Sagrilaft – Pep

ASUNTO: SAGRILAFT PEP. Me refiero a su escrito radicado como se anuncia en la referencia, mediante el cual eleva algunas inquietudes relacionadas con la modificación efectuada por la Circular 100-000016 de 2020 al Capítulo X de la Circular 100-000005 de 2017, especialmente en lo relacionado con el proceso de debida diligencia a efectuarse con personas expuestas políticamente - PEP de organismos Internacionales y Extranjeras. Previamente a responder sus inquietudes, debe sealarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo y sus respuestas a las consultas no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Su consulta fue planteada en los siguientes términos: Recientemente la Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Externa 100-000016 de 2020, a través de la cual se realizó una modificación integral del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017, en donde se establecen las reglas en materia de prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva. Esta modificación incluyó modificaciones importantes en varias materias y, entre otras cosas, modificó las definiciones contenidas en el Numeral 2 de la norma. Dentro de este numeral, existen dudas sobre la definición de PEP de Organizaciones Internacionales, PEP Extranjeras, y Factores de Riesgo, tal y como se procede a exponer: En materia de PEP, la norma incluyó la necesidad de conocer a los PEP de Organizaciones Internacionales y PEP Extranjeras. Para el caso de PEP de Organizaciones Internacionales, indica que son aquellas personas con funciones directivas en organizaciones, e incluye de ejemplo la ONU, OCDE, UNICEF y OEA. También indica que se debe conocer a, por ejemplo, personas tales como directores, subdirectores, miembros de junta directiva o funciones equivalentes. En materia de PEP Extranjeras, se incluye a jefes de estado, de gobierno, ministros, congresistas, miembros de tribunales supremos, altas instancias judiciales, miembros de juntas directivas de bancos centrales, embajadores, entre muchos otros. Apreciamos que la redacción de la norma, en estas definiciones de PEP de Organizaciones Internacionales y PEP Extranjeras, no establece taxativamente, ni las organizaciones internacionales, ni los cargos que deben tener en cuenta las empresas obligadas. Esto genera la duda sobre cuál debe ser el alcance de debida diligencia que debe hacer una empresa obligada, teniendo en cuenta que no hay una lista taxativa de cargos o de entidades que deba consultar. Así mismo, en la actualidad, no conocemos de la existencia de una lista o base de datos que contenga información sobre los PEP de Organizaciones Internacionales y PEP Extranjeras, por lo que también requerimos que la Superintendencia de Sociedades otorgue orientaciones sobre la forma de encontrar esta información. Por otra parte, los Factores de Riesgo se definen en la Circular Externa 100-000016 de 2020 como los elementos o causas generadoras del Riesgo de LAFTFPADM, y se indica que la Empresa Obligada deberá identificarlos teniendo en cuenta a las Contrapartes, los Productos, las actividades, los canales y las jurisdicciones, entre otros. Se evidencia que la norma indica que se deben identificar las actividades sin embargo, no encontramos una referencia o definición de dichas actividades, lo que genera la duda de si con esta redacción, se ha creado un nuevo Factor de Riesgo mínimo que debe ser tenido en cuenta en la Matriz de Riesgo y la Segmentación, así como la definición y alcance de este concepto de actividades. Expuesto lo anterior, formula los siguientes interrogantes que serán respondidos en el mismo orden: 1. A qué bases de datos o sistemas de información debe acudir una empresa obligada para consultar PEP de Organizaciones Internacionales y PEP Extranjeros Actualmente no existe normatividad específica de PEP de organizaciones internacionales, como tampoco de PEP extranjeras por el contrario, sí existe respecto de PEP nacionales, las que han sido taxativamente relacionados en el Decreto 1674 de 2016, que detalla los cargos de quienes se consideran PEP nacionales, la temporalidad de los mismos y los sujetos que se entienden relacionados con éstos. 2. Qué otros cargos, adicionales a los incluidos en la definición de PEP de Organizaciones Internacionales y PEP Extranjeros, deben ser tenidos en cuenta por las Empresas Obligadas para cumplir con la Circular Externa 100-000016 de 2020, teniendo en cuenta que no se indican taxativamente En tratándose de relacionar los cargos y dignidades que deben considerarse PEP tanto de Organismos Internacionales como Extranjeras, debe indicarse que la normativa de las entidades supervisoras nacionales, como esta Superintendencia, resulta ser de estándares mínimos y, por consiguiente, no pude ser taxativa. No obstante, a manera de ejemplo, debe tenerse en cuenta que en las definiciones que la Circular 100-000016 de 2020 contempla de PEP de Organismos Internacionales y de PEP Extranjeras, son citados cargos y dignidades que pueden considerarse de tal naturaleza, con lo cual se permite considerar dentro de éstos otros cargos y dignidades que, sin haber sido relacionados en las definiciones, tengan en las funciones del área a la que pertenecen o en las de la ficha del empleo que ocupan, bajo su responsabilidad directa o por delegación, la dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado 1. 