LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

OFICIO 220-216173 DEL 29 DE AGOSTO DE 2024 REFERENCIA: RADICACIÓN 2024-01-667854 ASUNTO: LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número de la referencia, en la cual realiza unas consideraciones y plantea cuatro inquietudes de la siguiente manera: “1. Consideraciones (i) El artículo 60 del Código de Comercio prevé que: “Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.” (Ii) Sobre este particular, la Superintendencia de Sociedades mediante oficio 220- 017568 de 2017 se pronunció en los siguientes términos: “(…) se tiene entonces que los comerciantes en general tienen la obligación de conservar los libros y la documentación, por los medios que le facilita la ley, por un período mínimo de diez (10) años, término a partir del cual cesa la obligación; por ende, nada obsta para proceder a su destrucción, sin perjuicio que con posterioridad decidan continuar conservándolos” (iii) Si bien el comerciante tiene la obligación de conservar los libros y documentación por un periodo mínimo de diez (10) años, término a partir del cual, nada obsta para su destrucción, no es claro si deben ser custodiados por este término todo tipo de documentación, entre esta, correos electrónicos con información que no es relevante, comunicaciones o remisiones internas, información publicitaria y/o comercial que no son utilidad para la actividad comercial, esto es, no corresponden a soportes contables, jurídicos o contractuales que deriven en una obligación de custodia. Página | 2 Con fundamento en las anteriores consideraciones, respetuosamente me permito solicitar se absuelvan todos y cada uno de los interrogantes que planteamos en la siguiente: 2. PETICIÓN 1. ¿Qué se entiende por libros, papeles y documentos del comerciante, para efectos de su retención documental? 2. ¿Debe entenderse por libros, papeles y documentación del comerciante toda la información que reciba o genere que guarde relación con su objeto social, incluida esta la no relevante, entre esta, correos electrónicos internos, información publicitaria y/o comunicaciones que no son de utilidad y/o guaran relación con su actividad comercial)? 3. ¿Cuál es el tiempo de retención documental de los correos electrónicos para los comerciantes? 4. ¿A qué sanciones se ve abocado el comerciante, en caso de no contar con información objeto de retención documental?” Previamente a responder su consulta debe señalarse que la competencia de esta entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021. Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad. Anotado lo anterior, frente al tema que nos ocupa, en relación con los libros y papeles del comerciante, la Superintendencia de Sociedades en un pronunciamiento reciente, en el oficio 220-1342181, en los apartes pertinentes expresó lo siguiente: “(…) 2. DEL DEBER DE CUSTODIA DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE: (…) A su vez, es preciso mencionar lo indicado en el Decreto 2270 de 2019, compilado en el Decreto 2420 de 2015, al respecto de la conservación de libros y papeles del comerciante, esto en concordancia con lo determinado en el Código de Comercio: 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-134218 (30 de mayo de 2024). Asunto: Conceptos sobre el deber de custodia de los papeles y libros del comerciante. Página | 3 “(…) Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.” Además de lo anterior, se debe aclarar que cuando se pretenda realizar una disminución de capital con efectivo reembolso de aportes, deberá tenerse en cuenta lo contemplado en la Circular Básica Jurídica sobre la conservación de documentos para quienes estén bajo el régimen de autorización general, lo anterior así: “(…) 1.4. Obligación de conservar documentación de quienes sean sujetos de la autorización general. Las Entidades Empresariales que se encuentren dentro del régimen de autorización general, deberán conservar por un término no inferior a 10 años, conforme a las normas vigentes de conservación, copia de los siguientes documentos: 1.4.1. Convocatorias dirigidas a los asociados a la reunión del máximo órgano social en la que se hubiere aprobado la disminución de capital, salvo que se trate de una reunión universal. 1.4.2. Acta de la reunión asentada en el libro de actas donde conste la decisión del máximo órgano social, en el sentido de aprobar la disminución del capital, la cual deberá contener la información señalada en el numeral 1.6.4. del presente capítulo. 1.4.3. Estados financieros con base en los cuales se aprobó la reforma estatutaria, debidamente certificados y dictaminados por el revisor fiscal (si lo hubiere), y en los términos indicados en el numeral 4.2. del capítulo IV de la CBJ. 1.4.4. Comunicaciones mediante las cuales los acreedores hubieren autorizado la disminución de capital, si fuere el caso. 1.4.5. Certificación suscrita por representante legal, contador y revisor fiscal (si lo hubiere), relacionada con la capitalización o no del saldo del rubro de Página | 4 revalorización del patrimonio que se encuentra reclasificada en ganancias acumuladas, y los montos que fueron capitalizados. 1.4.6. Acto administrativo donde conste la aprobación del Ministerio del Trabajo o la entidad que haga sus veces, en los casos en que, de acuerdo con el artículo 145 del Código de Comercio, sea procedente. 1.4.7. Documentos que evidencien la efectiva realización del reembolso de los aportes. Parágrafo. - En cualquier momento, la Superintendencia de Sociedades podrá requerir los documentos antes mencionados, los cuales deberán estar disponibles para su entrega.”. (Subrayado nuestro) (…)”. De otra parte, y toda vez que en algunas de sus inquietudes hace mención de la denominada Retención Documental, es preciso anotar que el Acuerdo 001 de 20242, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, regula todo lo concerniente con la función archivística del país. (Capítulo 1 - Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental). Tenemos que la Tabla de Retención Documental –TRD-aplica esencialmente para las entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas y se da sobre la totalidad de los documentos de archivo producidos por una entidad en ejercicio de sus funciones o actividades, independientemente del formato o soporte en el que se encuentren. Ubicados en el escenario anterior, este Despacho procede a dar respuesta a sus inquietudes de la siguiente manera: “1. ¿Qué se entiende por libros, papeles y documentos del comerciante, para efectos de su retención documental? 2. ¿Debe entenderse por libros, papeles y documentación del comerciante toda la información que reciba o genere que guarde relación con su objeto social, incluida esta la no relevante, entre esta, correos electrónicos internos, información publicitaria y/o comunicaciones que no son de utilidad y/o guaran relación con su actividad comercial)? Tal como fue señalado previamente, la normativa establece que los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. “3. ¿Cuál es el tiempo de retención documental de los correos electrónicos para los comerciantes?” 2 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 001 (29 de febrero de 2024). “Por la cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones”. Página | 5 Partiendo de la base de que su inquietud se refiere al término de conservación, se reitera que, en términos generales, los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. “4. ¿A qué sanciones se ve abocado el comerciante, en caso de no contar con información objeto de retención documental?” Sobre las sanciones que pude imponer esta entidad, se pone de presente que el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995 establece que la Superintendencia de Sociedades podrá imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos. A su vez, el artículo 58 del Código de Comercio establece lo siguiente: “Artículo 58. Sanciones por violaciones a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a las obligaciones del comerciante y otras. Sin perjuicio de las penas y sanciones establecidas en normas especiales, la violación a las obligaciones, y prohibiciones establecidas en el artículo 19 y en el Capítulo I del Título IV del Libro I del Código de Comercio, o el no suministro de la información requerida por las autoridades de conformidad con las normas vigentes, o el incumplimiento de la prohibición de ejercer el comercio, profesión u oficio; proferida por autoridad judicial competente, será sancionada con una multa de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, si se tratare de personas naturales y de cien mil (100.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes en el caso de personas Jurídicas, conforme con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 1437 de 2011 o las normas que lo modifiquen o adicionen. La sanción será impuesta por la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia y control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona. En el caso de las personas jurídicas, la autoridad competente deberá tener en cuenta, para la imposición de la multa, la capacidad patrimonial de la persona jurídica. Cuando se trate de pymes y mipymes, la autoridad competente deberá proceder con especial precaución. En el evento que una persona que haya sido sancionada por autoridad judicial con la inhabilitación para ejercer el comercio, profesión u oficio, esté ejerciendo dicha actividad a través de un establecimiento de comercio, adicional a la multa establecida en el párrafo anterior, la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia y control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, ordenará la suspensión de las actividades comerciales desarrolladas en el establecimiento, por un término de hasta dos meses. En caso de reincidencia, ordenará el cierre definitivo del establecimiento de comercio.” Página | 6 En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y el aplicativo Tesauro.