RESERVA DE LA INFORMACION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

ASUNTO: RESERVA DE LA INFORMACIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Me refiero a su escrito radicado como se anuncia en la referencia, mediante el cual, consulta la viabilidad de suministrar información financiera de una sociedad extranjera a un tercero, esto teniendo en cuenta que, los representantes de un operador aéreo nacional solicitaron a su Oficina, los estados financieros de una sociedad extranjera panameña, sociedad que tendrá una participación accionaria del 90 de una empresa colombiana que desea obtener permiso de operación como operador regular de transporte aéreo de pasajeros. Previamente a atender sus inquietudes debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. En primer lugar, es preciso señalar que, en criterio de esta Oficina, la entidad llamada a responder las consultas en materia de reserva de la información es la Procuraduría General de la Nación en virtud de lo determinado en el artículo 30 de la Ley 1712 de 2014. No obstante lo anterior, teniendo en cuenta que la Procuraduría General de la Nación con el radicado del número y fecha de la referencia, allegó a esta entidad la petición indicando que a su juicio no son competentes, se procede por parte de esta entidad a dar respuesta de manera general y abstracta a las inquietudes propuestas. Al respecto de la información que deben inscribir en el registro mercantil las sociedades extranjeras, el artículo 488 del Código de Comercio establece: Artículo 488. Estas sociedades llevarán, en libros registrados en la misma cámara de comercio de su domicilio y en idioma español, la contabilidad de los negocios que celebren en el país, con sujeción a las leyes nacionales. Así mismo enviarán a la correspondiente Superintendencia y a la misma cámara de comercio copia de un balance general, por lo menos al final de cada año. Subraya fuera del texto Así mismo, determinó la Corte Constitucional en la sentencia C-621 de 2003: C. Naturaleza Jurídica del Registro Mercantil. 3. Dice el artículo 26 del Código de Comercio que el registro mercantil tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. Agrega que tal registro será público y que cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos. Coinciden unánimemente la doctrina y la jurisprudencia en reconocer que el registro mercantil es un instrumento de publicidad para la vida comercial, cuyo objeto es permitir al público el conocimiento ciertos datos relevantes para el tráfico mercantil. Algunos hechos y actividades de esta naturaleza producen efectos no sólo entre las partes, sino también frente a terceros, por lo cual, por razones de seguridad jurídica, es menester que exista un mecanismo para su conocimiento público. Por ello, la ley impone al comerciante la obligación de dar publicidad a tales hechos o actos, así como su propia condición de comerciante. Este interés de terceros, señala acertadamente Garrigues, no es un interés difuso, sino concreto. 1. A su vez, esté Despacho determinó: R. La posibilidad de hacer pública la información sobre los estados financieros básicos y demás información financiera que reposa en las diferentes entidades públicas o privadas encuentra sustento legal en el artículo 34 de la Ley 222 de 1995, en concordancia con el artículo 41 ídem, los cuales hicieron extensiva a todas las sociedades la obligación de publicar los estados financieros e introdujo el mecanismo de depósito de los mismos, con el fin de posibilitar, sin ninguna restricción, el acceso a la información en ellos contenida, por lo cual, resulta claro que tales documentos no están amparados por reserva alguna y pueden ser divulgados. Por supuesto que, en criterio de esta entidad, algunos anexos a la información financiera que para nuestro caso es requerida a nuestros supervisados, no pueden ser examinados por terceros, ni pueden expedirse copias de los mismos, pues ellos contienen la discriminación efectiva de las cuentas y de los registros sobre los 1 COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. SENTENCIA C-621 29 de julio de 2003. En Línea. M.P.: Doctor Marco Gerardo Monroy Cabra. Consultado el 1 de junio de 2021. Disponible en: movimientos económicos del comerciante, los cuales la sociedad no tiene la obligación de revelar. Es preciso tener en cuenta que, si bien el artículo 61 del Código de Comercio dispone que los libros y papeles del comerciante no pueden examinarse por personas distintas a sus propietarios o por personas autorizadas por ellos, es claro a todas luces