Representante Legal Y Socio Fallecido

REF: REPRESENTANTE LEGAL Y SOCIO FALLECIDO. Acuso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual solicita el concepto de esta Entidad en torno a la situación de un adjudicatario de acciones en un proceso de sucesión. La consulta se formula en relación con un caso particular y concreto en el cual el peticionario narra su situación personal y familiar y pone de presente la existencia de cinco sociedades comerciales en las cuales su padre fallecido tenía la calidad de socio. Aduce que en relación con las primeras cuatro sociedades por acciones simplificadas, las acciones de propiedad de su padre no pudieron ser incorporadas en el proceso de sucesión y solicita autorización de esta Superintendencia para ejercer como representante legal de las compaías, toda vez que su padre era el gerente y era el único que le daba dinamismo a las mismas. Con relación a una quinta sociedad de responsabilidad limitada, informa que una vez adelantado el correspondiente proceso de sucesión ante un Juzgado de Familia, fue reconocido en calidad de hijo como único heredero y adjudicatario de las participaciones que poseía su seor padre en la compaía. No obstante, advierte que no le ha sido posible ejercer sus derechos como nuevo socio en razón a que desconoce el paradero de los otros socios. En consecuencia, solicita a esta entidad información sobre cómo proceder para normalizar el pago de impuestos de las sociedades y la ubicación de los socios. Aunque es sabido, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias en un caso concreto. Verificado el contenido de la petición de consulta formulada y atendidas las prevenciones precedentes, se debe informar que no es posible efectuar un pronunciamiento particular y concreto sobre las cuestiones planteadas en el escrito que se atiende, toda vez que se incurriría en un asesoramiento indebido, que desborda las facultades otorgadas a esta Superintendencia por la legislación vigente. En consecuencia, el procedimiento que corresponde a situaciones como las que se plantean en el presente caso, consiste en acudir a los servicios de un profesional del derecho, cuya asesoría calificada en asuntos societarios deberá superar la problemática indicada. Sin perjuicio de lo anterior y a título ilustrativo se transcriben a continuación algunos pronunciamientos de esta Superintendencia, que guardan relación con los asuntos planteados en la consulta: 1. Sobre el particular, se tiene que la representación legal surge de una regla de derecho que impone a las personas jurídicas tener un representante, el que constituye un órgano de gestión externa, con poderes y facultades limitados o restringidos en los estatutos, presupuesto que determina el límite dentro del cual puede contratar y a partir del cual, sus actos generan directa y eficazmente efectos entre el tercero y la sociedad contrario sensu, el acto o contrato no puede vincular al representado, sino al representante, vale decir, a la persona que en su nombre se hubiere obligado. La importancia de la representación legal frente a los asociados como a los terceros en general, es de tanta trascendencia que la ley ha dispuesto los mecanismos necesarios para evitar que una sociedad quede sin una persona que la represente en un momento determinado, como cuando se da el caso de la falta absoluta del mismo, pues es ahí cuando es indispensable la existencia de la figura de la SUPLENCIA. Es preciso tener en cuenta que el objetivo de la suplencia no es otro que el de reemplazar a la persona que ejerce la titularidad de la representación legal de una compaía en sus faltas temporales y absolutas. Es así que de acuerdo con el diccionario de la Academia de la Lengua, vigésima edición, Tomo II, suplencia , en su primera acepción significa acción y efecto de suplir una persona a otra suplir por su parte, de acuerdo con el mismo diccionario quiere decir Cumplir o integrar lo que falta en una cosa, o remediar la carencia de ella ., de donde se corrobora lo anteriormente expuesto, esto es, que el suplente del representante legal es la persona que suple el lugar del titular en su ausencia temporal o definitiva. En lo que a este tema se refiere, la Superintendencia de Sociedades ha manifestado lo siguiente 1 Para que el representante suplente pueda desempear el cargo, se requiere, no la ausencia material del titular, sino la imposibilidad de desempear las funciones que le han sido asignadas, a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento del máximo órgano social, se le hayan asignado al representante legal suplente, facultades especiales para representar a la sociedad sin necesidad de que se dé la circunstancia anterior. En resumen, se tiene que la actuación del suplente está circunscrita exclusivamente a la imposibilidad temporal o definitiva del principal para actuar. Mientras el principal se encuentre en uso de sus funciones, no hay lugar a que el representante legal lo supla, por lo tanto, mientras no actué como suplente del principal, el suplente no será considerado administrador de la compaía, por lo tanto, no le asisten los derechos ni las obligaciones que la ley y los estatutos confieren al representante legal principal.1 1 Oficio 220-142234 Del 26 de Noviembre de 2010 2. II. Por su parte, el cambio de titular de las cuotas, aunque medie estipulación estatutaria sobre la continuidad de la sociedad con los herederos del socio fallecido, no permite en ningún caso obviar el trámite sucesoral, pues como fue visto, las cuotas sociales que correspondían a aquel, pasan a integrar la masa de bienes de la sucesión ilíquida, y a su titularidad, sólo pueden acceder las personas con vocación hereditaria una vez realizada la adjudicación2 y surtida la anotación en el libro de socios. Sobre este aspecto de la transferencia de cuotas en una sociedad de responsabilidad limitada, producto de la adjudicación por causa de muerte es pertinente remitirse a las consideraciones jurídicas de carácter general que sustentan la doctrina de esta Entidad, recogida entre otros en el Oficio 220- 058366 del 5 de abril de 2016, cuyos apartes procede traer a colación: Visto entonces que la transferencia de cuotas puede obedecer bien a una cesión o bien a una adjudicación, se concluye en primer término