Reunión Ordinaria Inconclusa. Efectos De Las Decisiones Adoptadas. Convocatoria A Reunión Extraordinaria Para Aprobar Estados Financieros De Fin De Ejercicio

ASUNTO: REUNIÓN ORDINARIA INCONCLUSA. EFECTOS DE LAS DECISIONES ADOPTADAS. CONVOCATORIA A REUNIÓN EXTRAORDINARIA PARA APROBAR ESTADOS FINANCIEROS DE FIN DE EJERCICIO. Me refiero a la consulta de la referencia mediante la cual, previa la exposición de los siguientes hechos, formula las consultas que a continuación también se transcriben: HECHOS i El 18 de febrero de 2020, la administración de una entidad realizó la convocatoria para la Asamblea Ordinaria para el día 11 de marzo de 2020 a las 10 A.M. Dicha convocatoria se realizó con el lleno de los requisitos estatutarios y legales, y dentro de los plazos establecidos- en los estatutos y en la ley aplicable dando cumplimiento al derecho de inspección correspondiente. ll En el momento en que se inició la reunión el 11 de marzo de 2020, el secretario comprobó que se encontraban presentes la totalidad de los afiliados con derecho a voto. En esa medida, se cumplía con el quorum necesario para deliberar y decidir, de acuerdo con los estatutos y las normas aplicables. lll Una vez, se evacuaron los puntos de: i llamado a lista y ji elección de comisión para la aprobación del acta, se dio inicio a iii la presentación y aprobación del informe de gestión del Representante Legal de la entidad. Tan pronto se dio inicio a la presentación del informe de gestión, el Representante Legal de la entidad sometió a votación la autorización para discutir un tema de vital importancia para la entidad. Esta propuesta fue aprobada por unanimidad de los presentes, de acuerdo con el quorum y las mayorías establecidas en los estatutos y en la ley aplicable. iv De igual forma, todas las demás decisiones tomadas durante esta reunión de asamblea fueron aprobadas dando estricto cumplimiento al quorum y a las mayorías establecidas en los estatutos y en la ley aplicable para los efectos. v Por la complejidad del tema, dicha discusión se alargó hasta las 2 P.M. Sin embargo, todos los asistentes a la reunión ordinaria de la entidad tenían la obligación de asistir a la reunión de asamblea de otra entidad que iniciaba a las 2 P.M. Por esta razón, el Representante Legal de la entidad se vio obligado a dar por terminada la reunión ordinaria sin haber agotado su informe de gestión y el resto del orden del día previsto, con el fin de que sus afiliados asistieran a dicha Asamblea de la otra entidad. Es decir que la Asamblea se terminó, y no se suspendió la propuesta de suspender nunca fue presentada por la administración para ser votada. vi En este orden de ideas, y dentro de este marco fáctico, amablemente les solicitamos que su colaboración para dar respuesta a los siguientes interrogantes: II. PETICIÓN 1. El hecho que no se haya agotado el orden del día previsto para la reunión ordinaria, cambia la naturaleza de la reunión O por el contrario se sigue entendiendo como una reunión ordinaria 2. El hecho que no se haya podido agotar el orden del día previsto para la reunión ordinaria, genera como consecuencia que la entidad no haya cumplido con su obligación legal y estatutaria de convocar a la asamblea ordinaria anual 3. Teniendo en cuenta que las decisiones tomadas por la asamblea en la reunión ordinaria se tomaron dando estricto cumplimiento al quorum y a las mayorías establecidas en los estatutos y en la ley aplicable, son válidas y vinculantes las decisiones allí tomadas 4. Teniendo en cuenta que los asistentes a la reunión tenían que asistir a otra reunión, era necesario que el Representante Legal de la entidad sometiera a votación la terminación de la reunión En caso de que sí hubiese sido necesario someter la terminación a votación, cuáles serían las consecuencias jurídicas de no haberlo hecho, en relación con la validez y eficacia de la reunión y de las decisiones allí tomadas 5. Puede la entidad convocar a una reunión extraordinaria de carácter ordinario para agotar el orden del día, en lo relativo a la aprobación del informe de gestión, los EEFF del último ejercicio, y del presupuesto 6. Teniendo en cuenta que en los estatutos de la entidad se estipuló que: Cada uno de los puntos del orden del día es indivisible, El hecho que no se haya podido agotar la totalidad del punto del orden del día del informe de gestión, genera que las decisiones tomadas en dicho punto