3. Hasta qué nivel jerárquico dentro de una organización internacional o una entidad administrativa estatal extranjera, debe llegar una empresa obligada, para identificar a PEP de Organizaciones Internacionales y PEP Extranjera 1 Resolución 100-000016 de 2020, Numeral 2, definición de PEP Conforme se expone en la respuesta al punto anterior, PEP es considerada toda persona natural que, de acuerdo al cargo que ocupe, tenga en las funciones del área a la que pertenece o en las de la ficha del empleo que ocupa, bajo su responsabilidad directa o por delegación, la dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado. Por lo expuesto, hasta el nivel jerárquico que ocupe la persona con el aludido perfil, debe llegar su nivel de identificación para efecto de una debida diligencia de conocimiento de la contraparte. 4. Qué consecuencia acarrea para una empresa el hecho de vincular una contraparte PEP especialmente de Organizaciones Internacionales y Extranjeras, que no surtió un proceso de Debida Diligencia Intensificada, por no haber encontrado una base de datos, fuente de información o cualquier dato que revelara el cargo o posición que le da esta categoría Salvo los casos de imposibilidad verificable de acceder a información que permita efectuar una debida diligencia en el conocimiento de una PEP, las empresas que no adelanten las gestiones pertinentes para el efecto2, podrán hacerse acreedoras a sanciones administrativas e investigaciones penales conforme lo contempla el numeral 8 del Capítulo X de la Circular 100-000005 de 2017, modificado por la Circular 100-000016 de 2020 que reza: 8. Sanciones. El incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas en el presente Capitulo X, dará lugar a las investigaciones administrativas que sean del caso y a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes a la Empresa Obligada, el Oficial de Cumplimiento, revisor fiscal o a sus administradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades. Como complemento de lo anterior, serán determinantes las Medidas Razonables3 que la Empresa adelante en esos procedimientos de debida diligencia. 2 El Capítulo X de la Circular 100-000005 de 2017 regula el Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LAFTFPADM con lo cual, la exposición al riesgo es, per se, sancionable. 3 De acuerdo con el numeral 2 del Capítulo X de la Circular 100-000005 de 2017, son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el Riesgo LAFTFPADM, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa Obligada y su materialidad. 5. La norma del SAGRILAFT incluye un nuevo Factor de Riesgo de actividad No, el Numeral 2 del Capítulo X de la Circular 100-000005 de 2017, modificado por la Circular 100-000016 de 2020, que incluye tanto el SAGRILAFT, como el régimen de Medidas Mínimas, propone como FACTORES DE RIESGO, los posibles elementos o causas generadoras del riesgo para cada Empresa Obligada, para lo cual deberá tener en cuenta, entre otros, las Contrapartes, los Productos, las actividades, los canales y las jurisdicciones. Lo anterior, en la medida que los factores de riesgo no resultan ser los mismos para todos los sujetos obligados a adoptar un Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LAFTFPADM, porque éstos obedecen a situaciones específicas de cada Empresa Obligada, sin que pueda entenderse que esta Entidad creó un nuevo factor de riesgo, únicamente propone las actividades como uno de los posibles elementos de análisis que permitirán identificar un factor de riesgo. 6. En caso afirmativo, Cuál es la definición que adopta la Superintendencia de Sociedades por actividad Qué información debe recolectarse para encontrar la actividad Cuál es el tratamiento que debe darle una empresa obligada a la categoría de actividad, en la matriz de riesgos y la segmentación Como se expuso en la respuesta anterior, la actividad puede tratarse de un posible elemento o causa generadora de un factor de riesgo, el cual dependerá de las circunstancias propias de cada Empresa. En este caso, la definición de dicho término, como factor de riesgo debe ser propuesta por el mismo sujeto obligado en razón a que es él quien la determina, según su propia situación. De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros documentos de consulta.