Algunas Precisiones Frente A La Designación Del Oficial De Cumplimiento - Circular 100-000016 De 2020 Expedida Por La Superintendencia De Sociedades.

ASUNTO: ALGUNAS PRECISIONES FRENTE A LA DESIGNACIÓN DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO - CIRCULAR 100-000016 DE 2020 EXPEDIDA POR LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, formula las siguientes preguntas: 1. La sociedad que represento, se encuentra obligada a adoptar el Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LAFTFPADM, al tratarse de una sociedad vigilada por la Superintendencia de Sociedades y cumplir con el requisito de ingresos y activos totales, precisados en el numeral 4.1. de indicada Circular. 2. A su vez, mencionada sociedad filial, pertenece a un Grupo empresarial, en la cual, la sociedad matriz, se encuentra controlada por la Superintendencia Financiera de Colombia SFC-, encontrándose está matriz, obligada a contar entre sus políticas, con un Sistema de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, atendiendo los lineamientos de la SFC. 3. Como oficial de Cumplimiento LAFT, tanto de la sociedad vigilada por la Superintendencia de Sociedades, como de la controlada por la Superintendencia Financiera de Colombia matriz, se designó a la misma persona, siendo las características del Oficial de Cumplimiento, las relacionadas a continuación: Empleado de la sociedad matriz, controlada por la SFC. Representante legal suplente de la sociedad matriz, no de la sociedad vigilada por la Superintendencia de Sociedades. Capacidad decisoria Cuenta con el apoyo de un equipo de trabajo técnico y humano 4. Revisada la Circular 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, en el artículo 5.4.1.8, se establece que no es viable la designación del oficial de cumplimiento del representante legal. De igual manera precisa, que el mismo, deberá acreditar conocimiento en administración del riesgo LAFTPADM. En ese orden de ideas y atendiendo que, entre los deberes de la Superintendencia de Sociedades, se encuentra absolver consultas, de manera más respetuosa me permito presentar las siguientes inquietudes y de esta manera poder cumplir con cada una de las disposiciones establecidas en la Circular 100-000016 del 24 de diciembre de 2020. 1. Existe alguna incompatibilidad o inhabilidad con la situación que el Oficial de Cumplimiento de la sociedad obligada a adoptar un Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LAFTFPADM, al reunir los requisitos ordenados por la Superintendencia de Sociedades, sea el Representante Legal suplente de la sociedad matriz controlada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Precisado que el mismo, no ostenta la calidad de representante legal de la sociedad vigilada por la Superintendencia de Sociedades. 2. El requisito de acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LAFTFPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, resulta obligatorio, aun cuando para el caso en mención para la Superintendencia Financiera de Colombia, no es un requisito indispensable. Previamente a atender sus inquietudes debe sealarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto. El caso a que se refiere su consulta es particular, por lo que esta Oficina no se referirá específicamente al mismo no obstante, atendiendo el derecho del consultante a ser orientado sobre el tema que le resulta de interés, se expondrán algunas consideraciones generales sobre el asunto. Con el fin de actualizar la normatividad a las recomendaciones de organismos internacionales, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular no. 100- 000016 de 2020, modificando el Capítulo X de su Circular Básica Jurídica Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017. De esta manera, el objetivo principal de la modificación del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica es profundizar el enfoque basado en riesgos tanto en la supervisión de esta Entidad como en la creación de políticas y matrices por parte de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, obligadas al cumplimiento del régimen de AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO INTEGRAL LAFTFPADM Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS A LA UIAF, y en la identificación, segmentación, calificación, individualización, control y actualización de los factores de riesgos y los riesgos asociados a la probabilidad de que éstas puedan ser usadas o puedan prestarse como medio en actividades relacionadas con el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas destrucción masiva. Ahora bien, sobre el aspecto puntual del Oficial de Cumplimiento, se observa en la circular bajo estudio, que el mismo es una persona natural vinculada a través de contrato laboral o mediante contrato de prestación de servicios con la compaía obligada, la cual también podrá estar asociada a una persona jurídica que ofrezca este tipo de servicios. A su vez, estará encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. De esta manera el numeral 5.1.4.3. del anexo 1 de la Circular Externa 100-000016 de 2020, dispone: Oficial de Cumplimiento. El Oficial de Cumplimiento debe participar activamente en los procedimientos de diseo, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT, y estar en capacidad de tomar decisiones frente a la gestión del Riesgo LAFTFPADM. Por su parte, la administración de la Empresa Obligada deberá brindarle un apoyo efectivo y los recursos humanos, físicos, financieros y técnicos necesarios para llevar a cabo la implementación, auditoría y cumplimiento del SAGRILAFT. La Empresa deberá determinar de manera expresa i el perfil del Oficial de Cumplimiento ii las incompatibilidades e inhabilidades iii administración de conflictos de interés y iv las funciones específicas que se le asignen a la persona que tenga dicha responsabilidad, adicionales a las establecidas en este Capítulo X. En lo que concierne a los requisitos mínimos para ser designado oficial de cumplimiento, el numeral 5.1.4.3.1 de la norma en mención, dispone: a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LAFTFPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva. b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X. c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LAFTFPADM y el tamao de la Empresa Obligada. d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez 10 Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, i el Oficial de Cumplimiento deberá certificar y ii el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí. f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 Debida Diligencia de este Capítulo X. g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen. subrayado fuera del texto. A su vez el numeral 5.1.2 del Anexo 1 de la Circular 100-000016 de 2020, seala: 5.1.2. Auditoría y cumplimiento del SAGRILAFT El Oficial de Cumplimiento deberá tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de seis 6 meses en el desempeo de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT y, adicionalmente, acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LAFTFPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de anti lavado de activos y contra la financiación del terrorismo. En este orden de ideas, esta Oficina se permite dar respuesta a las preguntas formuladas en el mismo orden en el que fueron planteadas: Respecto de su primer interrogante, nos permitimos precisar que de acuerdo a lo dispuesto en el literal g del numeral 5.1.4.3.1 del Anexo 1 de la Circular 100-000016 de 2020, las sociedades en situación de control o grupo empresarial pueden nombrar un único oficial de cumplimiento para todas las Empresas, siempre que cuente con la disponibilidad y capacidad para desarrollar sus funciones sin embargo, éste deberá cumplir con los requisitos previstos por el ente regulador que vigile a cada una de las empresas pertenecientes al grupo o sometidas a control. Así las cosas, si bien es cierto la Circular Externa No.100-000016 del 24 de diciembre de 2020, no prohíbe que el Oficial de Cumplimiento de la Empresa obligada, sea el representante suplente de la sociedad matriz, si se evidencia que la sociedad matriz debe cumplir con los requisitos previstos por la entidad de supervisión que, para este caso en particular es la Superintendencia Financiera de Colombia, de tal forma que se recomienda revisar los lineamientos previstos por dicha entidad para tal efecto. Con relación a su segundo interrogante, tal como lo establece el artículo 7 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Superintendencia de Sociedades, instruir, en la forma que lo determine, a entidades sujetas a su supervisión sobre los mecanismos de gestión que deben adoptar para la prevención del riesgo de lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, y de financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva por parte de sus supervisados. De esta manera, los supervisados deberán cumplir con lo previsto por esta Entidad so pena de ser sujeto de sanciones, tal como lo dispone el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995. En ese sentido, el Oficial de Cumplimiento de la Empresa Obligada deberá cumplir con todos y cada uno de los requisitos previstos en los numerales 5.1.4.3.1 y 5.1.2 del Anexo 1 de la Circular Externa No.100-000016 del 24 de diciembre de 2020 expedida por la Superintendencia de Sociedades. Así, resulta imprescindible que el Oficial de Cumplimiento acredite conocimiento en materia de administración del Riesgo LAFTFPADM, por medio de cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo, pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de anti lavado de activos y contra la financiación del terrorismo. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, no sin antes sealar que puede consultarse en la Página WEB de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.