ALGUNOS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA LIQUIDACIÓN DE UNA SOCIEDAD Y LA NO RENOVACIÓN DE LA MATRICULA MERCANTIL

OFICIO 220-116945 DEL 13 DE JUNIO DE 2023 REFERENCIA: RADICACIÓN ASUNTO: ALGUNOS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA LIQUIDACIÓN DE UNA SOCIEDAD Y LA NO RENOVACIÓN DE LA MATRICULA MERCANTIL Se recibió en esta entidad consulta radicada bajo el número de la referencia, por medio del cual se plantean los siguientes interrogantes: “1. ¿Una sociedad que está en causal de liquidación puede actuar como demandante o demandada dentro de un proceso judicial? Y si la respuesta es afirmativa, ¿la representación legal para actuar ante el Juez se ejerce a través de su representante legal o es a través del liquidador? 2. ¿La causal de liquidación, hace que la sociedad pierda su personería jurídica? 3. ¿Existe una forma para que una sociedad que se encuentra en causal liquidación vuelva a adquirir su estado anterior? 4. ¿Qué limitaciones legales tiene una sociedad que se encuentra en causal de liquidación? 5. ¿Al no realizarse el pago de la renovación de la matricula mercantil a este tipo de obligación le aplica el fenómeno de la prescripción? Y si la respuesta es afirmativa, ¿la Cámara de Comercio mediante solicitud es competente para declararla?” Sobre el particular, es preciso señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100-000041 de 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. Para responder a sus dos primeras preguntas se reitera lo indicado en el Oficio 220-157642 del 21 de octubre de 2021 proferido por esta Oficina y mediante el cual se señaló lo siguiente: “Una vez disuelta una sociedad, debe procederse de manera inmediata a su liquidación. En efecto, el artículo 222 del Código de Comercio consagra lo siguiente: “Disuelta una sociedad se procederá de inmediato a su liquidación. En consecuencia, no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto y conservará su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación. Cualquier operación o acto ajeno a este fin, salvo los autorizados expresamente por la ley, hará responsables frente a la sociedad, a los asociados y a terceros, en forma ilimitada y solidaria, al liquidador, y al revisor fiscal que no se hubiere opuesto. El nombre de la sociedad disuelta deberá adicionarse siempre con la expresión “en liquidación”. Los encargados de realizarla responderán de los daños y perjuicios que se deriven por dicha omisión.” Es claro entonces que la capacidad jurídica de una sociedad disuelta y en estado de liquidación queda restringida, y esto se deriva del cumplimiento de un presupuesto que la llevo a ese estado, pero la persona jurídica como tal sigue existiendo hasta tanto se culmine el proceso liquidatario y se inscriba en el registro mercantil el acta final de liquidación (…) En torno la capacidad jurídica de la sociedad en liquidación, en el Oficio 220- 293663 del 21 de diciembre de 2017, se precisó: ii) Del análisis de la norma antes transcrita, se colige que la sociedad presenta dos aspectos delimitados en la ley: El primero, comprende desde su constitución hasta el momento en el cual llega el estado de disolución y, corresponde a la llamada vida activa del ente jurídico, caracterizada entre otras cosas, por el ejercicio del objeto social, la presencia de un patrimonio de especulación y la consiguiente búsqueda de utilidades, circunstancia esta última que constituye uno de los elementos esenciales de la compañía. El segundo, empieza con la disolución de la sociedad, prosigue con la liquidación de su patrimonio y culmina con la extinción de la misma. Ahora bien, aunque la disolución no supone por sí misma la extinción inmediata de la sociedad como persona jurídica, su advenimiento trae consigo importantes cambios en la estructura y finalidad del ente moral, de suerte que a partir de ese momento no es posible continuar ejerciendo el objeto social para el cual fue creado, lo cual implica que carece de capacidad para iniciar nuevas operaciones en desarrollo del mismo y que la conserva solamente para los actos que la inmediata liquidación requiere v. gr. venta de bienes, cancelación de hipotecas, pago a acreedores, etc., cualquier acto que no tienda a ese fin, con excepción de los expresamente autorizados por la ley, hace responsables a las personas allí señaladas.”1(Subrayado fuera de texto) Así mismo, el Honorable Consejo de Estado en Sentencia 2010-00343 del 4 de abril de 2019 se pronunció al respecto e incluso citó dentro del fallo el concepto 220- 036327 del 21 de mayo de 2008 proferido por esta Oficina como sigue a continuación: “Ahora bien, en el caso de las sociedades que se encuentran en estado de liquidación, su capacidad jurídica está limitada al ejercicio de actividades tendentes a la inmediata liquidación, conforme al artículo 222 del Código de Comercio; por ello, quienes ejercen su representación legal serán aquellos que actúen como liquidadores (los socios mientras se nombre