RENOVACIÓN MATRÍCULA MERCANTIL ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO

OFICIO 220-332692 DEL 21 DE DICIEMBRE DE 2022 REFERENCIA: RADICACIÓN 2022-01-807785 ASUNTO: RENOVACIÓN MATRÍCULA MERCANTIL ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula una consulta sobre la depuración del RUES en cuanto a la cancelación de la matricula mercantil de un establecimiento de comercio por la no renovación del mismo, en los siguientes términos: 1. “¿Es viable realizar la reactivación de un establecimiento de comercio que debe ser cancelado por depuración, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 31 de la Ley 1727 de 2014, por no haber sido renovado por más de 5 años? Si es viable, ¿cuál es la forma de hacerlo? 2. En el evento en que el establecimiento de comercio este afectado por una prenda sin tenencia, y en razón a ello no puede ser cancelado, ¿cuál es el mecanismo idóneo para su reactivación?” Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Con el alcance indicado, este Despacho procede a dar respuesta a su inquietud, en los siguientes términos: En primer lugar, es preciso traer a colación el Oficio 220-070551 del 23 de marzo de 2022, donde se señaló lo siguiente: C.I. EMPRESA COLOMBIANA DE SERVICIOS PETROLEROS S.A. “Acorde con la normatividad vigente, es obligación renovar la matrícula mercantil anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro1. En el mismo sentido de lo anotado, esta Superintendencia se ha pronunciado afirmando que, si bien el ejercicio de actividades que la ley califica como mercantiles genera para el comerciante algunos derechos, es preciso resaltar que tales actividades también implican el cumplimiento de algunas obligaciones, entre las que se encuentra la renovación anual de la matrícula mercantil. Sobre el particular, se debe tener en cuenta que el deber en cabeza de los comerciantes de renovar anualmente su matrícula, cumple, entre otras, las siguientes funciones: (i) permite establecer si los comerciantes están efectivamente ejerciendo o no la actividad comercial; (ii) da cuenta del cumplimiento de las obligaciones que la ley exige a quienes desempeñan actividades mercantiles; y (iii) mantiene una adecuada organización del sistema institucional imperante. Tales funciones no sólo redundan en beneficio de los comerciantes sino también de los terceros interesados y del Estado, pues en el evento en que a través de dicha renovación se determine que el comerciante ha incumplido sus deberes legales, las autoridades pueden actuar con prontitud en busca de encontrar las causas que han conducido a dicho incumplimiento, y si está atado a factores de crisis, buscar las soluciones de manera oportuna2. Así mismo, el requisito de renovación del registro de matrícula mercantil busca satisfacer fines constitucionales referidos a que la dinámica económica se estructure como una actividad organizada sujeta a la dirección y control del Estado, y por tanto segura desde el punto de vista económico y jurídico, que permite a la comunidad acceso a la información en virtud del principio de publicidad. El registro mercantil actualizado constituye una medida adecuada para la satisfacción de dichos fines3.” (Subrayado fuera del texto). Por su parte, la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022, indica lo siguiente: “(…) 1.3.5.7. La información sobre la pérdida de la calidad de comerciante por parte de una persona natural y/o sobre el cierre definitivo de los establecimientos de comercio, agencias o sucursales se inscribirá en la cámara de comercio como una mutación. Esta inscripción no generará automáticamente la cancelación de la matrícula mercantil. 1 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Artículo 33 del Código de Comercio. Renovación de la matrícula mercantil – término para solicitarla. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html 2 COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-277 (5 de abril de 2006). [En Línea]. M.P. Doctor HUMBERTO ANTONIO SIERRA PORTO. Disponible en: https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2006/C-277-06.htm 3 Ibíd. A partir de la inscripción de estas mutaciones ya no se causarán más derechos de renovación de la matrícula mercantil y las cámaras de comercio estarán obligadas a informar a los interesados a través de sus medios de comunicación, la posibilidad que tienen de inscribir estas mutaciones y sus efectos. La matrícula mercantil de la persona natural se podrá reactivar y en este evento, deben renovar los años que no habían pagado antes de comunicar la pérdida de la calidad de comerciante. Las cámaras de comercio deberán dejar constancia en los certificados que expidan de la inscripción de la mutación y de la reactivación de la matrícula mercantil. La reactivación no