que en virtud del artículo 362 del C. de Co no es posible afirmar que toda transferencia implique una reforma estatutaria por la sencilla razón de que al tenor literal de la norma citada es claro, en el sentido de que dicha reforma solo se produce tratándose de la cesión y no de otro fenómeno jurídico, como es el caso de la adjudicación. Revisado con posterioridad el tema, se precisaron los presupuestos a que hubo lugar en relación con los requisitos a cumplir en caso de la transferencia con motivo de la adjudicación, según la calidad del adjudicatario de las cuotas y a ese respecto el Oficio 220-058026 del 25 de julio de 2012, entre otros sealó: Si bien la transferencia de cuotas sociales producto de la adjudicación, sea esta derivada de la sucesión por causa de muerte, de la liquidación de la sociedad comercial o, de la liquidación de la sociedad conyugal, no constituye una reforma estatutaria en los términos y bajo las condiciones que establecen las disposiciones legales respectivas, el ingreso del tercero que en tal virtud se verifique requerirá en todo caso de la aprobación previa por parte del máximo órgano social, según los términos del numeral 1 del artículo 358 citado, salvo que lo sea en calidad de heredero del socio fallecido, independientemente de que en la sociedad esté o no previsto el derecho de preferencia en la cesión de cuotas, cuyas reglas no resultan aplicables. En este sentido, la Superintendencia a través de la Delegatura de Procedimientos Mercantiles, en sentencia 801-12 del 13 de marzo de 2013, compartió el criterio expresado en instancia administrativa. III. Finalmente, es de advertir que la sociedad de responsabilidad limitada como comerciante,3 está obligada a llevar un libro de registro de socios, en el que se anotarán el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificación y número de cuotas que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes, y cesiones que se hubieren efectuado, aún por vía de remate4 debe hallarse en las oficinas del domicilio principal de la sociedad y bajo custodia del representante legal, e informar de la representación de las cuotas sociales de la sucesión ilíquida así como de toda mutación en la titularidad de las cuotas sociales. Por tanto si la pérdida, extravío o destrucción del libro de registro de socios, impide asentar las constancias sobre la representación de las cuotas sociales de la sucesión ilíquida yo la variación en la titularidad de las cuotas sociales, el representante legal deberá tomar las medidas del caso. A ese propósito la ley exige formular la denuncia correspondiente, registrar un nuevo libro soportado en ese hecho, hacer en éste las anotaciones respectivas y tramitar la reconstrucción del libro anterior, al tenor del artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, como explica el concepto emitido mediante Oficio 220-146676 del 19 de julio de 2017.2 2 Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-227718 del 19 de octubre de 2017 3. v. La representación de las cuotas o acciones de la sucesión ilíquida corresponde a las siguientes personas según el caso: 1. Cuando hay un albacea aquel a quien el testador da el cargo de hacer ejecutar sus disposiciones con tenencia de bienes corresponde a él la representación. 2. Siendo varios los albaceas, debe designarse un solo representante, salvo que uno de ellos haya sido autorizado por el juez o el funcionario competente para el efecto. 3. Si no hay albacea, o habiéndolo, el anterior no acepta el encargo, corresponderá la representación a la persona que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral artículo 17 de la Ley 95 de 1890. 4. De conformidad con lo establecido por el artículo 18 de la citada ley, cuando quiera que no se pueda elegir al administrador de la manera anteriormente sealada, se otorgará a cada uno de los comuneros la facultad de acudir al juez para que los convoque a junta general, quien determinará expresamente la fecha, hora y lugar de la reunión y así, bajo su presencia, efectuar el aludido nombramiento, en cuyo caso podrá hacerse por cualquier número de sucesores que concurra y en el evento que no se logre el referido nombramiento, este corresponderá al juez, en concordancia con lo previsto en el inciso 20 del artículo 378 del Código de Comercio. 5. Los actos de administración y conservación o custodia realizados por los legitimarios no reconocidos como herederos, no les confiere la representación de la herencia ni la facultad de elegir, por mayoría de votos, la persona que represente las acciones de la sucesión. 6. En el evento que no existan sucesores reconocidos, la representación le corresponderá al curador de la herencia yacente bienes de un difunto cuya herencia no ha sido aceptada, para lo cual será necesario promover ante el juez la declaratoria de la herencia yacente y la designación del curador que la represente.3 De los apartes transcritos y los elementos de juicio disponibles se indican los siguientes lineamientos relacionados con la consulta: 1. Esta Superintendencia carece de facultades para conferir, en ejercicio del derecho de petición, la autorización para el ejercicio de funciones de representación legal de una sociedad, cuando infortunadamente su representante legal principal ha fallecido. 2. En ausencia absoluta del Representante Legal principal, corresponde al Representante Legal suplente asumir la administración de la compaía, para lo cual le son exigibles el cumplimiento de deberes y responsabilidades previstos en los artículos 23 y 24 de la Ley 222 de 1995. 3. De conformidad con lo previsto en el Artículo 368 del Código de Comercio, la sociedad de responsabilidad limitada, salvo estipulación en contrario, continuará con los herederos del socio difunto. Así mismo dispone que, si se establece en los estatutos, los socios sobrevivientes podrán adquirir dentro del plazo estipulado en los mismos estatutos, las cuotas del socio fallecido, caso en el cual los herederos no tendrán derecho a ocupar la calidad de socios sino al pago de las acciones. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015, no sin antes sealar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros. 3 Superintendencia de Sociedades. Circular Externa No. 100-00005 de 2017 Circular Básica Jurídica.