CAMBIO DE DOMICILIO DE UNA SOCIEDAD

OFICIO 220-168674 DEL 04 DE AGOSTO DE 2022 REFERENCIA: RADICACIÓN 2022-01-528447 ASUNTO: CAMBIO DE DOMICILIO DE UNA SOCIEDAD Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, por medio de la cual plantea las siguientes inquietudes: “1. ¿Cuál es el estado jurídico de una sociedad cuya matrícula mercantil ha sido cancelada por cambio de domicilio y la cámara de comercio del nuevo domicilio no ha efectuado la inscripción de la misma? 2. ¿Cuál es la consecuencia jurídica de no tener registro mercantil por cambio de domicilio? 3. ¿La persona jurídica cuya matrícula mercantil fue cancelada por cambio de domicilio tiene capacidad jurídica?” Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento, y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. Así mismo, es necesario anotar que la Ley 2069 de 2020, en el artículo 70, le asigno a la Superintendencia de Sociedades a partir del 1 de enero de 2022, las competencias que 2/9 tenía a su cargo la Superintendencia de Industria y Comercio, para ejercer la inspección, vigilancia y control de las Cámaras de Comercio, así como las previstas en los artículos 27, 37 y 94 del Código de Comercio respecto del registro mercantil, el ejercicio profesional del comercio y la apelación de los actos de registro. Con base en lo señalado, le compete a esta Entidad absolver las consultas de carácter general relacionadas con los asuntos referidos, sin perjuicio de la autonomía de las cámaras de comercio en relación con las competencias que le han sido expresamente asignadas. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder sus inquietudes en los siguientes términos: Respecto de la matricula mercantil, la Superintendencia de Sociedades ha expresado lo siguiente1: “(…) “a. Artículo 19 del Código de Comercio: ARTÍCULO 19. Es obligación de todo comerciante: 1) Matricularse en el registro mercantil; (…).” b. Artículo 33 del Código de Comercio ARTÍCULO 33. La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.” c. Artículo 35 del Código de Comercio: “ARTÍCULO 35. Las cámaras de comercio se abstendrán de matricular a un comerciante o establecimiento de comercio con el mismo nombre de otro ya inscrito, mientras éste no sea cancelado por orden de autoridad competente o a solicitud de quién haya obtenido la matrícula. En los casos de homonimia de personas naturales podrá hacerse la inscripción siempre que con el nombre utilice algún distintivo para evitar la confusión.” d. Artículo 37 del Código de Comercio: 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-094641 (7 de abril de 2022). ASUNTO: Renovación de la Matricula Mercantil. Disponible en: https://supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220- 094641_DE_2022.pdf. 3/9 “ARTÍCULO 37. La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa hasta de diez mil pesos, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.” (…) f. Artículo 86, numeral 3 del Código de Comercio: “ARTÍCULO 86. Las cámaras de comercio ejercerán las siguientes funciones: (…) 3) Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este Código; (…)”. g. Artículo 124 de la Ley 6 de 1992, modificado por el artículo 145 de la Ley 1955 de 2019: “ARTÍCULO 124. TARIFAS A FAVOR DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO. El Gobierno nacional fijará el monto de las tarifas que deban sufragarse en favor de las Cámaras de Comercio por concepto de las matrículas, sus renovaciones, cancelaciones e inscripciones de los actos, libros y documentos que la ley determine efectuar en el registro mercantil, así como el valor de los certificados que dichas entidades expidan en ejercicio de sus funciones. Para el señalamiento de los derechos relacionados con la obligación de la matrícula mercantil y su renovación, el Gobierno nacional establecerá tarifas diferenciales en función del monto de los activos o de los ingresos de actividades ordinarias del comerciante o del establecimiento de comercio, según sea el caso, con base en el criterio más favorable para la formalización de las empresas. Las cuotas anuales que el reglamento de las Cámaras de Comercio señale para los comerciantes afiliados son de naturaleza voluntaria. PARÁGRAFO. Los derechos relacionados con la obligación de la matricula mercantil y su renovación en el caso de personas naturales que realicen una actividad comercial, serán establecidos en función del monto de los activos o de los ingresos relacionados con el desarrollo de su actividad comercial.” h. Decreto 1074 de 2015 modificado por el Decreto 2260 de 2019: 4/9 “ARTÍCULO 2.2.2.46.1.1. Derechos por registro y renovación de la matrícula mercantil. La matrícula de los comerciantes y su renovación en el registro público mercantil, será liquidada anualmente (…) 1. Derechos por registro de la matrícula mercantil. El registro en la matrícula mercantil causará los siguientes derechos, liquidados de acuerdo con el monto de los activos (…) 2. Derechos por renovación de la matrícula mercantil. Se ajustará a UVT la tarifa que se causa anualmente por renovación de la matrícula de los comerciantes, la cual será liquidada de acuerdo con la siguiente tabla (…) ARTÍCULO 2.2.2.46.1.2. Derechos por registro de matrícula de establecimientos, sucursales y agencias. La matrícula mercantil de establecimientos de comercio, sucursales y agencias, así como su renovación, causará los siguientes derechos, según el nivel de activos vinculados al establecimiento (…) ARTÍCULO 2.2.2.46.1.3. Derechos por cancelaciones y mutaciones. La cancelación de la matrícula y las mutaciones referentes a la actividad mercantil causarán los siguientes derechos…”. i. Decreto 1074 de 2015, que incorpora el artículo 51 Decreto 2042 de 2014: “ARTÍCULO 2.2.2.38.6.5. Cancelación de matrícula mercantil con pago de años no renovados. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 35 del Código de Comercio, la matrícula mercantil se cancelará definitivamente a solicitud de quien la haya obtenido una vez pague los derechos correspondientes a los años no renovados, los cuales serán cobrados de acuerdo con la tarifa vigente en cada año causado.” Con el marco normativo relacionado es posible entender la naturaleza de la obligación de inscripción de todo comerciante en el Registro Mercantil, la obligación de renovar anualmente su matrícula mercantil y su relación con la solicitud de cancelación de la misma, con el propósito de actualizar la información que se revela al público general. El comerciante debe cumplir con la ley comercial simplemente por encontrarse en los supuestos de hecho de la norma. A su vez, mientras mantenga su calidad, está obligado a inscribirse en el registro mercantil y a renovar anualmente su matrícula mercantil. El incumplimiento de este deber normativo acarrea como consecuencia jurídica la imposición de sanciones, previo agotamiento del debido proceso y del derecho de defensa. Como se encuentra establecido en las normas transcritas, la competencia para imponer la sanción corresponde a la Superintendencia de Sociedades, en los términos del artículo 33 del Código de Comercio y del artículo 70 de la Ley 2069 de 2020. 5/9 En la inscripción y la renovación anual de la Matrícula Mercantil o en la solicitud de cancelación de dicha matrícula, es exigida la gestión diligente del destinatario de la inscripción so pena que la omisión de dichos registros pueda ser utilizada en su contra, por razón de los efectos de oponibilidad del Registro Mercantil. (...)” Tenemos que, en cumplimiento de la ley mercantil, es obligación de los comerciantes proceder a renovar anualmente la matricula mercantil en la cámara de comercio. Es una labor que le compete realizar única y exclusivamente al empresario quien debe actuar de manera diligente en el cumplimiento de dicha tarea. De darse el incumplimiento por parte del comerciante de no renovar la matricula mercantil, esto traerá como consecuencia la imposición de sanciones, previo el adelanto de un debido proceso ajustado a las normas legales. Del mismo modo, como fue anotado, a la Superintendencia de Sociedades, por mandato legal, le corresponde imponer las sanciones pertinentes conforme a las funciones otorgadas por el artículo 70 de la Ley 2069 de 2020. Así mismo, la Superintendencia de Sociedades, respecto del cambio de domicilio de una sociedad, mediante Circular Externa2, impartió las siguientes instrucciones a las Cámaras de Comercio: “(…) 1.3.7. Aspectos relativos a otras inscripciones. 1.3.7.1. Sobre la inscripción del cambio de domicilio del comerciante. Para la aplicación de las siguientes instrucciones, entiéndase por: - Número de matrícula local. Número que la cámara de comercio respectiva asigna internamente al expediente de cada comerciante y que figura como su número de matrícula mercantil. - Número Único de Identificación Nacional. Número que contiene como parte principal el número de la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o el Número de Identificación Tributaria (NIT) u otro número de identificación nacional adoptado de manera general, si es persona jurídica, el cual constituye el número de matrícula nacional del comerciante. - Cámara de comercio de origen. En el marco de una solicitud de inscripción de traslado de domicilio, es la cámara de comercio en donde la persona jurídica 2 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa No 100-000002 (25 de abril de 2022). Referencia: Emisión de las instrucciones a las cámaras de comercio. Disponible en: https://supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_circulares/Circular_Externa_100- 000002_de_25_de_abril_de_2022.pdf 6/9 solicitante registró inicialmente su domicilio social y en la cual inscribe todas las actuaciones sujetas a registro. - Cámara de comercio de destino. En el marco de una solicitud de inscripción de traslado de domicilio, es la cámara de comercio a la cual, la persona jurídica está trasladando su domicilio social y será la entidad cameral que en adelante llevará las actuaciones sujetas a registro. Las cámaras de comercio seguirán las siguientes reglas en el cambio de domicilio de una persona natural o jurídica: - La inscripción del cambio de domicilio no comprende la cancelación de su número único de identificación nacional. - El cambio de domicilio no implica control de homonimia, no causa derechos de cancelación de matrícula local, ni derechos de matrícula en la cámara de comercio del nuevo domicilio. - Cuando se inscriba el cambio de domicilio, la cámara de comercio de origen deberá cancelar el número de matrícula local y la cámara de comercio de destino asignará un nuevo número de matrícula local. - Para proceder a la inscripción de la cancelación de la matrícula local, la cámara de comercio de origen deberá verificar que el comerciante se encuentre al día en el pago de su renovación, inclusive en el año en que solicita su cancelación, salvo que realice la petición dentro del plazo legal, por cuanto en este evento podrá no renovar la matrícula de ese último año en la cámara de comercio de origen, pero si lo deberá hacer en la cámara del nuevo domicilio. Los derechos de renovación que se paguen en la cámara de comercio de origen, le pertenecen a ella. Si se efectúa el pago de la renovación en la cámara de comercio de origen, no se generará el cobro por el mismo concepto en la cámara de comercio del nuevo domicilio. - La reforma de cambio de domicilio se inscribirá en la cámara de comercio de origen (esta cámara cobrará los derechos de inscripción correspondientes) y en la cámara de comercio del nuevo domicilio. Al momento de efectuar la solicitud de inscripción del traslado de domicilio, el comerciante deberá indicar, so pena de que no se radique su solicitud, los datos de dirección física y el teléfono del nuevo domicilio, sin que esto genere un cobro adicional. Si el usuario insiste en que se reciba la petición sin cumplir con esa exigencia, se radicará, sin embargo, se emitirá requerimiento, en el que se le solicite como requisito para el registro que informe los datos del nuevo contacto. Contra la inscripción del cambio de domicilio en la cámara de comercio de origen, procederán los recursos administrativos de reposición y en subsidio de apelación en los términos que definen las normas vigentes sobre la materia. Por el contrario, la inscripción de ese cambio de domicilio en la cámara de comercio del nuevo 7/9 domicilio, por ser un acto administrativo de trámite, no estará sujeto a recurso alguno. Si la cámara de comercio de origen decide tramitar el recurso interpuesto contra la inscripción del cambio de domicilio, deberá informar esta decisión a la cámara de comercio del nuevo domicilio de manera inmediata, para que esta se abstenga de efectuar la inscripción. En caso de haberla efectuado, dentro de los certificados deberá dejar constancia de los recursos que se tramitan contra el registro del cambio de domicilio y omitirá la expedición de certificados de la entidad o la persona natural hasta tanto se decidan los recursos administrativos. En atención a que los recursos administrativos se tramitan en el efecto suspensivo, mientras se desatan estos, la competencia para la expedición de los certificados será de la cámara de comercio de origen, para lo cual ésta actualizará los mismos y dejará constancia de los recursos procedentes y sus efectos. Una vez se resuelvan los recursos, la cámara de comercio de origen informará a la cámara de comercio del nuevo domicilio para que proceda, según sea del caso. Si se confirma la inscripción del cambio de domicilio, la cámara de comercio de origen inscribirá la resolución quedando en firme las inscripciones efectuadas y enviará de manera inmediata a través del RUES la resolución a la cámara de comercio del nuevo domicilio para que proceda de conformidad. Si finalmente se revoca la inscripción del cambio de domicilio, se inscribirá la resolución y se enviará de manera inmediata a través del RUES la resolución a la cámara de comercio del nuevo domicilio para que se abstenga de inscribir (si no lo había hecho) o para que revoque la inscripción efectuada. La asignación de la nueva matrícula local y la inscripción del cambio de domicilio en la cámara de comercio del nuevo domicilio, no generará ningún derecho de inscripción. Una vez inscrito el cambio de domicilio, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, la cámara de comercio de origen enviará a través del RUES a la cámara de comercio del nuevo domicilio, los formularios de matrícula y/o renovación, los documentos inscritos, la relación de todas las inscripciones, incluida una constancia de los libros que se encuentran inscritos antes de la cancelación de la matrícula y el último certificado de existencia y representación legal de la sociedad, antes de que se hubiera inscrito el cambio de domicilio. La cámara de comercio del nuevo domicilio deberá hacer la inscripción del documento de cambio de domicilio, sin costo alguno para el peticionario y a esta inscripción quedarán asociados todos los documentos inscritos en la cámara de comercio de origen. No se efectuará un nuevo control de legalidad y por esta razón, este acto administrativo de registro se considera de trámite, contra el cual no procede recurso 8/9 alguno. Para este último efecto, la cámara de comercio que recibe dejará constancia en el certificado de que los documentos ya habían sido inscritos en la cámara de comercio de origen respecto de la información que deba certificar. La cámara de comercio que recibe asignará un nuevo número de matrícula local sobre el último formulario diligenciado por el comerciante y la dirección y teléfono que este relacionó cuando radicó el traslado en la cámara de comercio origen. La cámara de comercio que envía a través del RUES los documentos ya mencionados, dejará constancia de este hecho en los registros o controles que para el efecto tenga establecido. Las certificaciones serán expedidas por la cámara de comercio de la nueva jurisdicción. En los cambios de domicilio de las personas naturales, la cámara de comercio de origen inscribirá en el Libro XV la novedad, entendiéndose como una mutación, (esta cámara de comercio es la que cobrará los derechos de inscripción correspondientes). No causará derechos de cancelación de matrícula local, ni derechos de matrícula en la cámara de comercio del nuevo domicilio y, en general, se aplicarán las mismas reglas anteriormente señaladas para las personas jurídicas, en lo que sea compatible. El cambio de domicilio no aplica para los establecimientos de comercio. (…)”. Ubicados en el amplio escenario descrito, se procede a responder las tres inquietudes planteadas dentro de un solo contexto, toda vez que guardan estrecha relación: “1. ¿Cuál es el estado jurídico de una sociedad cuya matrícula mercantil ha sido cancelada por cambio de domicilio y la cámara de comercio del nuevo domicilio no ha efectuado la inscripción de la misma? 2. ¿Cuál es la consecuencia jurídica de no tener registro mercantil por cambio de domicilio? 3. ¿La persona jurídica cuya matrícula mercantil fue cancelada por cambio de domicilio tiene capacidad jurídica?” La sociedad mercantil que, en un momento determinado, por decisión del máximo órgano social, mediante reforma estatutaria aprobada con el quorum y la mayoría requerida para tal efecto, decide cambiar de domicilio social, no cancela con ello su número único de identificación nacional y su situación jurídica no sufre variación alguna desde el punto de vista de su existencia y capacidad. La cámara de comercio donde inicialmente la sociedad tenía su domicilio social debe proceder a cancelar el número de la matricula local vigente y remitir la totalidad de los documentos de la sociedad señalados en la referida Circular Externa, por lo que, seguido a ello o de manera concomitante a la cancelación, la cámara de comercio donde la compañía 9/9 tendrá su nuevo domicilio, necesariamente debe asignar una nueva matricula local y anexar a este la documentación correspondiente que envíe la cámara de comercio de origen. Tenemos entonces que la sociedad que reforma los estatutos para cambiar de domicilio, no tiene afectación alguna en su estado jurídico y, por ende, tiene plena capacidad jurídica. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y el aplicativo Tesauro, entre otros.