CIRCULAR EXTERNA 100-000015 DEL 10 DE DICIEMBRE DE 2020 - CIRCULAR EXTERNA 100-000016 DE 2020

OFICIO 220-090524 DEL 6 JULIO DE 2021 ASUNTO: CIRCULAR EXTERNA 100-000015 DEL 10 DE DICIEMBRE DE 2020 - CIRCULAR EXTERNA 100-000016 DE 2020. Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número de la referencia, por medio de la cual realiza la siguiente consulta: “1. Por un lado, la circular externa 100-000015 expedida por la Superintendencia de Sociedades (la Superintendencia ) el 10 de diciembre de 2020 solicita que las sociedades comerciales, sucursales de entidades extranjeras y empresas unipersonales (las Entidades Empresariales ) aporten los estados financieros del ejercicio del año 2020 en función de su facultad de vigilar, controlar e inspeccionar reconocida en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2 y 3 del artículo 7º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009. 2. Adicionalmente, en el punto 1.4 Actas de la circular 100-000015, se establece que: A partir de la vigencia de esta circular, las sociedades comerciales deberán allegar copia del acta de la reunión del Máximo Órgano Social en la cual se consideraron y aprobaron los estados financieros de cada año. 3. Por otro lado, la circular externa 100-000016 expedida por la Superintendencia el 24 de diciembre de 2020, establece las obligaciones de las sociedades en materia de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva cuando dicha sociedad cumple con el requisito de haber: obtenido Ingresos Totales o tenido Activos iguales o superiores a cuarenta mil (40.000) SMLMV, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior según el punto 4.1 de la circular. 4. En la circular 100-000016 la expresión SMLMV significa salario mínimo legal mensual vigente, sin embargo, no hay claridad sobre el valor del SMLMV que se debe tener en cuenta para determinar si una sociedad cumple con el requisito para considerarse como Empresa Obligada”. Y con base en las consideraciones anteriores, plantea las siguientes inquietudes: “1. De conformidad con las consideraciones 1 y 2: ¿en la expresión sociedades comerciales de la circular 100-000015, la Superintendencia hace referencia a las sociedades comerciales sometidas a vigilancia y control o sociedades inspeccionadas que sean requeridas por la Superintendencia? ¿o esta expresión abarca todas las sociedades comerciales independientemente si estas son vigiladas y controladas o inspeccionadas por la Superintendencia? 2. De conformidad con las consideraciones 3 y 4: ¿el valor del SMLMV que se debe tener en cuenta para calcular los cuarenta mil (40.000) SMLMV mencionados en el punto 4.1 de esta circular corresponde al año de los estados financieros de la sociedad o al año posterior a los estados financieros cuando se evalúe el cumplimiento de este requisito? Es decir que, si se analizan los estados financieros del 2020 de la sociedad XYZ: ¿el valor del SMLMV corresponde al año 2020 o 2021?” Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2 (2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de ésta Superintendencia, emite un concepto de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. Con el alcance indicado, procede éste Despacho a dar respuesta a sus inquietudes: “1. De conformidad con las consideraciones 1 y 2: ¿en la expresión sociedades comerciales de la circular 100-000015, la Superintendencia hace referencia a las sociedades comerciales sometidas a vigilancia y control o sociedades inspeccionadas que sean requeridas por la Superintendencia? ¿o esta expresión abarca todas las sociedades comerciales independientemente si estas son vigiladas y controladas o inspeccionadas por la Superintendencia?” En aras de un mejor entendimiento y precisión jurídica, es pertinente referirnos al Oficio 220-016257 del 23 de febrero de 2021, proferido por esta entidad, en donde sobre la Inspección, Vigilancia y Control ejercida por la Superintendencia de Sociedades, hace referencia a algunos apartes del Oficio 220- 159270 del 24 de septiembre de 2014 de la siguiente manera: “La inspección, de acuerdo con el artículo 83 de la Ley 222 de 1.995, es la atribución que tiene esta Superintendencia sobre cualquier sociedad comercial, para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, en la forma, detalle y términos que ella determine, la información que requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad no vigilada por la Superintendencia Bancaria,” (Financiera) “o sobre operaciones específicas de la misma. “La vigilancia, es la función que ejerce sobre las sociedades que determine el Presidente de la República, siempre que no estén sometidas a la vigilancia de otras superintendencias, consistente en velar porque en su formación, funcionamiento y desarrollo de su objeto social, se ajusten a la ley y a los estatutos (Art. 84, Ley 222 de 1.995). En igual situación están aquellas sociedades que indique el superintendente, cuando del análisis de la información requerida en virtud de la función de inspección o de una visita, encuentre méritos para tal efecto. Y el Control, que es la atribución que tiene este Organismo (artículo 85 de la citada Ley 222 de 1.995) para ordenar los correctivos tendientes a la superación de la situación crítica (jurídica, contable, económica