REPRESENTACIÓN DE LAS CUOTAS SOCIALES DE LA SUCESIÓN ILÍQUIDA EN UNA SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA, ADJUDICACIÓN Y REGISTRO EN EL LIBRO DE SOCIOS.

OFICIO 220-227718 DEL 19 DE OCTUBRE E 2017 ASUNTO: REPRESENTACIÓN DE LAS CUOTAS SOCIALES DE LA SUCESIÓN ILÍQUIDA EN UNA SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA, ADJUDICACIÓN Y REGISTRO EN EL LIBRO DE SOCIOS. Aviso recibo de la comunicación radicada bajo el No. 2017-01-472739, mediante la cual se sirvió formular una consulta sobre el tema de la referencia, la que plantea los interrogantes que enseguida se transcribirán para ser atendidos en su orden, en los términos y condiciones previstos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, lo que supone que en esta instancia su respuesta no tiene carácter vinculante, ni compromete la responsabilidad de la Entidad. a.- En razón de la cláusula societaria que al efecto cita (en el sentido que ante la muerte de alguno de los socios, sus cuotas sociales serán representadas por sus herederos) ¿es necesario que se adelante algún procedimiento o trámite para que el heredero del socio fallecido pueda representar sus cuotas sociales, o con esa manifestación societaria se entiende que éste tiene la representación? b.- ¿Es necesario iniciar un proceso de sucesión para que el heredero represente las cuotas sociales? c.- En caso de que existan varios herederos, los cuales pactan de común acuerdo que alguno de ellos lleva la representación de las cuotas sociales ¿Cuál es el procedimiento para hacer esto formal? d.- En caso de que los libros de registro de socios no se encuentren en el domicilio social ni en cabeza del representante legal ¿Cuál es el procedimiento para registrar a “los nuevos representantes del socio difunto que ostenta la calidad de socios por representación”? En primer lugar, es pertinente poner de presente, que de acuerdo con los antecedentes expuestos, en el caso de la sociedad de responsabilidad limitada objeto de consulta, los estatutos sociales de una parte prevén que las cuotas del socio fallecido serán representadas por sus herederos; y de otra parte, no establecen que la sociedad se disolverá por el deceso de alguno de los socios, ni tampoco que las cuotas sociales tuvieran que ser adquiridas por parte de los demás socios, lo cual determinaría conforme al artículo 368 del Código de Comercio1 que continuará con los herederos, una vez cumplidos desde luego, los requisitos y formalidades que conlleven a la respectiva adjudicación. Ante ese escenario, frente a los interrogantes formulados debe ser claro que en efecto, uno es el procedimiento que se sigue para ejercer la representación de las cuotas del socio difunto y otro, el que comporta la adjudicación a que haya lugar mediante el proceso de sucesión, bien sea ante un Juez o ante Notario, con la cual se radican individualmente en cabeza de los beneficiaros. I. Asi, sin perjuicio de las estipulaciones estatutarias sobre la representación de las cuotas sociales, es sabido en el momento en que una persona fallece surge a la vida jurídica una comunidad que recae sobre la masa de bienes dejados por el causante, que constituye un patrimonio destinado a ser liquidado, pero mientras ello sucede, las cuotas que hacen parte de la masa son indivisibles por disposición del artículo 378 del código citado, por lo cual, los derechos que a ellas corresponden, deben ser ejercidos por la comunidad, a través de un representante designado en los términos y condiciones legales respectivas. En tal virtud, ante la sucesión ilíquida operan las reglas relacionadas en la Circular Básica Jurídica No. 100-000001 del 21 de marzo de 2017, así: “v.- La representación de las cuotas o acciones de la sucesión ilíquida corresponde a las siguientes personas según el caso: “1.- Cuando hay un albacea (aquel a quien el testador da el cargo de hacer ejecutar sus disposiciones) con tenencia de bienes corresponde a él la representación. “2.- Siendo varios los albaceas, debe designarse un solo representante, salvo que uno de ellos haya sido autorizado por el juez o el funcionario competente para el efecto. “3. Si no hay albacea, o habiéndolo, el anterior no acepta el encargo, corresponderá la representación a la persona que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral (artículo 17 de la Ley 95 de 1890). “4. De conformidad con lo establecido por el artículo 18 de la citada ley, cuando quiera que no se pueda elegir al administrador de la manera anteriormente señalada, se otorgará a cada uno de los comuneros la facultad de acudir al juez para que los convoque a junta general, quien determinará expresamente la fecha, hora y lugar de la __________________________ 1 “La sociedad continuará con uno o más de los herederos del socio difunto, salvo estipulación en contrario (…)”. reunión y así, bajo su presencia, efectuar el aludido nombramiento, en cuyo caso podrá hacerse por cualquier número de sucesores que concurra y en el evento que no se logre el referido nombramiento, este corresponderá al juez, en concordancia con lo previsto en el inciso 2° del artículo 378 del Código de Comercio. “5. Los actos de administración y conservación o custodia realizados por los legitimarios no reconocidos como herederos, no les confiere la representación de la herencia ni la facultad de elegir, por mayoría de votos, la persona que represente las acciones de la sucesión. “6. En el evento que no existan sucesores reconocidos, la representación le corresponderá al curador de la herencia yacente (bienes de un difunto cuya herencia no ha sido aceptada), para