el liquidador) o el liquidador designado en los términos del artículo 227 ibídem. Surtido el trámite de la liquidación, la personalidad jurídica de las sociedades se extingue con la inscripción de la cuenta final de la liquidación. A ese aspecto se refirió el Oficio 220-036327, del 21 de mayo de 2008, de la Superintendencia de Sociedades, en el cual se señaló que la inscripción de la cuenta final de la liquidación en el registro mercantil implica la desaparición de la sociedad y de sus órganos del mundo jurídico, por lo cual la entidad ya no existe en el «tráfico mercantil como persona jurídica, en consecuencia, no puede de ninguna manera seguir actuando, ejerciendo derechos y adquiriendo obligaciones»; análisis que es coincidente con la jurisprudencia de la esta Sección, que señaló en la sentencia del 7 de marzo de 2018 (exp. 23128, C.P. Stella Jeannette Carvajal): … la capacidad para actuar se extingue con la inscripción de la cuenta final de la liquidación en el registro mercantil y, a partir de ese momento, las personas jurídicas desaparecen del mundo jurídico, no pueden ser sujeto de derechos y obligaciones, y no pueden ser parte de un proceso. 3. En esos términos, cabe entender que las sociedades en estado de liquidación pueden comparecer en juicios con observancia del límite de su capacidad, encaminada a su inmediata liquidación; pero, una vez se inscribe el acta de aceptación de la terminación de la liquidación en el registro mercantil, se liquida la sociedad, lo que conlleva la extinción de la personalidad jurídica. 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Concepto 220-157642 (21 de octubre de 2021). Asunto: Disolución de una sociedad- Transferencia de Experiencia-Contratación Pública. [Consultado el 25 de mayo de 2023].Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/sXTu7oEBwA8Rhfy3y5DD Una vez extinguida la personalidad jurídica de la sociedad, el liquidador de la sociedad liquidada pierde la competencia para representar y realizar todas aquellas gestiones encomendadas por la ley, de tal forma que carece de capacidad para conferir poder en nombre de la sociedad y para intervenir judicial y extrajudicialmente. Es decir que la sociedad no solo pierde la capacidad para ser parte, sino también la capacidad procesal, dado que no puede ser representada. .”2 (Subrayado fuera de texto) Por lo anterior, se concluye que una sociedad en liquidación antes de registrar la cuenta final de liquidación en el registro mercantil, conserva aún su capacidad jurídica y puede comparecer en los procesos judiciales teniendo en cuenta su capacidad limitada y que los actos que le son permitidos son todos aquellos relacionados con la liquidación de la misma, pero una vez se realiza en el registro mercantil la inscripción de la cuenta final de liquidación, la personalidad jurídica de la sociedad desaparece, deja de existir y por ende, no podrá comparecer a un proceso judicial. Ahora bien, respecto de cuál persona puede ejercer como liquidador de una sociedad, es necesario tener en cuenta lo preceptuado por los artículos 227 y 228 del Código de Comercio los cuales indican lo siguiente: “ARTÍCULO 227. Mientras no se haga y se registre el nombramiento de liquidadores, actuarán como tales las personas que figuren inscritas en el registro mercantil del domicilio social como representantes de la sociedad. ARTÍCULO 228. La liquidación del patrimonio social se hará por un liquidador especial, nombrado conforme a los estatutos o a la ley. Podrán nombrarse varios liquidadores y por cada uno deberá nombrarse un suplente. Estos nombramientos se registrarán en el registro mercantil del domicilio social y de las sucursales y sólo a partir de la fecha de la inscripción tendrán los nombrados las facultades y obligaciones de los liquidadores. Cuando agotados los medios previstos en la ley o en el contrato para hacer la designación de liquidador, esta no se haga, cualquiera de los asociados podrá solicitar a la Superintendencia de Sociedades que se nombre por ella el respectivo liquidador.”3 Conforme a lo anterior, corresponde a la sociedad a través del máximo órgano social designar un liquidador, de lo contrario podrán actuar como tal las personas que figuren en el registro mercantil como representantes legales, y en caso tal que se hayan agotado los trámites previstos para hacer su designación de conformidad con 2 COLOMBIA. CONSEJO DE ESTADO. Sentencia 76001-23-31-000-2010-00343-01 (24006). (4 de abril de 2019) C.P. Julio Roberto Piza. 3 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 410 de 1971 (marzo 10). Asunto: Por el cual se expide el Código de Comercio. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html la ley o los estatutos y no se haya concluido con su nombramiento, podrá solicitarse a la Superintendencia de Sociedades que designe uno. Respecto a la tercera pregunta, una sociedad que se encuentre disuelta y en estado de liquidación por alguna de las causales contempladas en el artículo 218 del Código de Comerció podrá reactivarse, esto de conformidad con el Artículo 29 de la Ley 1429 de 2010 el cual dispone lo siguiente: “ARTÍCULO 29. REACTIVACIÓN DE SOCIEDADES Y SUCURSALES EN LIQUIDACIÓN. La asamblea general de accionistas, la junta de socios, el accionista único o la sociedad extranjera titular de sucursales en Colombia podrá, en cualquier momento posterior a la iniciación de la liquidación, acordar la reactivación de la sociedad o sucursal de sociedad extranjera, siempre que el pasivo externo no supere el 70% de los activos sociales y que no se haya iniciado la distribución de los remanentes a los asociados. La reactivación podrá concurrir con la transformación de la sociedad, siempre que se cumplan los requisitos exigidos en la Ley. En todo caso, si se pretende la transformación de la compañía en sociedad por acciones simplificada, la determinación respectiva requerirá el voto unánime de la totalidad de los asociados. Para la reactivación, el liquidador de la sociedad someterá a consideración de la asamblea general de accionistas o junta de socios un proyecto que contendrá los motivos que dan lugar a la misma y los hechos que acreditan las condiciones previstas en el artículo anterior. Igualmente deberán prepararse estados financieros extraordinarios, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes, con fecha de corte no mayor a treinta días contados hacia atrás de la fecha de la convocatoria a la reunión del máximo órgano social. La decisión de reactivación se tomará por la mayoría prevista en la ley para la transformación. Los asociados ausentes y disidentes podrán ejercer el derecho de retiro en los términos de la ley. El acta que contenga la determinación de reactivar la compañía se inscribirá en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio social. La determinación deberá ser informada a los acreedores dentro de los quince días siguientes a la fecha en que se adoptó la decisión, mediante comunicación escrita dirigida a cada uno de ellos. Los acreedores tendrán derecho de oposición judicial en los términos previstos en el artículo 175 del Código de Comercio. La acción podrá interponerse dentro de los treinta días siguientes al recibo del aviso de que trata el inciso anterior. La acción se tramitará ante la Superintendencia de Sociedades que resolverá en ejercicio de funciones jurisdiccionales a través del proceso verbal sumario.”4 Para responder la cuarta pregunta, en la que solicita información de cuáles son las limitaciones legales de una sociedad en estado de liquidación, se reitera que de conformidad con el artículo 222 del Código de Comercio, una sociedad en liquidación conserva su capacidad jurídica hasta tanto no se inscriba la cuenta final de liquidación, pero únicamente para realizar todos aquellos actos que conlleva el trámite de liquidación. Por ultimo para proceder a dar respuesta a la quinta pregunta se trae a colación el Oficio 220-094641 del 7 de abril de 2022, mediante al cual esta Oficina se pronunció sobre dicho tema: “EI comerciante debe cumplir con la ley comercial simplemente por encontrarse en los supuestos de hecho de la norma. A su vez, mientras mantenga su calidad, está obligado a inscribirse en el registro mercantil y a renovar anualmente su matrícula mercantil. EI incumplimiento de este deber normativo acarrea como consecuencia jurídica la imposición de sanciones, previo agotamiento del debido proceso y del derecho de defensa. Como se encuentra establecido en las normas transcritas, la competencia para imponer la sanción corresponde a la Superintendencia de Sociedades, en los términos del artículo 33 del Código de Comercio y del artículo 70 de la Ley 2069 de 2020. En la inscripción y la renovación anual de la Matrícula Mercantil o en la solicitud de cancelación de dicha matrícula, es exigida la gestión diligente del destinatario de la inscripción so pena que la omisión de dichos registros pueda ser utilizada en su contra, por razón de los efectos de oponibilidad del Registro Mercantil. Ahora, es preciso traer a colación lo señalado por la Superintendencia de Industria y Comercio, que responde por completo su consulta: (…) En primer término, debe precisarse que los derechos que deben sufragarse en favor de las cámaras de comercio por concepto de matrículas, renovaciones e inscripciones, está sujeto al sistema tributario de las tasas. 4 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1429 (29 de diciembre de 2010). Asunto: Por la cual se expide la Ley de Formalización y Generación de Empleo. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1429_2010.html Sobre el particular la Corte Constitucional en Sentencia C-144 de 1993, M.P. Eduardo Cifuentes Muñoz, manifestó: Dado que el servicio se vincula principalmente con la obligación de la matrícula mercantil, su renovación y la inscripción de los documentos que la ley determine efectuar en el registro mercantil, y que en relación con todos estos actos se llega a conocer el monto de los activos y del patrimonio del comerciante, así como el valor de sus establecimientos de comercio, el sistema y método identificado en la Ley busca que el costo se distribuya de acuerdo con escalas diferenciales Dependientes de los indicados factores. La carga impositiva - en este caso dirigida a la recuperación del costo de un servicio -debe graduarse de conformidad con la capacidad del sujeto, medida objetivamente a partir de los mencionados parámetros. Entre un método y sistema uniforme y otro diferencial, se optó por éste último. No puede desconocerse que el órgano legislativo haya dejado de intervenir - y de manera decisiva-en la construcción normativa de la tarifa. La circunstancia de que un servicio o función, en los términos de la ley, se desempeñen por un particular, no impide que el Legislador sujete dicha actividad o servicio a un sistema tributario de tasa, máxime si éste resulta ser el único adecuado e idóneo para ese propósito. Es importante anotar que, si bien los derechos que se cobran por el registro mercantil están sujetos al sistema tributario de tasas, a estas últimas no les es aplicable el Estatuto Tributario, en tanto el mismo se aplica a los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, de conformidad con lo señalado en el artículo 1 del Decreto 624 de 1989, “Por el cual se expide el estatuto tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales. En consecuencia, en materia de prescripción de tasas, como es el caso de los pagos por renovación de la matrícula mercantil, debe acudirse a la norma general que rige esta materia, esto es, los artículos 2535 y siguientes del código civil que establecen como término para extinguir las acciones y derechos ajenos, en forma ordinaria el término de 5 años y en forma extraordinaria, el de 10 años. En este sentido, el artículo 2535 del código civil establece que “la prescripción que extingue las acciones y derechos ajenos exige solamente cierto lapso de tiempo durante el cual no se hayan ejercido dichas acciones". Se cuenta este tiempo desde que la obligación se haya hecho exigible. En concordancia con las citadas disposiciones el artículo 2536 del mencionado código dispone que “la acción ejecutiva se prescribe por cinco años, y la ordinaria por diez. La acción ejecutiva se convierte en ordinaria por el lapso de cinco años, y convertida en ordinaria durará solamente otros cinco. De acuerdo con lo señalado, resulta claro que quien pretenda alegar la prescripción de las renovaciones atrasadas de la matrícula mercantil, tendrá que acudir ante la jurisdicción ordinaria, cumpliendo para tal efecto los requisitos establecidos en el código de procedimiento civil. Al respecto, es importante anotar que de acuerdo con lo señalado en el artículo 2513 del código civil, 'el que quiera aprovecharse de la prescripción debe alegarla; el juez no puede declararla de oficio. La prescripción tanto la adquisitiva como la extintiva, podrá invocarse por vía de acción o por vía de excepción por el propio escribiente o por sus acreedores o cualquier otra persona que tenga interés en que sea declarada, inclusive habiendo aquel renunciando a ella. En consecuencia, es claro que la cámara de comercio no está legalmente facultada para 'decretar la prescripción', en tanto ésta únicamente puede ser declarada por el juez competente dentro del proceso respectivo (2), correspondiendo al interesado en beneficiarse de los efectos liberatorios de la misma, formularla como acción o excepción. En este orden frente a su primera pregunta, conforme a lo señalado en precedencia, esta Oficina considera que teniendo en cuenta que la función pública registral a cargo de las cámaras de comercio es taxativa y reglada, solo podrán abstenerse de registrar un acto sujeto a registro, como sería un acta de liquidación, por disposición legal o si las actas son ineficaces o inexistentes. En esta medida las cámaras podrán registrar las actas de liquidación sin exigir el pago de las renovaciones atrasadas. No obstante, debe tenerse presente que para efectos de cancelar la matrícula mercantil de una sociedad en liquidación o de sus establecimientos de comercio, se deberá renovar los años anteriores a la disolución y liquidación de la sociedad, es decir, pagar las renovaciones atrasadas en virtud del artículo 50 de la Ley 1429 de 2010 en concordancia con el artículo 51 del Decreto 2042 de 2014. Respecto de su segunda pregunta, quien pretenda alegar la prescripción de las renovaciones atrasadas de la matrícula mercantil, tendrá que acudir ante la jurisdicción ordinaria, cumpliendo para tal efecto los requisitos establecidos en el Código de Procedimiento Civil."5 (Subrayado fuera de texto) 5 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Concepto 220-094641 (7 de abril de 2022) Asunto: Renovación de la matricula mercantil. [Consultado el 26 de mayo de 2023]. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/zoEaSIAB4r6qVUO6AhK0 En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad.