REF. Del derecho de inspección

REF. Del derecho de inspección Aviso recibo de su comunicación radicada bajo el No. 2012-01-032812, mediante la cual eleva una consulta que plantea una serie de interrogantes relacionados con el derecho de inspección que serán resumidos luego, interrogantes frente los cuales la respuesta que desde ya se anticipa es negativa, pues en concepto de este Despacho suponen todos en general la inclusión de elementos o condiciones que desconocen los limites del marco en que el derecho de inspección ha sido legal y doctrinalmente concebido. 1. El derecho de inspección se puede reglamentar por parte de la junta Directiva de la Sociedad o es una función exclusiva de la Asamblea General de Accionistas 2. En la reglamentación al derecho de inspección, se puede solicitar al accionista que una vez convocado a la asamblea, si quiere ejercerlo, debe solicitar una cita con la administración 3. La inspección deberá ser realizada sobre los documentos y soportes en la forma habitual en que se elaboran por la Sociedad o sobre las herramientas que los generaron, tales como programas contables, códigos, claves, equipos y metodología utiilizada 4. El derecho de inspección faculta al accionista para exigir fotocopia de los documentos 5. El derecho de inspección faculta al accionista para tomarle a los documentos fotografías o videos, o grabar las explicaciones que den los administradores 6. Se puede exigir al accionista o a su representante que antes de ejercer el derecho de inspección, suscriba un contrato de confidencialidad con la sociedad Sobre la base de que la consulta gira en torno al derecho de inspección en el caso de las sociedades anónimas, basta una somera remisión a los postulados generales que permiten confirmar porqué la respuesta frente todos los interrogantes propuestos es negativa, sin perjuicio claro está de la posibilidad que al interesado por su calidad profesional le asiste, de documentarse más ampliamente consultando la gran variedad de pronunciamientos que sobre la materia ha emitido la Entidad, a los que puede acceder directamente en la P. WEB. Como es sabido el derecho de inspección se encuentra consagrado en los artículos 369 y 447 del Código de Comercio y, 48 de la Ley 222 de 1.995, y como tal faculta a los asociados para examinar directamente o mediante delegado los libros y comprobantes de la sociedad a efecto de que puedan conocer la situación financiera de la compaía en la cual realizaron sus aportes. Este derecho, desde luego, no tiene carácter absoluto, como quiera que no puede convertirse en un obstáculo permanente que atente contra la buena marcha de la empresa por lo que resulta viable su reglamentación exclusivamente por parte del máximo órgano social, como tampoco extenderse, según las voces del artículo 48 de la Ley 222 de 1.995, a documentos que versen sobre asuntos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad o que sencillamente excedan del propósito que el derecho entraa. Ahora, en buen uso de la información, esto es, sin romper con los parámetros permitidos por ley en lo que a su ejercicio se refiere, ya se ha preguntado antes si es dable acceder a fotocopias o a su reproducción por otros medios, frente a lo cual esta Entidad ha conceptuado La libertad del asociado según las voces del citado artículo 369, es la de examinar, vocablo este, que no tiene una connotación diferente a la de escudriar con cuidado y diligencia el tema de su interés, pero no va más allá de una simple inspección esto es, que el asociado no puede, con base en la norma en comento, reclamar a los administradores de la sociedad, nada distinto sacar fotocopias o exigirlas, supera .el derecho allí consagrado lo que no obsta para que en un momento dado el máximo órgano social con el lleno de las formalidades legales y estatutarias determine la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los socios, para que al examinar los distintos papeles se les permita sacar directamente o solicitar de la administración las fotocopias que a bien tengan. ... Oficio 220- 63283 del 28 de diciembre de 1.995 Lo expuesto brinda ilustración suficiente sobre la posibilidad de reglamentar, la oportunidad y el grado de información a que pueden acceder los asociados, que como ya se explicó no puede desbordar los límites permitidos. Ahora bien sobre los documentos susceptibles de ser inspeccionados se ha tenido en cuenta que cada sociedad resulta ser un ente único, y como tal, puede tener documentos que a juicio de los entendidos deben ser mantenerse bajo reserva, esto es, dentro de los enunciados en el artículo 48 de la Ley 222 de 1.995. De todas formas, como regla general debe entenderse que los asociados durante el termino legal tienen derecho a acceder a todos aquellos documentos previstos en el artículo 446 del Código de comercio, como también a los libros y demás comprobantes exigidos por la ley Art. 447 ibídem., de tal suerte que puedan documentarse suficiente y adecuadamente sobre el aspecto económico de la compaía en pos de posibilitar una participación activa en la asamblea, como también el que puedan votar a conciencia las diferentes determinaciones puestas a su consideración. A propósito de la disposición contenida en el numeral 4, artículo 379 del C. de Cio el Tribunal Superior de Medellín en sentencia del 12 de febrero de 1.996, expresó: ...La primera lectura de la norma permite afirmar que el derecho no es absoluto porque en una hermenéutica sistemática se relaciona, relativiza y limita mutuamente con los derechos y principios que gobiernan la sociedad. La facultad de inspeccionar libre y privadamente se restringe por la vigencia temporal sealada por el artículo con el objetivo de generalizar el funcionamiento de la organización y proteger el interés general. Por fuera de ese término el accionista cuenta con el instrumento judicial de la exhibición, la tutoría del revisor fiscal y la información verbal que pueda recibir de las personas autorizadas acerca de los aspectos no reservados y en oportunidad legal la asamblea general, por ejemplo La norma también determina los documentos sobre los cuales versa la facultad, que no son otros que los libros y papeles sociales que permitan obtener información suficiente, clara y adecuada para participar en las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio. Como lo explica el juzgado en la sentencia impugnada y lo confirma la doctrina citada nacional y externa el derecho objeto de estudio debe entenderse como una excepción a la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1. del C. de Comercio, pero con la limitación temporal que antes se explicaba y circunscrita a los libros y papeles sociales íntimamente conexos con el balance de fin de ejercicio de la compaía.... La facultad que la norma reconoce al accionista, tiene como ámbito de eficacia los libros y papeles sociales que privadamente le permitan conocer el estado financiero y así poder obtener sus propias conclusiones, las cuales podrá comparar en la asamblea general con la información dada por el balance oficial, bien para compararlo o cuestionarlo. De manera que por fuera de ese derecho queden todos aquellos documentos que contienen información ajena a la indispensable para la información del estado financiero, frente a los cuales opera a plenitud la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1. del C. de Comercio, ratificada para los libros de contabilidad y demás documentos privados por el art. 15 inciso final de la nueva Constitución Política. No obstante lo anterior, a partir de la expedición de la Ley 222 de 1995, la cual introdujo modificaciones respecto a los alcances del derecho de inspección en las sociedades anónimas, resulta claro que éste no va más allá del límite temporal que la ley prevé y deberá circunscribirse al examen de los libros de comercio y papeles de la sociedad, con sujeción a las expresas restricciones que impone la ley en los términos del artículo 48, que para zanjar las viejas controversias plateadas en torno al tema, determinó sus límites en cuanto concierne a la materia misma sobre la cual se ejerce esa facultad. En efecto, dicha disposición restringe el acceso de los asociados en general a los documentos que contengan información sobre secretos industriales Decisión 344 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena, así como aquellos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. Lo anterior permite inferir que no es jurídicamente aceptable obligar al accionista a suscribir contratos de confidencialidad sobre una información a la que ordinariamente que tiene acceso en ejercicio de un derecho que su condición le otorga sin más restricciones que las impuestas por la misma ley . En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los alcances que al efecto seala el artículo 25 del C.C.A.