lo cual será necesario promover ante el juez la declaratoria de la herencia yacente y la designación del curador que la represente”. II. Por su parte, el cambio de titular de las cuotas, aunque medie estipulación estatutaria sobre la continuidad de la sociedad con los herederos del socio fallecido, no permite en ningún caso obviar el trámite sucesoral, pues como fue visto, las cuotas sociales que correspondían a aquel, pasan a integrar la masa de bienes de la sucesión ilíquida, y a su titularidad, sólo pueden acceder las personas con vocación hereditaria una vez realizada la adjudicación2 y surtida la anotación en el libro de socios. Sobre este aspecto de la transferencia de cuotas en una sociedad de responsabilidad limitada, producto de la adjudicación por causa de muerte es pertinente remitirse a las consideraciones jurídicas de carácter general que sustentan la doctrina de esta Entidad, recogida entre otros en el el Oficio 220- 058366 del 5 de abril de 2016, cuyos apartes procede traer a colación: (…). Visto entonces que la transferencia de cuotas puede obedecer bien a una cesión o bien a una adjudicación, se concluye en primer término que en virtud del artículo 362 del C. de Co no es posible afirmar que toda transferencia implique una reforma estatutaria por la sencilla razón de que al tenor literal de la norma citada es claro, en el sentido de que dicha reforma solo se produce tratándose de la cesión y no de otro fenómeno jurídico, como es el caso de la adjudicación. Tampoco puede pensarse que por el hecho de presentarse una modificación en la composición del capital social con ocasión de una adjudicación de cuotas deba llevarse a cabo una reforma estatutaria en razón a las siguientes consideraciones. (…) ____________________ 2 Artículos 1012 y siguientes del Código Civil. Con fundamento en las consideraciones expuestas, se afirmó entonces que: “ la transferencia de cuotas con ocasión de una adjudicación no constituye reforma estatutaria y para que la misma tenga plena operancia basta que (previa inscripción en el libro de registro de socios) en el registro mercantil se inscriba el acta de liquidación, cuando aquella se derive de la liquidación de una sociedad, conforme a los artículos 247 del Código de Comercio y 643 del Código de Procedimiento Civil o de la sentencia de partición, o del acto contentivo de la adjudicación, tratándose de la adjudicación por causa de muerte o de la liquidación de la sociedad conyugal, al tenor del numeral 7 del artículo 611 del Código de Procedimiento citado y del numeral 5 del artículo 1820 del Código Civil, todo ello sin perjuicio de la obligación de protocolizar en una notaría y mediante escritura pública los documentos señalados” (ver derogatorias) Revisado con posterioridad el tema, se precisaron los presupuestos a que hubo lugar en relación con los requisitos a cumplir en caso de la transferencia con motivo de la adjudicación, según la calidad del adjudicatario de las cuotas y a ese respecto el Oficio 220-058026 del 25 de julio de 2012, entre otros señaló: “…Si bien la transferencia de cuotas sociales producto de la adjudicación, sea esta derivada de la sucesión por causa de muerte, de la liquidación de la sociedad comercial o, de la liquidación de la sociedad conyugal, no constituye una reforma estatutaria en los términos y bajo las condiciones que establecen las disposiciones legales respectivas, el ingreso del tercero que en tal virtud se verifique requerirá en todo caso de la aprobación previa por parte del máximo órgano social, según los términos del numeral 1° del artículo 358 citado, salvo que lo sea en calidad de heredero del socio fallecido, independientemente de que en la sociedad esté o no previsto el derecho de preferencia en la cesión de cuotas, cuyas reglas no resultan aplicables.” En este sentido, la Superintendencia a través de la Delegatura de Procedimientos Mercantiles, en sentencia 801-12 del 13 de marzo de 2013, compartió el criterio expresado en instancia administrativa”. III. Finalmente, es de advertir que la sociedad de responsabilidad limitada como comerciante,”3 está obligada a llevar un libro de registro de socios, “en el que se anotarán el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificación y número de cuotas que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes, y cesiones que se hubieren efectuado, aún por vía de remate”4; debe hallarse en las oficinas del domicilio principal de la sociedad y bajo custodia del representante legal, e informar de la representación de las cuotas sociales de la sucesión ilíquida así como de toda mutación en la titularidad de las cuotas sociales. “ _____________________ 3 Artículo 48 del Código de Comercio. 4 Artículo 361. Por tanto si la pérdida, extravío o destrucción del libro de registro de socios, impide asentar las constancias sobre la representación de las cuotas sociales de la sucesión ilíquida y/o la variación en la titularidad de las cuotas sociales, el representante legal deberá tomar las medidas del caso. A ese propósito la ley exige formular la denuncia correspondiente, registrar un nuevo libro soportado en ese hecho, hacer en éste las anotaciones respectivas y tramitar la reconstrucción del libro anterior, al tenor del artículo 135 del Decreto 2649 de 19935, como explica el concepto emitido mediante Oficio 220-146676 del 19 de julio de 2017. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, no sin antes observar que para mayor ilustración puede consultar en la página WEB la normatividad, los conceptos que la Entidad emite y la Circular Básica Jurídica, entre otros.