LEY 1712 DE 2014- LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL

OFICIO 220-279916 DEL 09 DE DICIEMBRE DE 2022 REFERENCIA: RADICADO NO. 2022-01-770699 ASUNTO: LEY 1712 DE 2014- LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL Me refiero a su escrito radicado en esta entidad como se menciona en la referencia, mediante el cual formula unas preguntas relacionadas con algunos aspectos de la información pública nacional. Previo a atender lo propio, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1437 de 2011, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, de manera que sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Con el alcance indicado, este Despacho se permite resolver su consulta, la cual fue planteada en los siguientes términos: “2.1. Teniendo en cuenta que según el artículo 24, numeral 5 de la Ley 1437 de 2011 tendrán carácter reservado la información y documentos referentes a la información financiera y comercial ¿Qué entiende esta Superintendencia por información financiera y comercial? 2.2. ¿Podría considerarse un acto administrativo de carácter particular proferido por la Superintendencia de Sociedades (mediante el cual se realiza una imposición de multa a una sociedad mercantil) tiene el carácter de público propio de los actos administrativos o en cambio tiene el carácter de reservado por contener información financiera y comercial en los términos del artículo 24 de la Ley 1437 de 2011? 2.3 De considerarse como información pública clasificada aquella contendida en actos administrativos de contenido particular (a través de los cuales se realiza la imposición de multa a una sociedad mercantil), ¿debería esta Superintendencia negar su acceso a terceros por contener información financiera y comercial de una sociedad mercantil? 2.4. ¿Qué criterios y/o parámetros utiliza la Superintendencia de sociedades para catalogar el contenido de un acto administrativo particular como información pública clasificada en los términos del Artículo 6, literal c, de la Ley 1712 de 2014? 2.5. ¿Podría catalogarse la información financiera y comercial de una sociedad comercial como dato semiprivado según el artículo 3, literal g de la Ley 1266 de 2008? 2.6. De ser cierto lo anterior, ¿la información financiera y comercial de una sociedad comercial como dato semiprivado según el artículo 3, literal g de la Ley 1266 de 2008 estaría sometida a reserva? 2.7. ¿La sociedad puede solicitar la reserva de la información de la cual es titular en el marco de una investigación administrativa o respuesta a un requerimiento de información específico? 2.8. De ser cierto lo anterior, ¿cuál es el procedimiento para realizar esta solicitud” Al respecto, se dará respuesta a sus inquietudes en el mismo orden en que fueron formuladas: “2.1. Teniendo en cuenta que según el artículo 24, numeral 5 de la Ley 1437 de 2011 tendrán carácter reservado la información y documentos referentes a la información financiera y comercial ¿Qué entiende esta Superintendencia por información financiera y comercial?” De conformidad con lo establecido en la Ley 1266 de 20081, la información financiera y comercial es aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen. Siendo así que no le sea dable a esta entidad realizar interpretaciones adicionales, teniendo en cuenta que la norma señala expresamente cual es la información a la que se refiere2. 1 COLOMBIA. Ley 1266 de 2008. por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. 2 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 57 de 1887. Artículo 27. INTERPRETACION GRAMATICAL. Cuando el sentido de la ley sea claro, no se desatenderá su tenor literal a pretexto de consultar su espíritu Para ello, los operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben cumplir con los siguientes requisitos especiales de funcionamiento3: “1. Deberán constituirse como sociedades comerciales, entidades sin ánimo de lucro, o entidades cooperativas. 2. Deberán contar con un área de servicio al titular de la información, para la atención de peticiones, consultas y reclamos. 3. Deberán contar con un sistema de seguridad y con las demás condiciones técnicas suficientes para garantizar la seguridad y actualización de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado conforme lo previsto en la presente ley. 4. Deberán actualizar la información reportada por las fuentes con una periodicidad no superior a diez (10) días calendario contados a partir del recibo de la misma.” Quien ejerce la función de vigilancia a la actividad de administración de datos personales regulados por la Ley 1266 de 2008, es la Superintendencia de Industria y Comercio. Ahora, para los casos en que la fuente, usuario u operador de información sea una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, esta ejercerá la vigilancia e impondrá las sanciones correspondientes, según lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero4. “2.2. ¿Podría considerarse un acto administrativo de carácter particular proferido por la Superintendencia de Sociedades (mediante el cual se realiza una imposición de multa a una sociedad mercantil) tiene el carácter de público propio de los actos administrativos o en cambio tiene el carácter de reservado por contener información financiera y comercial en los términos del artículo 24 de la Ley 1437 de 2011?” Al respecto, es preciso indicar que los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 señalan lo siguiente: “ARTÍCULO 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas. Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos: 3 Op. Cit. Ley 1266 de 2008. Artículo 11. Requisitos especiales para los operadores. 4 Op. Cit. Ley 1266 de 2008. Artículo 17. Función de vigilancia. a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011. b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad; c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales. PARÁGRAFO. Estas excepciones tienen una duración ilimitada y no deberán aplicarse cuando la persona natural o jurídica ha consentido en la revelación de sus datos personales o privados o bien cuando es claro que la información fue entregada como parte de aquella información que debe estar bajo el régimen de publicidad aplicable ARTÍCULO 19. Información exceptuada por daño a los intereses públicos. Es toda aquella información pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional: a) La defensa y seguridad nacional; b) La seguridad pública; c) Las relaciones internacionales; d) La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso; e) El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales; f) La administración efectiva de la justicia; g) Los derechos de la infancia y la adolescencia; h) La estabilidad macroeconómica y financiera del país; (Ver Art. 2.1.1.4.2.2. Decreto 1081 de 2015) i) La salud pública. PARÁGRAFO. Se exceptúan también los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos. Por su parte, el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011 establece: “ARTÍCULO 24. INFORMACIONES Y DOCUMENTOS RESERVADOS. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial: 1. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales. 2. Las instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones reservadas. 3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica. 4. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación. 5. Los datos referentes a la información financiera y comercial, en los términos de la Ley Estatutaria 1266 de 2008. 6. Los protegidos por el secreto comercial o industrial, así como los planes estratégicos de las empresas públicas de servicios públicos. 7. Los amparados por el secreto profesional. 8. Los datos genéticos humanos. PARÁGRAFO. Para efecto de la solicitud de información de carácter reservado, enunciada en los numerales 3, 5, 6 y 7 solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información.”. Un acto administrativo emitido en las condiciones establecidas por el peticionario, de manera general, no se considera legalmente como información reservada o clasificada de acuerdo con la Ley; no obstante, el mismo, de manera específica puede contener información reservada en éste y, por lo tanto, al tenor de lo descrito en el artículo 21 de la Ley 1712 de 2014, debe hacerse una versión pública que mantenga la reserva únicamente de la parte indispensable. La información pública que no cae en ningún supuesto de excepción deberá ser entregada a la parte solicitante, así como ser de conocimiento público. La reserva de acceso a la información opera respecto del contenido de un documento público, pero no de su existencia. Es importante aclarar que la información pública fue definida como aquella información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal. Siendo este el caso de un acto administrativo donde se sancione a una sociedad mercantil. “2.3 De considerarse como información pública clasificada aquella contendida en actos administrativos de contenido particular (a través de los cuales se realiza la imposición de multa a una sociedad mercantil), ¿debería esta Superintendencia negar su acceso a terceros por contener información financiera y comercial de una sociedad mercantil?” Recordemos que el artículo 2 de la Ley 1712 de 2014 establece que, “Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley”, bajo este mismo entendido, los actos administrativos proferidos por la entidad entrañan información que es pública, cuyo contenido como se estableció en párrafos anteriores, puede incluir información reservada o clasificada. Igualmente, es preciso resaltar que los documentos solicitados y recibidos de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales supervisadas por esta entidad de inspección, vigilancia y control, pueden ser solicitados para su examen, sin reserva salvo los que hayan sido tomados de los libros o papeles del comerciante en los términos del Código de Comercio5, puesto que conservan el carácter de especial que les otorga la Ley y los que tengan el mismo carácter según lo determinado en la Ley 1712 de 2014, la Ley 1437 de 2011 y los que se encuentren reglamentados en normas especiales como la antes mencionada. 5 COLOMBIA. Código de Comercio. Artículo 61. Excepciones al Derecho de Reserva. Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas. “2.4. ¿Qué criterios y/o parámetros utiliza la Superintendencia de sociedades para catalogar el contenido de un acto administrativo particular como información pública clasificada en los términos del Artículo 6, literal c, de la Ley 1712 de 2014?” La respuesta a esta pregunta se encuentra subsumida en las respuestas dadas a los puntos anteriores. “2.5. ¿Podría catalogarse la información financiera y comercial de una sociedad comercial como dato semiprivado según el artículo 3, literal g de la Ley 1266 de 2008?” Al respecto, no hay nada que precisar puesto que la Ley 1266 de 2008 lo establece como se observa a continuación, esto siguiendo lo determinado en el artículo 27 de la Ley 57 de 1887, así: “Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por: (…) g) Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.” “2.6. De ser cierto lo anterior, ¿la información financiera y comercial de una sociedad comercial como dato semiprivado según el artículo 3, literal g de la Ley 1266 de 2008 estaría sometida a reserva?” De acuerdo con lo anterior, tal como lo define la Ley, el dato semiprivado “no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública”. La Corte Constitucional se pronunció a través de la sentencia T-487 del 2017, en los siguientes términos “Finalmente se encuentra la información reservada, que por versar igualmente sobre información personal y sobre todo por su estrecha relación con los derechos fundamentales del titular - dignidad, intimidad y libertad- se encuentra reservada a su órbita exclusiva y no puede siquiera ser obtenida ni ofrecida por autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones. Cabría mencionar aquí la información genética, y los llamados "datos sensibles" o relacionados con la ideología, la inclinación sexual, los hábitos de la persona, etc.” De igual forma, el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014, establece que se puede rechazar de manera motivada y por escrito, el acceso a la información pública, solamente cuando esta pudiere causar daño a los derechos a la intimidad, la vida, la salud, la seguridad, o los secretos comerciales, industriales y profesionales. “2.7. ¿La sociedad puede solicitar la reserva de la información de la cual es titular en el marco de una investigación administrativa o respuesta a un requerimiento de información específico?” “2.8. De ser cierto lo anterior, ¿cuál es el procedimiento para realizar esta solicitud” Debe señalarse que estas inquietudes son de carácter particular y concreto, asuntos sobre los cuales la Superintendencia de Sociedades no puede realizar pronunciamiento alguno en función consultiva. Sin embargo, se recuerda que los derechos de los titulares de la información, particularmente de la regulada en la Ley 1266 de 2008, se encuentran contenidos en su artículo 6. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que puede consultarse en la página web de la Entidad la normatividad, los conceptos jurídicos respecto de los temas de su interés, así como la herramienta Tesauro donde podrá encontrar mayor información al respecto de la doctrina y la jurisprudencia mercantil emitida por la entidad.