ACTAS Y LIBROS DE FORMA ELECTRÓNICA

OFICIO 220-303016 DEL 28 DE OCTUBRE DE 2024 ASUNTO: ACTAS Y LIBROS DE FORMA ELECTRÓNICA Acuso de recibo del escrito citado en la referencia por medio del cual formula una consulta en los siguientes términos: “1. ¿Es jurídicamente válido asentar actas de Junta Directiva y Asamblea de Accionistas firmadas de forma electrónica por un mecanismo que permite la identificación del autor del mensaje, integridad y confidencialidad del mismo, junto con su correspondiente certificado de firma, en los libros de comercio físicos de una Compañía? 2. En caso de no ser válido jurídicamente, si ya se han asentado actas de Junta Directiva y Asamblea de Accionistas firmadas de forma electrónica en los libros de comercio físicos, registrados ante la correspondiente Cámara de Comercio, ¿estos libros deben ser anulados?, ¿se deben registrar libros electrónicos para asentar las actas que fueron anuladas en los libros físicos? 3. ¿Cuál es el procedimiento a seguir para realizar la transición de libros físicos a libros electrónicos? 4. ¿Realizar la transición de libros físicos a libros electrónicos, significa que en adelante ya no se podrá realizar la firma de actas de forma manuscrita, si no que solo se podrá realizar de forma electrónica? Sobre el particular, es preciso señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la, Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2.3 del artículo 2 de la Resolución 100-000041 de 2021, esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. Con el alcance indicado, se procederá a dar respuesta a su consulta en los siguientes términos: __________________________________________________________ Página | 2 Para responder a la primera pregunta relacionada con la posibilidad de asentar las Actas de la Asamblea de Accionistas y Junta Directiva firmadas de manera electrónica en el libro físico se trae a colación la definición de firma electrónica del artículo 2.2.2.47.1 del Decreto 1074 de 2015 que es del siguiente tenor: “Artículo 2.2.2.47.1. Definiciones. Para los fines del presente capítulo se entenderá por: 1. Acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica: Acuerdo de voluntades mediante el cual se estipulan las condiciones legales y técnicas a las cuales se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos. 2. Datos de creación de la firma electrónica: Datos únicos y personalísimos, que el firmante utiliza para firmar. 3. Firma electrónica. Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente. 4. Firmante. Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa.”1 (Subrayado fuera de texto) Así mismo el artículo 2.2.2.39.5 del Decreto 1074 de 2015 indica que el comerciante puede elegir en relación con las actuaciones sujetas a registro el uso de medios físicos o electrónicos, indicando que para este último se deberá realizar el uso de firma digital o electrónica. Conforme a lo anterior, la firma electrónica se encuentra asociada a un mensaje de datos, por tanto, su uso está ligado a que la producción del documento se realice de la misma manera, es decir, electrónicamente. Por lo anterior, las actas de las asambleas de accionistas y Juntas Directivas deberán firmarse manualmente cuando el medio escogido sea el físico, o, electrónicamente o digital cuando el medio escogido para llevar el libro sea electrónico. 1 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1074 (26 de mayo de 2015). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Disponible en: https://www.suin- juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30019935 __________________________________________________________ Página | 3 Complemento de lo anterior, se cita a continuación el Oficio 220-165296 del 2020 en el que esta Oficina se pronunció sobre el tema en los siguientes términos: “Ahora bien, la firma digital es una firma válida si cumple con los requisitos establecidos en la legislación nacional, es decir, que se pueda evidenciar que es única de la persona que la usa, que es susceptible de ser verificada, que está bajo el control exclusivo de la persona que la usa, que está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada y, que está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional (artículo 28 de la Ley 527 de 1999), entiéndase ésta como la emisión de la certificación de la entidad certificadora correspondiente (Decreto 1074 de 2015, articulo 2.2.2.39.5). Así las cosas, no sería válido para efectos del registro de las actas de asamblea o junta de socios, que en el libro físico se pretenda imprimir la firma escaneada” de quien ostente el rol de presidente o secretario según corresponda, ni para las actas de asamblea físicas ni para las actas de asamblea en medios electrónicos, pues el Decreto 1074 de 2015 fija las pautas en los casos de actas de asamblea o junta de socios por medios electrónicos. (…) es necesario manifestar que la norma no hace excepciones y no contempla la firma escaneada como una firma válida ni en medios físicos y menos aún en medios electrónicos, por lo cual deberán en todo caso, acudir al cumplimiento de las estipulaciones de Decreto 1074 de 2015, para efectos de la firma electrónica o digital para actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, a cuyo medio de asentamiento sea el electrónico, esto fundamentado no solo en las definiciones de las “firmas digitales y/o electrónicas”, sino atendiendo al concepto que de que las mismas se encuentran atadas al “mensaje de datos” y entiéndase que por ello, que estas firmas están ligadas directamente al mencionado