o administrativa) de cualquier sociedad comercial no vigilada por otra superintendencia, cuando así lo determine mediante acto administrativo de carácter particular. En las tres instancias, la Superintendencia está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad comercial, salvo de aquellas sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria, atribución con base en la cual puede solicitar, entre otras, la presentación de los estados financieros, obligándose para tal fin todas las sociedades vigiladas y controladas (como se puede observar del contenido del artículo 289 del Código de Comercio), y, por excepción, las sociedades comerciales inspeccionadas destinatarias de una solicitud en tal sentido.” (…)”. La obligatoriedad de diligenciamiento y presentación de la información financiera se encuentra debidamente precisada en el numeral 1.1 de la Circular 100-000015 del 10 de diciembre de 2020, en los siguientes términos: “1.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información financiera Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio, sin necesidad de orden expresa de carácter particular emitida por esta Superintendencia, por mandato del artículo 289 del Código de Comercio. Las Entidades Empresariales sometidas a inspección, a las que les sea impartida la orden mediante acto administrativo de carácter particular, dirigido a la dirección o correo electrónico de notificación judicial inscrito en el registro mercantil, están obligadas a remitir los estados financieros a 31 de diciembre de 2020, por mandato del artículo 83 de la Ley 222 de 1995. Las Entidades Empresariales que conforman el Grupo 3 en virtud del Decreto 2706 de 2012, modificado por el Decreto 3019 de 2013 y compilado en el Titulo 3 del Decreto 2420 de 2015 y que se encuentran sometidas a vigilancia, control o aquellas inspeccionadas a las que se les imparta la orden mediante acto administrativo de carácter particular, deberán diligenciar la información financiera en el aplicativo XBRL Express y remitirla a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros - SIRFIN. La información financiera de este tipo de Entidades Empresariales correspondiente al corte a 31 de diciembre de 2020 y no se podrá radicar en físico o en papel ya que se tendrá como no presentada. Los estados financieros solicitados deben presentarse certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. Las Entidades Empresariales inspeccionadas que hayan sido requeridas y que se encuentren vigiladas por otra superintendencia y que estén en proceso de liquidación voluntaria o las que determinen que NO cumplen con la hipótesis de negocio en marcha a 31 de diciembre de 2020, deben informar tal situación, al correo electrónico webmaster@supersociedades.gov.co dirigido al Grupo de Informes Empresariales, con anterioridad al vencimiento de los plazos señalados en la Tabla No.1, con el fin de excluirlos de la obligación de enviar la información financiera. (…)” Visto lo anterior, con relación a la Circular Externa 100-000015 del 10 de diciembre de 2020, objeto de su consulta, se tiene que en el punto 1.1, atinente a la obligación del diligenciamiento y presentación de la información financiera de las sociedades comerciales, de manera clara se expresa que las sociedades que se encuentran bajo la vigilancia y control de la Superintendencia de Sociedades, por el solo hecho de estarlo y por ende sin necesidad de requerimiento particular, deben necesariamente remitir a esta entidad los estados financieros de fin de ejercicio. Las sociedades sometidas a inspección, a las que les sea impartida la orden mediante acto administrativo de carácter particular, dirigido a la dirección o correo electrónico de notificación judicial inscrito en el registro mercantil, están obligadas a remitir los estados financieros a 31 de diciembre de 2020. Como corolario, se tiene que si bien en el numeral 1.4 de la Circular 100-000015 de 2020, se hace referencia a las sociedades comerciales en general, concepto en el que caben tanto las inspeccionadas, vigiladas y controladas, cada una, de acuerdo al grado de supervisión, cumplirá lo pertinente conforme a lo previsto en la circular y a lo señalado previamente en el presente concepto. En consecuencia, la obligación señalada en el referido numeral aplica para las mismas sociedades que están obligadas a reportar estados financieros según el numeral 1.1 de la Circular 100-000015 del 10 de diciembre de 2020, es decir las: i) inspeccionadas, a las que les sea impartida la orden mediante acto administrativo de carácter particular, ii) vigiladas y iii) controladas. “2. De conformidad con las consideraciones 3 y 4: ¿el valor del SMLMV que se debe tener en cuenta para calcular los cuarenta mil (40.000) SMLMV mencionados en el punto 4.1 de esta circular corresponde al año de los estados financieros de la sociedad o al año posterior a los estados financieros cuando se evalúe el cumplimiento de este requisito? Es decir que, si se analizan los estados financieros del 2020 de la sociedad XYZ: ¿el valor del SMLMV corresponde al año 2020 o 2021?”