Sociedad De Responsabilidad Limitada. Votación De Balances Por Parte De Socios Administradores

REF.: SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA. VOTACIÓN DE BALANCES POR PARTE DE SOCIOS ADMINISTRADORES Se recibió su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual previo el análisis del artículo 358 del Código de Comercio, así como del artículo 185 ibídem, en cuanto dispone que los administradores no podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio, formula las siguientes consultas: 1. Como se debe proceder cuando en una sociedad de responsabilidad limitada se deben aprobar balances y estados financieros, en cumplimiento a las facultades que tienen los socios, cuando todos son administradores 2. Si en la sociedad de responsabilidad limitada la representación de un socio en una junta de socios se puede limitar al socio o a su apoderado para efectos de restringir el acceso a personas que acompaan o bien al socio o a su apoderado a efectos de ejercer los derechos que le asisten como socio ante el máximo órgano de administración. De forma preliminar es necesario advertir que si bien en virtud de lo dispuesto por el artículo 13 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015, este Despacho emite los conceptos a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, estos expresan una opinión general puesto que sus respuestas no están dirigidas a resolver situaciones particulares y concretas, lo que explica, a su vez, que estas no tengan carácter vinculante ni comprometan su responsabilidad. Al respecto y para atender el primer interrogante, es preciso sealar que sobre el tema en mención este Despacho, se ha pronunciado en varias ocasiones entre ellas en el oficio 220-101685 Del 20 de octubre de 2010, en el que expresó lo siguiente: Respecto a la aplicación del citado artículo 185, bien tratándose de sociedades anónimas o de responsabilidad limitada, esta Superintendencia fijó su posición en el oficio 220-43454 del 12 de agosto de 1997, del cual es preciso traer a colación la parte pertinente: Ahora bien cuando quiera que tengan todos esa condición, se refiere a la condición de administradores de todos los asociados se entenderá que está dada implícitamente la correspondiente aprobación en la medida en que no haya objeción de parte de ninguno de los socios, pues el hecho de que por ser administradores estén inhabilitados para aprobarlo de manera expresa, no les impide formular reparos o condiciones, los que de presentarse habrán de ser atendidos por los restantes administradores a quienes corresponda, pues no hay que perder de vista que en todo caso es función privativa e indelegable del máximo órgano social, examinar, aprobar o improbar los balances y las cuentas que deban rendir los administradores de acuerdo con el numeral 2., artículo 187 del Código citado, atribución de la que gozan individualmente todos los socios. De igual manera este Despacho a través de los oficios 220-39033 y 220-351980 del 30 de mayo de 1999 y 27 de julio de 2004, en su orden, también se ocupó de la forma como deben aprobarse los estados financieros de una sociedad cuando todos sus socios son administradores o empleados de la misma, los que podrá consultar a través del ingreso a la página www.supersociedades.gov.co. En lo que corresponde al segundo interrogante, sea lo primero tener en cuenta que de acuerdo con el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el 18 de la citada Ley 222, seala: Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la Junta de Socios o Asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se sealen en los estatutos Los poderes otorgados en el exterior sólo requerirán las formalidades aquí previstas Efectuada la precisión que antecede y en el entendido que la inquietud se orienta a establecer si es posible que un socio y su mandante asistan en forma concomitante a la reunión del máximo órgano social y si en tal caso, ambos tienen voz y voto en la asamblea o junta o si, por el contrario, la asistencia del accionista supone la revocatoria del poder otorgado, y por ende el máximo órgano social podría ordenar el retiro del apoderado de la reunión. Al respecto, también este despacho se ha pronunciado sobre la situación planteada en el sentido de afirmar que cuando una persona otorga a otra un poder especial para la gestión de uno o más negocios, celebra un contrato de mandato en los términos del artículo 2142 del Código Civil, contrato que tiene formas de terminación establecidas en el ordenamiento citado, conforme con el cual el mandato expira entre otras causales por la revocación del mandante artículo 2189 op.cit, revocación que puede ser expresa o tácita, la última se produce cuando se encarga del mismo negocio a persona distinta del primer mandatario artículo 2190 ibídem. En punto a este aspecto, agrega la entidad en el oficio 220-005296 del 9 de febrero de 2005, que: con más razón debe predicarse la revocatoria tácita cuando el objeto del contrato mismo desaparece, es decir, cuando ya no se requiere actuar por tercera persona para ejercer los derechos o adquirir obligaciones. En efecto, en este evento, http:www.supersociedades.gov.co la causa misma de la relación contractual desaparece y con ella uno de los elementos de existencia del contrato de mandato. En consecuencia, habida cuenta que el máximo órgano social se integra únicamente con los asociados es a ellos a quienes corresponde decidir, en los términos de la ley y de los estatutos, si se acepta la asistencia a la reunión de una persona que legalmente no tiene derecho para deliberar o decidir o siquiera asistir a la reunión de un órgano colegiado de carácter societario. Para resumir, frente a las preguntas formuladas, debe sealarse que un socio y su apoderado no pueden participar en forma simultánea en las reuniones que celebre la asamblea o junta ni, obviamente, deliberar o decidir conjuntamente en ellas, lo que no obsta para que se le permita al socio en un momento dado, ser asistido por su apoderado en el entendido que actuará en tales circunstancias como asesor suyo, pero sin voz ni voto en la sesión respectiva, de donde igualmente resulta claro cualquier injerencia o perturbación de la reunión puede conducir a la toma de las medidas que el órgano social estime pertinentes para garantizar su normal funcionamiento Oficio 220- 51101 20011230. En consecuencia, nada se opone para que el socio concurra a la reunión con su apoderado, en el entendido que quien participe sea uno de los dos, evento en el cual, si quien actúa es el socio, el apoderado puede asistirlo en calidad de asesor sin voz ni voto dentro de la reunión. Si quien actúa, es el apoderado, el socio aunque concurra, no podrá deliberar ni decidir. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.