concepto. En caso de actas físicas, las mismas deberán ser firmadas o suscritas de manera autógrafa por quienes correspondan según la reunión que se pretenda realizar, en los términos de los Decretos Legislativos, de la Ley 222 de 1995 y del Código de Comercio. Por último, para las inquietudes acerca de las actas que se emiten por parte de la Junta Directiva se debe recordar que, por virtud del artículo 175 del Decreto 019 de 2012, éstas no están sujetas a registro público y, en consecuencia, las mismas deberán regirse por lo dispuesto en los estatutos y la ley, de acuerdo con lo determinado en el Decreto 1074, (…)”2 Para dar respuesta a la segunda y tercera pregunta, se informa que la sociedad debe escoger entonces el medio por el que continuará llevando los libros, para que así mismo 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 222-165296 (21 de agosto de 2020). Asunto: Algunos aspectos sobre la firma digital y escaneada en las actas de asamblea de accionistas o junta de socios para su registro. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/vxymbYoBWsm0E8MWrtJC __________________________________________________________ Página | 4 realice el asentamiento de las Actas, las cuales serán firmadas de forma manuscrita cuando el libro sea físico, o firmadas de manera electrónica o digital cuando el libro sea electrónico. Por ende y al estar realizando las actas con las firmas electrónicas debería en este caso hacer la transición y solicitar la inscripción los libros electrónicos en la Cámara de Comercio. Lo anterior en atención a las actas del máximo órgano social, puesto que las actas correspondientes a la Junta Directiva, se elaborarán en la forma dispuesta en los estatutos o en el reglamento interno que señale su funcionamiento, en cada caso particular. Por lo anterior, se le recomienda tener en cuenta el procedimiento establecido en los numerales 1.3.2, 1.3.2.1, 1.3.2.2, 1.3.2.3, 1.3.2.4 y 1.3.2.5 de la Circular 100-000002 del 2022 mediante la cual la Superintendencia de Sociedades impartió las siguientes instrucciones a las cámaras de comercio: 1.3.2. Respecto de los libros de comercio. Una vez efectuada la inscripción de los libros sometidos a dicha formalidad, el secretario de la cámara de comercio insertará una constancia en la primera hoja del libro registrado que contiene los siguientes datos: - Cámara de comercio. - Nombre de la persona a quien pertenece. - Fecha, número de inscripción y libro en el cual se efectuó. - Nombre del libro o uso al que se destina. - Código del libro y número de hojas útiles de que está compuesto. Las cámaras de comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de las hojas. Para efectos de inscripción de nuevos libros (físicos o electrónicos) es necesario acreditar ante la respectiva cámara de comercio que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar, o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o el certificado del revisor fiscal, cuando exista el cargo, o en su defecto del contador público. 1.3.2.1. Registro de libros de comercio en medios electrónicos. Teniendo en cuenta que la ley facultó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos, es necesario que las cámaras de comercio implementen dentro de sus servicios virtuales, en los términos y condiciones señalados en las normas que rijan la materia, la posibilidad de realizar el registro de estos libros, para lo cual deberán habilitar en sus plataformas electrónicas o sistemas de información, dicho servicio, de manera que se garantice su disponibilidad y fácil acceso para su posterior consulta. Las cámaras de comercio se encuentran obligadas a dar publicidad al servicio de registro de libros de comercio en medios electrónicos y establecer los controles __________________________________________________________ Página | 5 que impidan el registro en forma simultánea de un mismo libro, en medios electrónicos o de forma física, a fin de evitar su duplicidad. Las cámaras de comercio podrán facilitar la utilización de los mecanismos de firma digital o electrónica, no obstante, corresponde al comerciante la elección de cualquiera de estos siempre y cuando cumplan con los requisitos previstos en las normas que rijan la materia. El servicio de registro de libros en medios electrónicos también deberá estar disponible para las entidades sin ánimo de lucro inscritas en las cámaras de comercio, en los mismos términos y condiciones que para las sociedades comerciales, de acuerdo con las normas que rijan esta materia. 1.3.2.2. Procedimiento para efectuar el registro de los libros de comercio registrables en medios electrónicos. De conformidad con lo establecido en la ley, los comerciantes que quieran llevar sus libros de comercio registrables en medios electrónicos deberán solicitar el servicio de manera expresa ante la cámara de comercio correspondiente a su domicilio, aceptando los términos y condiciones establecidas para el efecto. Una vez recibida la solicitud de inscripción de los libros registrables por parte del interesado, la cámara de comercio correspondiente deberá hacer la anotación por cada uno de los libros, en el Libro respectivo del registro del que se trate, devolviendo al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la cámara de comercio firmará digital o electrónicamente la solicitud de inscripción y dejará constancia electrónica de la fecha y hora en que fue enviado el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible. De conformidad con lo establecido en las normas que rigen la materia, la constancia electrónica expedida por las cámaras de comercio, deberá tener la siguiente información: - Cámara de comercio receptora. - Fecha de presentación del libro para registro. - Fecha de inscripción. - Número de inscripción. - Identificación del comerciante o del inscrito. - Nombre del libro. - Uso al que se destina. A su vez, si a la fecha de la solicitud de inscripción del libro registrable por medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no han sido empleadas, se anularán de acuerdo con lo previsto en las normas que rigen la materia. __________________________________________________________ Página | 6 1.3.2.3. Conformación de los libros registrados en medios electrónicos. Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá el derecho a remitir a la cámara de comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán estar firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar firmada digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario. Efectuada la inscripción del libro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la cámara de comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales serán firmados digital y electrónicamente por el representante legal. Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas digitales o electrónicas y estampas cronológicas necesarias. Una vez recibidos los archivos electrónicos, la cámara de comercio correspondiente, devolverá al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la cámara de comercio lo firmará digital o electrónicamente, y dejará constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo por cualquier medio tecnológico disponible. Aunado a lo anterior, la cámara de comercio correspondiente le informará al comerciante o inscrito, la fecha límite para el envío de archivos electrónicos destinados al libro. 1.3.2.4. Procedimiento para efectuar la inscripción de actuaciones sujetas a registro que consten en libros electrónicos. Las cámaras de comercio estarán obligadas a informar a los comerciantes inscritos y en proceso de inscripción, que en el evento que soliciten la inscripción de libros de comercio en medios electrónicos, cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, deberán solicitar expresamente el registro individual de cada documento ante la correspondiente cámara de comercio. Esta inscripción de documentos es independiente al proceso que deben realizar los usuarios para incorporar el documento sujeto a registro dentro del libro electrónico. El comerciante o inscrito podrá solicitar que el registro del acto se haga electrónica o físicamente, previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción. 3 (Subrayado fuera de texto) 3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa 100-000002 (25 de abril de 2022). Asunto: Emisión de instrucciones a las Cámaras de Comercio. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161224/Circular+Externa+100- 000002+de+25+de+abril+de+2022.pdf/425eaea3-13d4-fa0a-409b-8ef817f391e6?version=1.4&t=1722378549319 __________________________________________________________ Página | 7 Respecto a la anulación de los folios, se trae a colación el Oficio 220-283786 del 2023 en el que esta Oficina se pronunció en relación con el tema en los siguientes términos: “(…) 3.27. Errores en las actas. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario de la reunión, pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Cuando se trate de hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación a pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos, la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. (…) Igualmente, la Superintendencia de Sociedades en relación con la corrección de las actas del máximo órgano social, en el Oficio 220-0501952 expresó lo siguiente: “(…) 1. El artículo 7o del Decreto 2270 del 22 de diciembre de 2019, señaló: ̈El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, observando lo siguiente: (...) 6. Con el Anexo No. 6-2019 que hace parte integral del presente Decreto, se derogan las disposiciones vigentes del Decreto 2649 de 1993 “por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia ̈. Dicho Anexo rige a partir del 1° de enero de 2020. ̈ 2. El artículo 14 del decreto mencionado, establece: ̈ (...) LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta __________________________________________________________ Página | 8 adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. 3. Por su parte el artículo 15 del mismo Decreto dispone: ̈(...) CORRECCION DE ERRORES. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por responsable de la anotación con indicación de su nombre completo (…)” 4 Por lo anterior, se debe definir si lo que se quiere es un libro de actas físicas o electrónicas y hacer el trámite que corresponda respecto del libro correspondiente, pues se debe elegir qué tipo de libro se quiere implementar si físico o electrónico y cumplir con la normativa del mismo. En cuanto a la última pregunta, se reitera que la sociedad está en la libertad de escoger que medio utilizar para llevar los libros respetando las normas legales, es decir, si opta por llevar un libro electrónico, todas las actas deberán ser producidas electrónicamente con firma electrónica o digital, pero si la escogencia es llevar un libro físico, las actas serán firmadas de manera manuscrita. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la entidad. 4 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-283786 (17 de noviembre de 2023). Asunto: Actas Adicionales. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/V07ZXowBn95eDcW1MDgH