ACTAS ADICIONALES

OFICIO 220-283786 DEL 17 DE NOVIEMBRE DE 2023 REFERENCIA: RADICACIÓN: 2023-01-803480 ASUNTO: ACTAS ADICIONALES Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número de la referencia por medio de la cual formula una consulta en los siguientes términos: “Frente a lo mencionado en la Circular Básica Jurídica en cuanto a la procedencia del Acta Adicional para subsanar, ¿es viable proferir un Acta aclaratoria para subsanar errores u omisiones de un Acta de nombramiento de representante legal y revisor Fiscal, teniendo en cuenta que se interpuso un recurso de Reposición en Subsidio de Apelación y ya se encuentra en firme Resolución parte de la Superintendencia de Sociedades Previamente a responder su consulta, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Entrando en materia, es necesario anotar que la redacción de la consulta no es clara, no obstante, se hará referencia a la elaboración de las actas adicionales. En este sentido, la Superintendencia de Sociedades en su Circular Básica Jurídica1 determinó lo siguiente sobre el asunto: “(…) TÍTULO IV. TOMA DE DECISIONES 1 República de Colombia. Superintendencia de Sociedades. Circular Básica Jurídica, Resolución 100-000008 (12/07/2022). Página: | 2 ________________________________________________________________________ (…) 3.26. Lineamientos adicionales para elaborar las actas. Además de lo indicado en el numeral anterior, quienes actúen como secretarios en las reuniones del máximo órgano social o de junta directiva, deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones: 3.26.1. Al finalizar la sesión, es conveniente hacer un receso para elaborar el acta con el fin de que sea sometida a aprobación antes de que la reunión concluya y deberá indicar el número de votos con que ésta es aprobada. Si tal procedimiento no es factible, la propia asamblea o junta de socios puede nombrar una comisión de dos o más personas para que la apruebe. (ver numeral 3.19. del presente capítulo) 3.26.2. El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión o, en su defecto, por el revisor fiscal, así como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada una comisión para tal efecto. 3.26.3. En las sociedades con accionista único las determinaciones que le correspondan a la asamblea serán adoptadas por aquél. En estos casos, el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad. Estas actas podrán ser firmadas por el accionista único. 3.26.4. En los casos de reuniones no presenciales y en la toma de decisiones por escrito, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que concluyó la reunión o se recibieron los votos y deberán ser suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. (Ver artículo 3.2.6. del presente capítulo) 3.27. Errores en las actas. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario de la reunión, pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Cuando se trate de hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación a pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos, la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. (…)” (La negrilla no es de la circular). Igualmente, la Superintendencia de Sociedades en relación con la corrección de las actas del máximo órgano social, en el Oficio 220-0501952 expresó lo siguiente: 2 República de Colombia, Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-050195 (25/02/2020) Asunto: Correcciones a las actas de asamblea Página: | 3 ________________________________________________________________________ “(…) 1. El artículo 7o del Decreto 2270 del 22 de diciembre de 2019, señaló: ̈El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, observando lo siguiente: (...) 6. Con el Anexo No. 6-2019 que hace parte integral del presente Decreto, se derogan las disposiciones vigentes del Decreto 2649 de 1993 “por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia ̈. Dicho Anexo rige a partir del 1° de enero de 2020. ̈. 2. El artículo 14 del decreto mencionado, establece: ̈ (...) LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. ̈. 3. Por su parte el artículo 15 del mismo Decreto dispone: ̈(...) CORRECCION DE ERRORES. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por responsable de la anotación con indicación de su nombre completo” (…) Así mismo, esta Oficina en el Oficio 220-2208863 afirmó: (…) Efectuadas las precisiones que anteceden y para resolver el tema propuesto, este despacho reitera lo dicho en el Oficio 220-003331 del 22 de enero de 2015, en el que la Superintendencia de Sociedades con fundamento en el Decreto 2649 de 1993, afirmó que con las anotaciones a pie de página o empleando mecanismos de notorio valor técnico, se puede efectuar la corrección de las actas registradas en virtud de las reuniones celebradas por la asamblea general de accionistas, siempre que los errores a subsanar involucren la “omisión de un dato, error en la cronología de la información o en la numeración, etc”; caso que al parecer coincide con el propuesto, en cuanto se trata de un error en la cronología del número de un acta, que debe corregirse para continuar la secuencia. 3 República de Colombia. Superintendencia de Sociedades. Oficio 220-220886 (06/11/2020). Asunto: Corrección de actas del máximo órgano social. Página: | 4 ________________________________________________________________________ Es del caso observar que aunque el Decreto 2649 de 1993, hoy se encuentra derogado, las normas que disponían lo relativo a la corrección de las actas, en los artículos 131 y 132, fueron replicadas en el Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019, por el cual se compilan y actualizan los marcos técnicos de las Normas de Información Financiera para el Grupo 1 y de las Normas de Aseguramiento de Información, y se adiciona un Anexo número 6 - 2019 al Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, Decreto 2420 de 2015, y se dictan otras disposiciones, cuyos artículos 14 y 15, señalan: “ARTICULO 14. LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. ARTICULO 15. CORRECCION DE ERRORES. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.” (…) Finalmente, en un pronunciamiento reciente este Despacho, en lo atinente a la aprobación de actas adicionales, de manera concreta señaló: “(…) Teniendo en cuenta que la situación planteada en la consulta hace referencia a un acta adicional, este Despacho se permite citar el artículo 14 del Anexo No. 6 – 2019 que hace parte integral del Decreto 2420 de 2015 y que dispone lo siguiente: “ARTICULO 14. LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.” (Subrayado fuera del texto). Página: | 5 ________________________________________________________________________ Dicho esto, queda claro que cuando se trate de aclarar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto” “(…)” En conclusión, y en aras de responder la pregunta, es preciso tener en cuenta lo siguiente:  Cuando se trate de aclarar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto. (…)” En este orden de ideas, en relación con su consulta, la cual como se anotó, no es clara en su redacción, es posible afirmar que las normas legales de manera concreta señalan el camino a seguir cuando se hace necesario la elaboración de actas adicionales. En cuanto a recursos interpuestos, debe estarse a lo decidido en estos y si la Superintendencia de Sociedades mediante una resolución profiere una decisión relacionada con el mismo tema que nos ocupa, debe igualmente estarse a lo resuelto en dicho acto administrativo. Sin perjuicio de lo expuesto a lo largo de este escrito, es preciso advertir que no resulta apropiado que una cámara de comercio eleve una consulta de carácter general y abstracta que podría tener implicaciones frente a actuaciones administrativas en las cuales se hicieron pronunciamientos de carácter particular y concreto. Por lo tanto, esta respuesta ha de entenderse sin consideración a las particularidades del caso puesto a consideración de la respectiva cámara de comercio y de la Superintendencia de Sociedades. En los anteriores términos se ha atendido su consulta, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la Entidad.