opera cuando la matrícula haya sido cancelada. No es posible reactivar la matrícula de los establecimientos de comercio, agencias o sucursales a los cuales se les inscribió el cierre definitivo. Para el cómputo de los últimos cinco (5) años de no haber renovado la matrícula mercantil o el registro, previstos para la depuración de la base de datos del RUES definida en la Ley 1727 de 2014, no se tienen en cuenta aquellos años en los que no existía la obligación de hacer la renovación.” (Subrayado fuera del texto). En complemento de lo anterior, el artículo 31 de la Ley 1727 de 2014 establece lo siguiente: “ARTÍCULO 31. DEPURACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL (RUES). Las Cámaras de Comercio deberán depurar anualmente la base de datos del Registro Único Empresarial y Social (RUES), así: 1. Las sociedades comerciales y demás personas jurídicas que hayan incumplido la obligación de renovar la matrícula mercantil o el registro, según sea el caso, en los últimos cinco (5) años, quedarán disueltas y en estado de liquidación. Cualquier persona que demuestre interés legítimo podrá solicitar a la Superintendencia de Sociedades o a la autoridad competente que designe un liquidador para tal efecto. Lo anterior, sin perjuicio de los derechos legalmente constituidos de terceros. 2. Cancelación de la matrícula mercantil de las personas naturales, los establecimientos de comercio, sucursales y agencias que hayan incumplido la obligación de renovar la matrícula mercantil en los últimos cinco (5) años. PARÁGRAFO 1o. Los comerciantes, personas naturales o jurídicas y demás personas jurídicas que no hayan renovado la matrícula mercantil en los términos antes mencionados tendrán plazo de un (1) año contado a partir de la vigencia de la presente ley para actualizar y renovar la matrícula mercantil. Vencido este plazo, las Cámaras de Comercio procederán a efectuar la depuración de los registros. PARÁGRAFO 2o. Las Cámaras de Comercio informarán, previamente, las condiciones previstas en el presente artículo a los interesados, mediante carta o comunicación remitida vía correo electrónico a la última dirección registrada, si la tuviere. Así mismo, publicarán al menos un (1) aviso anual dentro de los tres (3) C.I. EMPRESA COLOMBIANA DE SERVICIOS PETROLEROS S.A. primeros meses, en un diario de circulación nacional en el que se informe a los inscritos del requerimiento para cumplir con la obligación y las consecuencias de no hacerlo.” (Subrayado fuera del texto). Del análisis de la Circular Externa 100-000002 de 25 de abril de 2022, como del artículo previamente citado, queda claro que, solo es posible la reactivación de la matrícula de los establecimientos de comercio, en los cuales no se ha hecho la inscripción del cierre definitivo. Por último, la misma Circular Externa en cuanto al proceso de depuración del RUES indica que: “1.3.5.11. En el proceso de depuración del RUES, las cámaras de comercio estarán en la obligación de aplicar las siguientes instrucciones: Las personas jurídicas que tengan inscrita una medida cautelar, orden de autoridad competente y/o contrato sobre bienes de las mismas, o de sus asociados, podrán ser objeto de la depuración y en tal evento quedarán disueltas y en estado de liquidación. Lo anterior por cuanto se considera que, de conformidad con lo dispuesto por el legislador, la medida continúa surtiendo sus efectos al no cancelarse la matrícula. Para efectos de la depuración, deberá tenerse en cuenta que las matrículas del propietario y del establecimiento de comercio son independientes, por lo que los derechos derivados de terceros deberán evaluarse sobre cada una de ellas. En los siguientes casos no se realizará depuración: - A las personas jurídicas que se encuentren disueltas y en estado de liquidación por cualquier causa. - A las personas jurídicas que estén en acuerdo de reestructuración, insolvencia empresarial, concordato preventivo u obligatorio, intervención, toma de posesión y en general, sujetas a cualquier otra medida adoptada por la autoridad competente. - A las personas naturales cuando en su matrícula se encuentre inscrita una medida cautelar, orden de autoridad competente, suspensión de la actividad mercantil, inhabilidad y/o contrato. - A los establecimientos de comercio, agencias o sucursales cuando en su matrícula se encuentre inscrita una medida cautelar, orden de autoridad competente y/o contrato. Sin perjuicio de lo anterior, la cámara de comercio deberá evaluar cada caso de manera particular, para tomar las decisiones a las que haya lugar.” (Subrayado fuera del texto). En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar C.I. EMPRESA COLOMBIANA DE SERVICIOS PETROLEROS S.A. directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro, entre otros.