que la limitación a que alude la citada norma, más que referirse concretamente a los libros como tales, busca proteger lo que ellos contengan, es decir, los datos en particular del comerciante. No puede por tanto predicarse, so pretexto del artículo 61 ídem, que determinados datos, por el hecho de estar contenidos en los libros del comerciante resultan reservados, cuando dicha información muchas veces está contenida en los estados financieros del mismo comerciante y, por ende, son de público conocimiento y puede tenerse acceso a ésta a través del ejercicio del derecho de petición, en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.2. No obstante lo anterior, es preciso indicar que los literales a y b del artículo 6 de la Ley 1712 de 2014, disponen: a Información. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen b Información pública. Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal. Por su parte, el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014 señala en su literal c: ARTÍCULO 18. INFORMACIÓN EXCEPTUADA POR DAÑO DE DERECHOS A PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS. Artículo corregido por el artículo 2 del Decreto 1494 de 2015. El nuevo texto es el siguiente: Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos: c Los secretos comerciales, industriales y profesionales. En concordancia con lo anterior, el artículo 260 de la Decisión 486 emitida por la Comisión de la Comunidad Andina de Naciones, señala sobre el Secreto Empresarial: Se considerará como secreto empresarial cualquier información no 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-139363 19 de octubre de 2013. Asunto: Alcance de la reserva de la información contable y financiera de los comerciantes que reposa en entidades públicas y privadas. Consultada el 2 de junio de 2021. Disponible en: https:www.supersociedades.gov.conuestraentidadnormatividadnormatividadconceptosjuridicosOFICIO20220- 139363.pdf divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información sea: a secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión precisa de sus componentes, no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible por quienes se encuentran en los círculos que normalmente manejan la información respectiva b tenga un valor comercial por ser secreta y c haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta. La información de un secreto empresarial podrá estar referida a la naturaleza, características o finalidades de los productos a los métodos o procesos de producción o, a los medios o formas de distribución o comercialización de productos o prestación de servicios.. Lo anterior, igualmente para recordar que el artículo 21 de la Ley 1712 de 2014, establece: ARTÍCULO 21. DIVULGACIÓN PARCIAL Y OTRAS REGLAS. En aquellas circunstancias en que la totalidad de la información contenida en un documento no esté protegida por una excepción contenida en la presente ley, debe hacerse una versión pública que mantenga la reserva únicamente de la parte indispensable. La información pública que no cae en ningún supuesto de excepción deberá ser entregada a la parte solicitante, así como ser de conocimiento público. La reserva de acceso a la información opera respecto del contenido de un documento público pero no de su existencia. Ninguna autoridad pública puede negarse a indicar si un documento obra o no en su poder o negar la divulgación de un documento, salvo que el daño causado al interés protegido sea mayor al interés público de obtener acceso a la información. Las excepciones de acceso a la información contenidas en la presente ley no aplican en casos de violación de derechos humanos o delitos de lesa humanidad, y en todo caso deberán protegerse los derechos de las víctimas de dichas violaciones. De ésta manera, si la información reposa en las entidades del estado en virtud de sus funciones ejercidas por ley, las entidades deberán tener en cuenta que la información que manejan es pública y, por tanto, solo está sujeta a reserva o clasificación de acuerdo con la misma ley. Adicional a lo indicado, si se trata de una sociedad extranjera que realiza actividades permanentes en el país, la misma deberá inscribir los documentos señalados en el registro mercantil, que como lo establece la norma, incluye los balances generales de fin de ejercicio, dándole así toda la publicidad debida por el registro. En esta medida, se responde cabalmente la consulta incoada ante ésta entidad, de acuerdo con las normas expedidas en la materia, así como los conceptos emitidos por ésta entidad al respecto.