REPRESENTANTE LEGAL - OBLIGATORIEDAD DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL

OFICIO 220-242219 DEL 11 DE NOVIEMBRE DE 2022 REFERENCIA: RADICADOS 2022-01-718605 Y 2022-01-716113 ASUNTO: REPRESENTANTE LEGAL - OBLIGATORIEDAD DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL Me refiero a su escrito radicado en esta entidad como se menciona en la referencia, mediante el cual solicita que se emita un concepto relacionado con el tema del asunto. Previo a atender lo propio, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1437 de 2011, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, de manera que sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Con el alcance indicado, este Despacho se permite resolver su consulta, la cual fue planteada en los siguientes términos: “Quisiera conocer su interpretación en cuanto a ¿si los representantes legales para asuntos judiciales, le son aplicables las disposiciones del artículo 164 del código de comercio en cuanto a que “(…) Las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección”. (…) (…) ¿En este orden de ideas hago esta apreciación personal para preguntar si, al representante legal para asuntos judiciales le aplica lo preceptuado en el artículo 164 del código de comercio en el entendido de que cuando estos son removidos de sus cargos se siguen certificando hasta tanto no se nombre a otra persona y más aún siguen ostentando tal calidad para todos los efectos sin desconocer la exequibilidad condicionada del referenciado artículo? ¿Se puede considerar como iguales al representante legal para asuntos judiciales y apoderado general debidamente inscrito de acuerdo a los planteamientos antes señalados en concordancia con el artículo 54 del CGP?”. Para responder a sus dos primeras preguntas, es pertinente traer a colación las siguientes disposiciones del Código de Comercio: “Artículo 110. La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará: (…) 6) La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad; (…) 12) El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados; (…) 14) Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato. (…)” “Artículo 187. La junta o asamblea ejercerá las siguientes funciones generales, sin perjuicio de las especiales propias de cada tipo de sociedad: (…) 4) Hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente; (…) 8) Las demás que les señalen los estatutos o las leyes. (…)” “Artículo 163. La designación o revocación de los administradores o de los revisores fiscales previstas en la ley o en el contrato social no se considerará como reforma, sino como desarrollo o ejecución del contrato, y no estará sujeta sino a simple registro en la cámara de comercio, mediante copias del acta o acuerdo en que conste la designación o la revocación. Las cámaras se abstendrán, no obstante, de hacer la inscripción de la designación o revocación cuando no se hayan observado respecto de las mismas las prescripciones de la ley o del contrato. La revocación o reemplazo de los funcionarios a que se refiere este artículo se hará con el quórum y la mayoría de votos prescritos en la ley o en el contrato para su designación.” “Artículo 164. Las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección. La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción.” El artículo 54 del Código General del Proceso señala: “Artículo 54. Comparecencia al proceso. Las personas que puedan disponer de sus derechos tienen capacidad para comparecer por sí mismas al proceso. Las demás deberán comparecer por intermedio de sus representantes o debidamente autorizadas por estos con sujeción a las normas sustanciales. (…) Las personas jurídicas y los patrimonios autónomos comparecerán al proceso por medio de sus representantes, con arreglo a lo que disponga la Constitución, la ley o los estatutos. En el caso de los patrimonios autónomos constituidos a través de sociedades fiduciarias, comparecerán por medio del representante legal o apoderado de la respectiva sociedad fiduciaria, quien actuará como su vocera. Cuando la persona jurídica demandada tenga varios representantes o apoderados distintos de aquellos, podrá citarse a cualquiera de ellos, aunque no esté facultado para obrar separadamente. Las personas jurídicas también podrán comparecer a través de representantes legales para asuntos judiciales o apoderados generales debidamente inscritos. Cuando la persona jurídica se encuentre en estado de liquidación deberá ser representada por su liquidador. (…)” De las normas transcritas, es posible concluir que las sociedades comerciales pueden definir libremente en sus estatutos la forma en que deberá administrarse la sociedad, por lo que es dable a las sociedades nombrar uno o más representantes legales con iguales o distintas funciones de conformidad con las cualidades requeridas para el cargo, de acuerdo a las necesidades propias de cada ente societario. Entre estos, por ejemplo, se encuentra el representante legal para asuntos judiciales, figura que deberá crearse en el contrato social y definir sus funciones, forma de designación y remoción, entre otros asuntos. Cuando lo anterior sucediere, el órgano competente deberá realizar el nombramiento y registrarse de acuerdo a las normas aplicables. Cabe observar que, respecto del artículo 164 del Código de Comercio, la Corte Constitucional se pronunció en Sentencia C-621 del 29 del 20 de agosto de 2003, en el siguiente sentido: “11. Por todo lo anterior la Corte concluye que las normas demandadas no pueden ser consideradas constitucionales, sino bajo el entendido de que la responsabilidad que endilgan a los representantes legales y revisores fiscales salientes de sus cargos, mientras se registra un nuevo nombramiento, no puede carecer de límites temporales y materiales. Dichos límites temporales y materiales implican que: (i) Se reconozca que existe un derecho a que se cancele la inscripción del nombramiento del representante legal o del revisor fiscal en todas las oportunidades en que por cualquier circunstancia cesan en el ejercicio de sus funciones. Este derecho acarrea la obligación correlativa de los órganos sociales competentes en cada caso, de proveer el reemplazo y registrar el nuevo nombramiento. (ii) Para el nombramiento del reemplazo y el registro del nuevo nombramiento se deben observar, en primer lugar, las previsiones contenidas en los estatutos sociales. (iii) Si los estatutos sociales no prevén expresamente un término dentro del cual debe proveerse el reemplazo del representante legal o del revisor fiscal saliente, los órganos sociales encargados de hacer el nombramiento deberán producirlo dentro del plazo de treinta días, contados a partir del momento de la renuncia, remoción, incapacidad, muerte, finalización del término estipulado, o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo. Durante este lapso la persona que lo viene desempeñando continuará ejerciéndolo con la plenitud de las responsabilidades y derechos inherentes a él. A esta conclusión arriba la Corte, aplicando por analogía las normas que regulan la terminación del contrato de trabajo a término indefinido, contenidas en el artículo 47 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artículo 5° del Decreto Ley 2351 de 1956.[26] (iv) Pasado el término anterior sin que el órgano social competente haya procedido a nombrar y registrar el nombramiento de un nuevo representante legal o revisor fiscal, termina la responsabilidad legal del que cesa en el ejercicio de esas funciones, incluida la responsabilidad penal. No obstante, para efectos de la cesación de la responsabilidad a que se acaba de hacer referencia, el representante legal o el revisor fiscal saliente debe dar aviso a la Cámara de Comercio respectiva, a fin de que esa información se incorpore en el certificado de existencia y representación legal correspondiente a la sociedad. (v) Si vencido el término de treinta días y mediando la comunicación del interesado a la Cámara de Comercio sobre la causa de su retiro no se produce y registra el nuevo nombramiento de quien reemplazará al representante legal o al revisor fiscal saliente, este seguirá figurando en el registro mercantil en calidad de tal, pero únicamente para efectos procesales, judiciales o administrativos, sin perjuicio de las acciones que pueda interponer en contra de la sociedad por los perjuicios que esta situación pueda irrogarle. (vi) No obstante todo lo anterior, la falta de publicidad de la causa que da origen a la terminación de la representación legal o de la revisoría fiscal, hace inoponible el acto o hecho frente a terceros, ante quienes el representante legal o revisor fiscal que figure registrado como tal continuará respondiendo para todos los efectos legales. Los anteriores condicionamientos hacen que la permanencia en el registro mercantil de la inscripción del nombre de quien venía ejerciendo la representación legal o la revisoría fiscal de la sociedad se mantenga una vez producida la causa de su desvinculación, como una forma de garantía a los intereses de terceros y por razones de seguridad jurídica. Empero, pasado el término de treinta días, y mediando comunicación del interesado sobre el hecho de su desvinculación, dicha inscripción adquiere un carácter meramente formal. Finalmente, tratándose del caso en que el representante legal o el revisor fiscal sea un apersona jurídica, debe aclararse que si de lo que se trata es de la renuncia, remoción, muerte, etc. de la persona natural que a nombre de aquella cumple con la función, lo que procede es su reemplazo en tal actividad, sin necesidad de registro o comunicación alguna.”1 (Subrayado fuera del texto) Con base en lo señalado por la Corte Constitucional, tenemos que, aunque no es posible que se coloquen en pie de igualdad las responsabilidades especiales de un representante legal en virtud de lo normado en el Código de Comercio a la figura que el Código General del Proceso determina como “representante legal judicial”, que es una figura determinada por la ley y que estatutariamente se puede crear y organizar, esta sentencia de la Corte Constitucional si ayuda a determinar claramente la interpretación que debe darse en aplicación al Código Sustantivo del Trabajo y en esa vía poder hacer extensiva dicha reglamentación al caso específico frente a la inscripción y responsabilidades de modo, tiempo y lugar del denominado “representante legal judicial”. 1 COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. SALA PLENA. (29 de julio de 2003). M.P: G. Monroy, Sentencia C-621 de 2003 [Consultado el 18 de octubre de 2022]. Disponible en: https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2003/C-621-03.htm Frente a la tercera inquietud relativa a considerar como iguales al representante legal para asuntos judiciales y apoderado general debidamente inscrito, en concepto de esta Oficina, aunque ambas figuras, por su naturaleza, puedan llegar a tener funciones semejantes, no pueden equipararse como iguales pues existen características por las cuales se distingue una de la otra, como por ejemplo la forma en la que se otorga la responsabilidad de representación de la sociedad ante un estrado judicial, una por creación estatutaria y designación por parte del órgano competente y otra por poder otorgado mediante escritura pública por el representante legal de la sociedad. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que puede consultarse en la página web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos respecto de los temas de su interés, así como la herramienta tecnológica Tesauro, donde podrá encontrar mayor información al respecto de la doctrina y la jurisprudencia emitida por la entidad.