del orden del día se tornen ineficaces o nulas. Se advierte que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales. Adicionalmente, debe precisarse que esta Oficina carece de competencia en función consultiva para resolver un caso concreto de competencia de las dependencias misionales de esta Superintendencia. Efectuadas las precisiones que anteceden y en el entendido que las inquietudes formuladas hacen referencia a una sociedad del tipo de las anónimas, regulada en el Código de Comercio, se considera necesario tener en cuenta que las normas de la reunión ordinaria del máximo órgano social, están consignadas en los artículos 110, 181 y 422 del Código de Comercio, que al respecto disponen: Artículo 110. La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará: 7. La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia.. Artículo 181. Los socios de toda compaía se reunirán en junta de socios o en asamblea general ordinaria una vez al ao, por lo menos en la época fijada en los estatutos. .. Articulo 422. Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al ao, en las fechas sealadas en los estatutos y, en silencio de éstos dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compaía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Si no fuera convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10:00 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión. Conforme a lo expresado, los tres primeros interrogantes pueden resolverse de la siguiente manera: La norma contenida en el precitado artículo 422, determina el concepto de reunión ordinaria, de tal suerte que, cuando la reunión cumpla las condiciones sealadas tendrá el carácter de ordinaria, naturaleza que se mantiene, aunque el temario previsto en la convocatoria, por cualquier circunstancia, no se agote íntegramente. Frente al mismo supuesto, vale decir que, por el hecho de que no se agote el temario, tampoco la convocatoria pierde su eficacia, pues el acto de citación por parte del administrador, con la finalidad de lograr la conformación del máximo órgano social, no puede confundirse con el evento mismo de la reunión. Cabe observar que, en torno a la convocatoria, este Despacho mediante oficio 220- 35956 del 23 de diciembre de 1992, publicado en el Libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos ao 2000, página 579, expresó lo siguiente: ...la convocatoria equivale a un acto jurídico generador de efectos vinculantes frente a los destinatarios de la misma, como son los asociados quienes en virtud de ellos adquieren la vocación a constituirse, en la fecha, hora y lugar predeterminados en la asamblea de accionistas para ejercer en la misma el derecho a deliberar y votar . Ahora bien, teniendo en cuenta que del escrito de la consulta se infiere que los administradores en cumplimiento del precepto contenido en artículo 424 del Código de Comercio, atendieron su deber de convocar al máximo órgano social dentro de los tres primeros meses del ao, con la finalidad de discutir las directrices económicas de la compaía, considerar las cuentas y el balance del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades, así como acordar las providencias tendientes a asegurar el cumplimento del objeto social, y que adicionalmente, se encontraban reunidos la totalidad de los asociados con derecho a voto, resulta claro que al realizarse la convocatoria con el lleno de los requisitos legales y estatuarios y configurarse el quórum deliberatorio legalmente establecido, las decisiones adoptadas, a la luz de los artículos 190 y 186 del Código de Comercio, son eficaces, válidas y vinculantes. Los preceptos legales citados expresan lo siguiente: ARTÍCULO 186. LUGAR Y QUORUM DE REUNIONES. Las reuniones se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum. .... ARTÍCULO 190 del Código de Comercio. Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito artículo 186 serán ineficaces las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes.. Cabe sealar, que la situación descrita en la consulta, no fue prevista por el legislador, como causal de ineficacia, en concordancia con lo establecido por el Artículo 897 del Código de Comercio: Cuando en este código, se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de pleno de derecho, sin necesidad de declaración judicial.. En lo que tiene que ver con el cuarto interrogante, es del caso sealar que la reunión de asamblea, puede terminar de las siguientes dos maneras: i con la consideración y decisión del último tema previsto en el orden del día o, ii con la desintegración del quorum deliberativo, como ocurrió en el caso planteado, evento en el cual, la reunión termina por sustracción de materia al desconfigurarse el quórum, momento en el cual, el órgano social deja de existir. La respuesta al quinto interrogante es afirmativa, en la medida que los temas propios de la reunión ordinaria deben tratarse al cierre de cada ejercicio social, periodo que por lo general, coincide con el 31 de diciembre de cada ao para cuyo propósito es deber de los administradores convocar el máximo órgano social dentro de los tres primeros meses del ao, conforme a lo dispuesto por los artículos 422 y 424 del Código de Comercio, hecho que de acuerdo con el escrito de consulta se cumplió, sin que hubiera sido posible aprobar el informe de gestión, ni los estados financieros del último ejercicio, como tampoco el presupuesto, por lo que resulta imperioso agotar el temario propuesto, para lo cual se debe convocar una reunión extraordinaria, pero con el temario de una reunión ordinaria. A propósito de la reunión extraordinaria que se deberá proceder a convocar y aunque el consultante no hace referencia a este aspecto, el Despacho considera importante referirse a la antelación de la convocatoria, ya que a la luz del artículo 424 del Código de Comercio, cuando haya de aprobarse balances de fin de ejercicio, se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación, precepto que merece para el presente caso, el mismo análisis que expuso esta oficina, respecto de las reuniones de segunda convocatoria, citadas para aprobar balances de fin de ejercicio, mediante Oficio 220-064305 del 06 de junio de 2013, cuyos apartes pertinentes se transcriben a continuación: En Oficio 220-049966 de 16 de mayo de 2013, la Entidad concluyó que en una reunión ordinaria debidamente convocada pero aplazada por voluntad de los asociados y que además sus estados financieros no han sufrido ninguna modificación, para la nueva no es necesario el ejercicio derecho de inspección, ni convocar con los 15 días hábiles de anticipación conforme lo dispone el Ordenamiento Mercantil para efectos de reuniones en las que habrá de aprobarse o improbarse balances de fin de ejercicio. En esa oportunidad, con fundamento en la argumentación expuesta en el Oficio 220- 11259 de 30 de abril de 2001, expresó En el artículo 424 del Código de Comercio en adelante C. Co., se prevé que para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de antelación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes. Esta disposición prevé un plazo de antelación aplicable tanto en reuniones ordinarias como en reuniones extraordinarias, cuyo sentido obedece a la necesidad de preservar el ejercicio efectivo del derecho de inspección, consagrado en el artículo 447 del mismo estatuto, y en virtud del cual los documentos, libros y comprobantes que deben ser considerados por la Asamblea para efectos de la aprobación o aprobación de balances deben ponerse a disposición de los accionistas durante los quince días hábiles que precedan a la respectiva reunión de la Asamblea . Si se parte de la base de que el sentido de la antelación prevista para la convocatoria a las reuniones en las que se consideran balances tiene que ver con el ejercicio del derecho de inspección, debe notarse que si la primera reunión ha sido debidamente convocada, situación ésta que es el presupuesto del artículo 429 C. Co., la finalidad de la regla que establece la antelación en cuestión se ha cumplido a cabalidad, como quiera que los socios ya han tenido la oportunidad de ejercer su derecho de inspección tanto en el caso de aquellos tipos sociales, como la forma anónima, en los que el ejercicio del derecho de inspección se contrae a dicha época, como en el caso de aquellas otras formas societarias, por ejemplo la limitada, en las que dicho ejercicio puede llevarse a cabo en cualquier tiempo. En los términos de las reglas sobre interpretación de las leyes previstas en el Código Civil, el contexto de la ley sirve para ilustrar el sentido de cada una de sus partes C. Civil. Artículo 30, de manera que la correspondencia y armonía que existe en esta materia entre el plazo previsto para la convocatoria y el plazo sealado para el ejercicio del derecho de inspección, son suficientes para precisar que la extensión de esta regla se circunscribe al caso de la primera convocatoria. Por tanto, si ya se ha cumplido la finalidad de la antelación prevista en el artículo 424 del C. Co., al haber convocado adecuadamente a la primera reunión, esto es, para lo que aquí interesa, con los quince días hábiles de antelación que exige la ley, no existe razón alguna para duplicar la exigencia,. Con fundamento en lo expuesto y en el orden en que se plantean las inquietudes, se concluye: 1. Sobre la base de una convocatoria debidamente efectuada, para la nueva reunión en la que habrá de someterse a consideración del máximo órgano social estados financieros de fin de ejercicio y siempre que el mismo no haya sufrido modificación o alteración alguna, bastará la antelación prevista para las reuniones de carácter extraordinario previsto en el contrato de sociedad o, en su defecto, en la ley . En consecuencia, si para la convocatoria de la reunión ordinaria, en la que debía aprobarse el balance de fin de ejercicio, se habían tenido en cuenta los quince días hábiles que de manera expresa consagra la ley para ejercer el derecho de inspección, para la nueva reunión que será extraordinaria, basta aplicar el término mínimo que fija el artículo 424 del estatuto mercantil, el cual es de cinco 5 días comunes, para que se considere debidamente convocado al máximo órgano social de la compaía, sin perjuicio, del cumplimiento de las formalidades previstas en los estatutos sociales para la convocatoria, tratándose de reuniones extraordinarias. En lo que se refiere al sexto interrogante, tal y como se advirtió en el punto primero, la situación planteada no afecta la validez ni genera ineficacia de las decisiones adoptadas. Tampoco en este evento, el hecho de que la estipulación estatutaria seale que cada uno de los puntos del orden del día es indivisible, constituye un riesgo para la validez de las decisiones, pues la circunstancia de que los socios en una reunión extraordinaria con temario de ordinaria, retomen la consideración de los asuntos que no fueron evacuados en la reunión ordinaria, por tratarse del mismo informe de gestión, a juicio de esta Oficina, no rompe la unidad de la materia objeto de análisis, la cual se mantiene indivisible. Finalmente, para la convocatoria a la nueva reunión, deberá tenerse en cuenta: Que el Ministerio de Salud y de la Protección Social expidió la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, Por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus, en la cual se establecieron disposiciones destinadas a la prevención y contención del riesgo epidemiológico asociado al COVID-19. Que en desarrollo de la sealada norma, se expidió el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, por el cual se reglamentaron las reuniones no presenciales previstas en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012, en los siguientes términos: 1. A efectos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, se entenderá que la expresión todos los socios o miembros allí contenida, hace referencia a aquellos socios o miembros de la Junta Directiva que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo determine la ley o los estatutos, por lo cual, conforme a la normatividad vigente, en este tipo de reuniones no es necesaria la participación de todos los socios o miembros de la Junta Directiva 2. Se deberá dar aplicación a las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos 3. Existe la posibilidad de adelantar reuniones mixtas, conforme se determine en la convocatoria, esto es, aquellas en las que algunos de sus participantes asistan físicamente presencialmente y otros virtualmente no presencialmente 4. La convocatoria a las reuniones no presenciales o mixtas deberá sealar los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva para la participación virtual, sin perjuicio de las instrucciones necesarias para quienes asistan físicamente en caso de que la reunión sea mixta 5. Para la realización de este tipo de reuniones, el representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el propósito de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, según el caso, y 6. Adicionalmente, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación. En los anteriores términos se ha atendido la consulta, no sin antes manifestarle que el presente oficio, tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.