RENOVACIÓN DE LA MATRÍCULA MERCANTIL.

OFICIO 220-070551 DEL 23 DE MARZO DE 2022 REFERENCIA: RADICACIÓN 2022-02-003976 ASUNTO: RENOVACIÓN DE LA MATRÍCULA MERCANTIL. Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula una consulta relacionada con el incumplimiento de la obligación de renovar la matrícula mercantil, en los siguientes términos: “1.- una sociedad “inactiva” o aquella que no ha renovado su existencia y Representación Legal durante el último año, puede formar parte de otra sociedad? ¿o al no haber cumplido con su obligación de renovar su Existencia y Representación Legal debe considerarse inactiva o inexistente para todos los efectos legales? Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. Además, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, que mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. 2/4 Igualmente, es preciso indicarle que esta entidad no tiene competencia para referirse a interpretaciones en materia de contratación estatal, teniendo en cuenta sus facultades legales determinadas en la Ley 222 de 1995, el Decreto 1074 de 2015 y el Decreto 1736 de 2020 modificado por el Decreto 1380 de 2021. La competencia para proferir interpretaciones sobre normas de contratación pública se encuentra radicada en la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente de acuerdo con lo establecido en el Decreto 4170 de 2011. Con el alcance indicado, y para dar respuesta a la inquietud planteada, este Despacho procede a efectuar las siguientes consideraciones: Acorde con la normatividad vigente, es obligación renovar la matrícula mercantil anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro1. En el mismo sentido de lo anotado, esta Superintendencia se ha pronunciado afirmando que, si bien el ejercicio de actividades que la ley califica como mercantiles genera para el comerciante algunos derechos, es preciso resaltar que tales actividades también implican el cumplimiento de algunas obligaciones, entre las que se encuentra la renovación anual de la matrícula mercantil. Sobre el particular, se debe tener en cuenta que el deber en cabeza de los comerciantes de renovar anualmente su matrícula, cumple, entre otras, las siguientes funciones: (i) permite establecer si los comerciantes están efectivamente ejerciendo o no la actividad comercial; (ii) da cuenta del cumplimiento de las obligaciones que la ley exige a quienes desempeñan actividades mercantiles; y (iii) mantiene una adecuada organización del sistema institucional imperante. Tales funciones no sólo redundan en beneficio de los comerciantes sino también de los terceros interesados y del Estado, pues en el evento en que a través de dicha renovación se determine que el comerciante ha incumplido sus deberes legales, las autoridades pueden actuar con prontitud en busca de encontrar las causas que han conducido a dicho incumplimiento, y si está atado a factores de crisis, buscar las soluciones de manera oportuna.2 Así mismo, el requisito de renovación del registro de matrícula mercantil busca satisfacer fines constitucionales referidos a que la dinámica económica se estructure 1 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Artículo 33 del Código de Comercio. Renovación de la matrícula mercantil - término para solicitarla. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html 2 COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-277 (5 de abril de 2006). [En Línea]. M.P. Doctor HUMBERTO ANTONIO SIERRA PORTO. Disponible en: https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2006/C-277-06.htm http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2006/C-277-06.htm 3/4 como una actividad organizada sujeta a la dirección y control del Estado, y por tanto segura desde el punto de vista económico y jurídico, que permite a la comunidad acceso a la información en virtud del principio de publicidad. El registro mercantil actualizado constituye una medida adecuada para la satisfacción de dichos fines3. Teniendo en cuenta que la renovación de la matricula mercantil es una obligación de las sociedades comerciales, el artículo 144 de la Ley 1955 de 2019 establece que las compañías que estén sujetas las supervisión de esta Superintendencia, y que no renueven su matrícula mercantil por un término de tres (3) años o que no envíen la información requerida por parte de esta entidad durante el mismo término, se presumirán como no operativas, y podrán ser declaradas de oficio como disueltas, salvo demostración en contrario de su parte. Para finalizar, en el contexto de la consulta se da entender que se está frente a una sociedad debidamente constituida, por lo tanto, el hecho de no haber renovado la matricula mercantil durante el último año no quiere decir que ésta se pueda considerar inexistente, puesto que al cumplir con los requisitos legales para su constitución, la sociedad nace a la vida jurídica creando así una persona jurídica distinta de los socios, pudiendo con ello ser objeto de derechos y contraer obligaciones, con sería el caso de adquirir participaciones en otra sociedad. Sin embargo, se recomienda que cuanto antes se normalice la situación de la sociedad en el registro mercantil. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.