. Sobre el particular, es pertinente tener en cuenta lo consagrado en el punto 4.1 de la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, en relación con las sociedades que están obligadas a dar aplicación al Capitulo X de la citada circular, que a la letra señala: “(…)” Están obligadas a dar aplicación al Capítulo X: “Las Empresas sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades que hubieren obtenido Ingresos Totales o tenido Activos iguales o superiores a cuarenta mil (40.000) SMLMV, con corte al 31 de diciembre de año inmediatamente anterior” “Estas Empresas deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capitulo X (SAGRILAFT)”. “(…)” A su vez, el punto 7.1 de la Circular que nos ocupa, modificado por la Circular Externa 100-000004 del 9 de abril de 2021, dispone lo siguiente: “7.1 Plazo para el cumplimiento del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM Las Empresas que adquieran la calidad de Empresas Obligadas al SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas a partir del 31 de diciembre de cualquier año, deberán poner en marcha el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, respectivamente, a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al que adquirieron la calidad de Empresas Obligadas” Para el año 2021, las Empresas que adquieran la calidad de Empresas Obligadas al SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas con corte al 31 de diciembre de 2020, deberán poner en marcha el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, respectivamente a más tardar el 31 de agosto del 2021. En el caso de que, a 31 de diciembre de cualquier año, una Empresa Obligada dejare de cumplir con los requisitos previstos en este Capítulo X, tal Empresa Obligada deberá cumplir con un periodo mínimo de permanencia adicional de (i) tres (3) años a partir de dicha fecha, para el SAGRILAFT, y (ii) un (1) año a partir de dicha fecha, para el Régimen de Medidas Mínimas, de modo que seguirá estando obligada en los términos del presente Capitulo X, por tal periodo”. Y el punto 7.2 modificado también por la ultima circular mencionada acota: “7.2. Periodo de Transición para el Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM Las Empresas que a la fecha de expedición de la presente Circular se encuentren obligadas conforme a lo dispuesto por la Circular No 100-000005 de 2017 deberán revisar y ajustar su Política LA/FT y SAGRILAFT a lo dispuesto en este Capítulo X a más tardar el 31 de agosto de 2021”. De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia de Sociedades mediante Oficio 220- 021821 del 5 de marzo de 2021, respondió una pregunta relacionada con el mismo tema, y en los apartes pertinentes absolvió su inquietud de la siguiente manera: “(…) “I. CONSIDERACIONES 1. El 24 de diciembre de 2020 la Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Externa 100-000016, mediante la cual se modificó de manera integral el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017 (en adelante, la “Circular”). 2. Uno de los criterios que trae la Circular para determinar qué sociedades se encuentran obligadas a incorporar un (i) Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento para la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (en adelante, “SAGRILAFT”) y (ii) un régimen de Medidas Mínimas; es el monto de ingresos y activos del periodo inmediatamente anterior calculados a partir del salario mínimo legal mensual vigente (en adelante, “SMLMV”). 3. De acuerdo con la misma Circular, otro criterio para determinar qué sociedades se encuentran obligadas a implementar un SAGRILAFT, es el grado de supervisión que ejerce la Superintendencia de Sociedades. Es decir, dependerá de si la sociedad se encuentra inspeccionada o vigilada y controlada por esa Superintendencia para definir a qué se encuentra obligada. De lo anterior, surgen las siguientes II. CONSULTAS Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones solicito, de la manera más respetuosa, que la entidad resuelva las consultas que surgen a partir de los siguientes supuestos de hecho: 1. Como ya se mencionó, la Circular contempla unos topes de ingresos y activos que se deben calcular con base en el SMLMV para determinar qué sociedades se encuentran obligadas a implementar un SAGRILAFT o un régimen de Medidas Mínimas. Consulta: ¿cuál es el SMLMV a que hace referencia la Circular y que se debe tener en cuenta para determinar si una sociedad se encuentra o no obligada a incorporar un SAGRILAFT o un régimen de Medidas Mínimas? Es decir, ¿el SMLMV debe ser el correspondiente al año 2020 o al año 2021?” Para conocer si una sociedad se encuentra obligada a adoptar cualquiera de los sistemas de prevención de LA/FT/FPADM de acuerdo con el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de esta Entidad, que establece criterios de obligatoriedad a partir del equivalente de sus ingresos o activos con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior en salarios mínimos legales mensuales vigentes, es preciso señalar que para calcular tal equivalencia deberá utilizar el SMLMV del año que corresponda al respectivo corte contable. En consecuencia, y a manera de ejemplo, para calcular la equivalencia del ejercicio contable del año 2020, en los montos indicados en la Circular 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, deberá utilizar el SMLMV correspondiente al año 2020”. “(…)”. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros.