Circular Externa 100-000016 De 2020 - Procedimientos Para Implementar Sagrilaft

ASUNTO: CIRCULAR EXTERNA 100-000016 DE 2020 - PROCEDIMIENTOS PARA IMPLEMENTAR SAGRILAFT Me refiero a su escrito radicado como se anuncia en la referencia mediante el cual, eleva una consulta relacionada con la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, que modificó el Capítulo X de la Circular Externa 100-000005 de 2017 de la Superintendencia de Sociedades. La consulta fue planteada en los siguientes términos: Por las consideraciones y fundamentos expuestos, solicito respetuosamente a la Delegatura competente se me puede brindar todos los argumentos y aclaraciones a que haya lugar respecto al procedimiento, instrucciones y documentos a implementar por parte de la Empresa obligada al SAGRILAFT previo a la realización yo perfeccionamiento de ventas y transacciones con personas naturales jurídicas cuya forma y medio de pago se pacte a crédito o de contado. Previamente a responder sus inquietudes, debe sealarse que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, por lo que, a pesar de que su consulta se eleva exponiendo un caso particular, la respuesta de esta Oficina debe entenderse que se refiere a situaciones generales que se le asemejen. También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Advertido lo anterior, éste Despacho procede a efectuar las siguientes consideraciones de índole general: Las competencias que le asisten a esta Entidad, en relación con el proceso de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, proceden de la Ley 526 de 1999 modificada por la Leyes 1121 de 2006, 1621 de 2013 y 1762 de 2015, que a su turno establece la creación de la Unidad de Información y Análisis Financiero-UIAF y se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción del lavado de activos y la financiación del terrorismo. Así las cosas, el artículo 7, numeral 28, del Decreto 1736 de 2020, dispuso que es función de la Superintendencia de Sociedades: Instruir, en la forma que lo determine, a entidades sujetas a su supervisión sobre las medidas que deben adoptar para promover la transparencia y ética empresarial en sus prácticas de negocios para contar con mecanismos internos de prevención de actos de corrupción, al igual que mecanismos de gestión para la prevención del riesgo de lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, y de financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva por parte de sus supervisados. Conforme a lo expuesto, la Superintendencia de Sociedades, expidió la Circular Externa No. 100-000016 de 20201, modificó el Capítulo X de su Circular Básica Jurídica Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017. De esta manera, el objetivo principal de la modificación del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica es profundizar el enfoque basado en riesgos tanto en la supervisión de esta Entidad como en la creación de políticas y matrices por parte de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, obligadas al cumplimiento del régimen de AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO INTEGRAL LAFTFPADM Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS A LA UIAF, y en la identificación, segmentación, calificación, individualización, control y actualización de los factores de riesgos y los riesgos asociados a la probabilidad de que éstas puedan ser usadas o puedan prestarse como medio en actividades relacionadas con el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas destrucción masiva. De esta manera, el numeral 5. del Anexo de la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, establece lo siguiente: 5. Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LAFTFPADM SAGRILAFT. Las Empresas Obligadas, mencionadas en los numerales 4.1. y 4.2. del presente Capítulo X, deberán poner en marcha un SAGRILAFT, en los términos previstos en este Capítulo X. El SAGRILAFT deberá establecer, entre otros elementos, una Política LAFTFPADM y un manual de procedimientos de gestión del Riesgo 1 Modificada parcialmente por la Circular Externa No. 100-000004 de 2021 LAFTFPADM. El SAGRILAFT deberá tener en cuenta los riesgos propios de la Empresa Obligada y la materialidad, relacionados con LAFTFPADM, para lo cual se debe analizar el tipo de negocio, la operación, el tamao, las Áreas Geográficas donde opera y demás características particulares. Para los anteriores fines, las Empresas Obligadas deberán contar con una Matriz de Riesgo LAFTFPADM u otro mecanismo equivalente de evaluación del Riesgo LAFTFPADM que les permita medir y auditar su evolución. El SAGRILAFT debe identificar y manejar los Riesgos LAFTFPADM de cada Empresa Obligada, con la premisa que a mayor riesgo se debe tener mayor control. 5.1. Elementos del SAGRILAFT La puesta en marcha del SAGRILAFT requiere del cumplimiento efectivo de la Política LAFTFPADM y los procedimientos de diseo, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación incluidos en el manual, en los términos descritos más adelante, y debe traducirse en una regla de conducta que oriente la actuación de la Empresa, sus empleados, asociados, administradores y demás vinculados o partes interesadas. Dentro de los elementos del SAGRILAFT se incluyen: 5.1.1. Diseo y aprobación El diseo del SAGRILAFT El diseo del SAGRILAFT estará a cargo de la Empresa Obligada, para lo cual deberá tener en cuenta la materialidad, las características propias de la Empresa y su actividad, así como la identificación de los Factores de Riesgo LAFTFPADM Matriz de Riesgo LAFTFPADM u otro mecanismo de evaluación, individualización, identificación y segmentación del Riesgo LAFTFPADM. El representante legal y la junta directiva, o el máximo órgano social cuando aquella no existe, deberán disponer de las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos que sean necesarias para que el Oficial de Cumplimiento pueda desarrollar sus labores de manera adecuada. La aprobación del SAGRILAFT será responsabilidad de la junta directiva en las Empresas que cuenten con este órgano, o del máximo órgano social en los demás casos. El proyecto de SAGRILAFT deberá ser presentado conjuntamente por el representante legal y el Oficial de Cumplimiento. La aprobación deberá constar en el acta de la reunión correspondiente. A su vez, dentro de la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, se establece que el SAGRILAFT deberá contemplar, como mínimo, las siguientes etapas para identificar, prevenir, controlar y gestionar el Riesgo de LAFTFPADM y las consecuencias de su materialización: 5.2.1. Identificación del Riesgo LAFTFPADM: El SAGRILAFT debe permitirle a las Empresas Obligadas identificar los Factores de Riesgo LAFTFPADM, así como los riesgos asociados con éste. Para identificar el Riesgo LAFTFPADM, las Empresas Obligadas deben, como mínimo: a. Clasificar los Factores de Riesgo LAFTFPADM de conformidad con la actividad económica de la Empresa Obligada y su materialidad. b. Establecer, una vez sean identificados, individualizados, segmentados y clasificados los Factores de Riesgo LAFTFPADM, las metodologías para identificar el riesgo específico de LAFTFPADM que puede llegar a enfrentar la Empresa Obligada, así como otros posibles riesgos asociados. Con base en esa clasificación y segmentación, se deben sealar, identificar e individualizar los riesgos. c. Establecer, una vez clasificados y segmentados los Factores de Riesgo LAFTFPADM, las condiciones de tiempo, modo y lugar, así como la relevancia y la prioridad con que se deben ejecutar las medidas de Debida Diligencia. d. Disponer e implementar los mecanismos y medidas que le permitan un adecuado conocimiento, identificación e individualización de los Factores de Riesgo LAFTFPADM que le resultan aplicables. . En ese sentido, el numeral 5.3. de la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, acota lo siguiente frente a los procedimientos de debida diligencia: 5.3. Procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada Uno de los principales instrumentos para prevenir y controlar los Riesgos LAFTFPADM a los que se encuentra expuesta una Empresa Obligada, es la aplicación de medidas de Debida Diligencia. Cada Empresa Obligada debe aplicar las medidas de Debida Diligencia mínimas que le correspondan conforme a lo establecido en este numeral. Para determinar su alcance, las Empresas Obligadas deben utilizar un enfoque basado en el riesgo de acuerdo con la materialidad y sus características propias, teniendo en cuenta las operaciones, Productos y contratos que lleve a cabo o pretenda desarrollar, así como sus Contrapartes, países o Áreas Geográficas de operación y canales y demás características particulares. El alcance del proceso de Debida Diligencia debe ser el apropiado para la naturaleza y tamao del negocio. Con base en lo expuesto, es claro que las empresas obligadas tienen que implementar el SAGRILAFT, el cual deberá estar construido con base en las circunstancias específicas de cada empresa y en los riesgos propios de su operación, como puede ser el caso de las transacciones en las que se pacte el pago de contado o a crédito, y deberán contar con mecanismos para evaluar, monitorear, controlar tales riesgos. Con el fin de instruir y guiar a las empresas obligadas, la Superintendencia de Sociedades ha dispuesto en su Página WEB, diversos documentos de carácter pedagógico sobre la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo LAFT. Tales guías fueron elaboradas por el Grupo de Cumplimiento de Buenas Prácticas Empresariales adscrito a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios. Entre otros, se encuentran los siguientes documentos: - Guía sobre Nuevos Riesgos en el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo asociados al COVID-19, la cual puede ser consultado en el siguiente enlace: https:www.supersociedades.gov.coNoticiasPublicacionesRevistas2020Guia- orientacion-LAFTV-Covid.pdf - Preguntas Frecuentes Capítulo X Circular Básica de la Superintendencia de Sociedades Gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, la cual puede ser consultado en el siguiente enlace: https:www.supersociedades.gov.codelegaturaaecinformespublicacioneslavadoacti vosDocumentsEE-20Preguntas20frecuentes20LA20FT- 20201720III2002.pdf Por último, le informamos que en la Página WEB la Superintendencia de Sociedades se encuentra disponible un Curso Virtual sobre la Lucha Contra el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva - LAFTFPADM, disponible en el siguiente link: https:www.supersociedades.gov.codelegaturaaecPaginasindex-LAFT.aspx En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, no sin antes sealar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés. https:www.supersociedades.gov.coNoticiasPublicacionesRevistas2020Guia-orientacion-LAFTV-Covid.pdf https:www.supersociedades.gov.coNoticiasPublicacionesRevistas2020Guia-orientacion-LAFTV-Covid.pdf https:www.supersociedades.gov.codelegaturaaecinformespublicacioneslavadoactivosDocumentsEE-20Preguntas20frecuentes20LA20FT-20201720III2002.pdf https:www.supersociedades.gov.codelegaturaaecinformespublicacioneslavadoactivosDocumentsEE-20Preguntas20frecuentes20LA20FT-20201720III2002.pdf https:www.supersociedades.gov.codelegaturaaecinformespublicacioneslavadoactivosDocumentsEE-20Preguntas20frecuentes20LA20FT-20201720III2002.pdf https:www.supersociedades.gov.codelegaturaaecPaginasindex-LAFT.aspx