Jurídica sobre la conservación de documentos para quienes estén bajo el régimen de autorización general, lo anterior así: “(…) 1.4. Obligación de conservar documentación de quienes sean sujetos de la autorización general. Las Entidades Empresariales que se encuentren dentro del régimen de autorización general, deberán conservar por un término no inferior a 10 años, conforme a las normas vigentes de conservación, copia de los siguientes documentos: 1.4.1. Convocatorias dirigidas a los asociados a la reunión del máximo órgano social en la que se hubiere aprobado la disminución de capital, salvo que se trate de una reunión universal. 1.4.2. Acta de la reunión asentada en el libro de actas donde conste la decisión del máximo órgano social, en el sentido de aprobar la disminución del capital, la cual deberá contener la información señalada en el numeral 1.6.4. del presente capítulo. 1.4.3. Estados financieros con base en los cuales se aprobó la reforma estatutaria, debidamente certificados y dictaminados por el revisor fiscal (si lo hubiere), y en los términos indicados en el numeral 4.2. del capítulo IV de la CBJ. 1.4.4. Comunicaciones mediante las cuales los acreedores hubieren autorizado la disminución de capital, si fuere el caso. 1.4.5. Certificación suscrita por representante legal, contador y revisor fiscal (si lo hubiere), relacionada con la capitalización o no del saldo del rubro de revalorización del patrimonio que se encuentra reclasificada en ganancias acumuladas, y los montos que fueron capitalizados. 1.4.6. Acto administrativo donde conste la aprobación del Ministerio del Trabajo o la entidad que haga sus veces, en los casos en que, de acuerdo con el artículo 145 del Código de Comercio, sea procedente. 1.4.7. Documentos que evidencien la efectiva realización del reembolso de los aportes. 1 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. OFICIO 220- 220-247442 (22 DE NOVIEMBRE DE 2022). Asunto: ALGUNOS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA NORMATIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN PARA LAS SOCIEDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/qYF01IQB4r6qVUO6Ribe Página: | 3 ________________________________________________________________________ Parágrafo. - En cualquier momento, la Superintendencia de Sociedades podrá requerir los documentos antes mencionados, los cuales deberán estar disponibles para su entrega.”2 Sobre la digitalización de los archivos, el Archivo General de la Nación, como autoridad en materia de gestión documental, emitió una Guía de requisitos mínimos de digitalización, que puede ser consultada en el siguiente enlace: ursos/Publicacionees/V4_Ficha_Digitalizacion.pdf Visto lo anterior, se procede a responder sus inquietudes en el mismo orden en que fueron formuladas:  Sobre la primera pregunta, el término es de diez años, con fundamento en las normas citadas.  En lo que tiene que ver con la segunda pregunta, se debe señalar que respecto de los trámites que se adelantan ante la Superintendencia de Sociedades, no existe un término de conservación de archivo desmaterializado, puesto que como se indicó arriba, a la fecha esta entidad no ha coordinado con el Archivo General de la Nación una reglamentación específica al respecto.  En cuanto a la tercera pregunta, se indica que de acuerdo con lo expuesto, se podrá destruir el archivo físico pasado el término de 10 años siempre y cuando se asegure por cualquier medio técnico su reproducción exacta.  Sobre la cuarta pregunta, se responde que no tiene ninguna implicación, siempre y cuando el archivo digital pueda realizar una reproducción exacta de los documentos físicos destruidos y cumpla con los requisitos para ser tenidos como plena prueba ante esta entidad, es decir, que los documentos digitales cumplan con las características del archivo digital, tales como: unicidad, integridad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.  Respecto de la quinta pregunta, se debe indicar que será la dependencia administrativa o jurisdiccional la llamada a valorar los documentos que se presenten en cada caso específico de acuerdo a las reglas previstas en la legislación procesal, entre ellas la sana crítica.  Sobre las preguntas sexta y octava, se informa que el Archivo General de la Nación tiene un trámite de desmaterialización de documentos para lo cual le invitamos a consultar los servicios y productos ofrecidos por dicha entidad en el siguiente enlace: https://www.archivogeneral.gov.co/agn/mercadeo/ así mismo, podrá encontrar la resolución de tarifas y su anexo técnico en los siguientes enlaces: (Tarifas) (Anexo técnico) https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/anexo-1- resolucion-691-tarifas.pdf  Sobre la séptima pregunta, le invitamos a consultar la guía de digitalización de documentos del Archivo General de la Nación, citada previamente, en la cual se establecen los requisitos mínimos del procedimiento de digitalización y los 2COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. CIRCULAR 100-000008 (12 de julio de 2022). POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA LA CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA DEL 12 DE JULIO DE 2022. Disponible en https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161153/Circular+100- 000008+de+12+de+julio+de+2022.pdf/64cf7caa-1459-0c5c-65b8-b4c1d744569d?version=1.0&t=1671572805862 Página: | 4 ________________________________________________________________________ mecanismos tecnológicos de valor probatorio en el caso de la digitalización certificada. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro. Página: | 5