PAPELES DEL COMERCIANTE – CORRESPONDENCIA – DERECHO DE INSPECCIÓN

OFICIO 220-007140 DE 21 DE MARZO DE 2025 ASUNTO: PAPELES DEL COMERCIANTE – CORRESPONDENCIA – DERECHO DE INSPECCIÓN. Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual formula una serie interrogantes en los siguientes términos: “1. ¿Cuál es el alcance de la Disposición cuando se refiere a la “correspondencia”? 2. ¿Qué se entiende por correspondencia en el contexto de los negocios sociales y el derecho de inspección? 3. ¿Cuál es el alcance de la correspondencia frente al derecho de inspección? 4. ¿Cómo se define el alcance de la correspondencia en relación con el derecho de inspección de los socios o accionistas de una sociedad? 5. Dentro de la correspondencia ¿Qué tipo de limitaciones existen en cuanto a los documentos de confidencialidad? en correos electrónico?, de ser así, ¿Qué correos electrónicos son considerados parte de la correspondencia objeto del derecho de inspección? 7. Las ofertas comerciales recibidas o enviadas por la sociedad se consideran correspondencia susceptible de revisión en el marco del derecho de inspección? 8. ¿Qué criterios específicos permiten distinguir entre correspondencia relevante para el derecho de inspección y aquella que no lo es? 9. ¿Existen excepciones a la inspección de la correspondencia en relación con la confidencialidad de datos personales o secretos comerciales? 10. ¿Cómo deben manejarse los correos electrónicos que contienen información personal o privada en el marco del derecho de inspección, sin vulnerar derechos fundamentales? 11. En el contexto de la virtualidad y la digitalización de las comunicaciones empresariales, ¿cómo se asegura el cumplimiento de la normativa de correspondencia frente al derecho de inspección?”. Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Con el alcance indicado este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: “1. ¿Cuál es el alcance de la Disposición cuando se refiere a la “correspondencia”? 2. ¿Qué se entiende por correspondencia en el contexto de los negocios sociales y el derecho de inspección? Página | 1 ________________________________________________________________________ 3. ¿Cuál es el alcance de la correspondencia frente al derecho de inspección? 4. ¿Cómo se define el alcance de la correspondencia en relación con el derecho de inspección de los socios o accionistas de una sociedad?” Frente al particular, el Diccionario de la Lengua Española de la R.A.E. define la correspondencia como “correo (‖ conjunto de cartas que se despachan o reciben)”1, a su vez, la misma autoridad lingüística en su Diccionario panhispánico del español jurídico la define como “Comunicación por escrito a distancia, ya sea por vía postal o electrónica”2. El Código de Comercio determina que “Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios”3 y que “El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta”4. Sobre el tema, la Corte Constitucional ha precisado que “la correspondencia de los negocios […] se refiere a todos los documentos que son enviados y recibidos por el comerciante y que atañen al giro usual u ordinario de sus negocios, es decir, a las labores relacionadas con la actividad mercantil que desarrolla el comerciante”5. Por su parte, esta Oficina ha indicado lo siguiente: “(…) Amén de la regularidad y las reglas sobre la conservación de los libros de comercio, de contabilidad, de la correspondencia directamente relacionada con los negocios o actividades a que se ha hecho alusión, hay que tener presente que los estatutos de la sociedad, son fuente principal para determinar las actividades de la empresa y por ende, la correspondencia relacionada con sus negocios. En efecto, es sabido que toda sociedad desarrolla un objeto social principal y uno secundario, según el nicho de negocios acordado en sus estatutos sociales, lo que permite en cada caso particular identificar y clasificar con mayor certeza la correspondencia que se relacione directamente con el mismo, dependiendo así mismo de la naturaleza y las condiciones del acto, operación o negocio mercantil, o bien del hecho económico que se haya instrumentalizado en los términos del artículo 20 del Código citado (…)”6. 1 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la lengua española, 23.ª ed., [versión 23.8 en línea]. Disponible en: https://dle.rae.es/correspondencia 2 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario panhispánico del español jurídico. Disponible en: https://dpej.rae.es/lema/correspondencia 3 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 410 de 1971. D.O. 33.3339 de 16 de junio de 1971. Artículo 51. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/1833376 4 COLOMBIA. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 410 de 1971. D.O. 33.3339 de 16 de junio de 1971. Artículo 54. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/1833376 5 CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia T-726 (16 de diciembre de 2016). Expediente T-5.721.796. M.P. Dr. Alejandro Linares Cantillo. Disponible en: https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2016/t-726-16.htm 6 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-168586 (2 de noviembre de 2018). Asunto: Libros y papeles del comerciante. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/rnSQF4IBwA8Rhfy3EqCN#/ Página | 2 ________________________________________________________________________ Con base en lo expuesto, es posible señalar que según el numeral 3.9.2. de la Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022, son objeto de inspección las comunicaciones escritas, ya sea por vía de correo físico o electrónico, enviadas o recibidas por la sociedad y que atañen al giro usual u ordinario de sus negocios, es decir, a las labores relacionadas con el desarrollo del objeto social, según el nicho de negocios acordado en sus estatutos sociales, dependiendo así mismo de la naturaleza y las condiciones del acto, operación o negocio mercantil, o bien del hecho económico que se haya instrumentalizado en los términos del artículo 20 del Código de Comercio. Sin perjuicio de lo anterior, se recuerda lo señalado en el numeral 3.8.7 de la Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022: “(…) le corresponde a la administración estudiar la información que será presentada a la asamblea de accionistas con el fin de determinar cuál será la extensión del derecho de inspección, determinando la razonabilidad de la información y la documentación puesta a disposición de los accionistas (…)”. “5. Dentro de la correspondencia ¿Qué tipo de limitaciones existen en cuanto a los documentos de confidencialidad? 9. ¿Existen excepciones a la inspección de la correspondencia en relación con la confidencialidad de datos personales o secretos comerciales?” Al respecto, la Circular Básica Jurídica establece lo siguiente: “(…) 3.8.1. El derecho de inspección se circunscribe a aquellos asuntos y documentos que tengan relación directa con las materias o asuntos propios de la reunión ordinaria del máximo órgano social y siempre que no se trate de documentos que versen sobre secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad. Al respecto, la Comunidad Andina - CAN - ha definido el secreto empresarial, como cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial y que 27/156 sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 260 de la Decisión 486 de 2000. Lo anterior cobra relevancia en los eventos en que los accionistas de una sociedad tengan a su vez la calidad de competidores, por lo que dependiendo del caso habrá que revisar si existen razones válidas y suficientes para restringir el acceso a cierta información por pertenecer éstos a un mismo sector productivo y/o mercado, resultando evidente la posibilidad de competencia entre los mismos y, por tanto, de que la información que conozcan en ejercicio del derecho de inspección sea utilizada en detrimento de la sociedad sobre la que se ejerce la inspección, y en beneficio de los accionistas competidores, en cuyo caso resultaría razonable imponer la restricción de acceso a determinada información de relevancia comercial y que de darse a conocer a terceros puede perjudicar los intereses de la sociedad y sus asociados. (…) Página | 3 ________________________________________________________________________ 3.8.3. En materia de protección de datos personales, conforme a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, los datos personales podrán suministrarse a terceros autorizados por el Titular o por la Ley (…)”. Respecto de la reserva de la información, esta Oficina ha indicado: “(…) Sin perjuicio de lo anterior, debe recordarse que de conformidad con la reserva de que gozan los libros y papeles comerciales en los términos del artículo 61 del Código de Comercio y el carácter excepcional que representa frente a aquella el derecho de inspección consagrado en favor de los asociados, de suministrase la información solicitada por los accionistas en ejercicio del derecho de inspección, estos están obligados a mantener la información recibida en absoluta confidencialidad, so pena de incurrir en las infracciones correspondientes, por lo que el único destino que pueden darle a ésta es el de su propia ilustración con miras a ejercer el voto en las deliberaciones de la asamblea ordinaria de accionistas.”7 (Negrita y subrayado fuera de texto). (…) 4. El ejercicio abusivo del derecho de inspección por parte de los socios o accionistas, puede llegar a comprometer su responsabilidad extracontractual y a generar la consecuente indemnización por los perjuicios que se le pudieren llegar a causar a la sociedad, sin perjuicio de las acciones penales a que hubiere lugar.(…)”8. Por lo anterior, los socios en el ejercicio del derecho de inspección deben mantener la información recibida, incluida aquella relacionada con la correspondencia recibida o enviada por la sociedad en el giro ordinario de sus negocios, en absoluta reserva, so pena de incurrir en las infracciones civiles o penales correspondientes. “7. Las ofertas comerciales recibidas o enviadas por la sociedad se consideran correspondencia susceptible de revisión en el marco del derecho de inspección?” No le es posible a este Despacho pronunciarse sobre la viabilidad de incluir o no un documento especifico en el marco del derecho de inspección. Por lo tanto, le corresponde a la administración estudiar la información que será presentada a la asamblea de accionistas con el fin de determinar cuál será la extensión del derecho de inspección, determinando la razonabilidad de la información y la documentación puesta a disposición de los accionistas. “8. ¿Qué criterios específicos permiten distinguir entre correspondencia relevante para el derecho de inspección y aquella que no lo es?” Al respecto, se recuerda lo manifestado en el numeral 3.8.7. de la Circular Básica Jurídica en el sentido que “(…) le corresponde a la administración estudiar la información que será presentada a la asamblea de accionistas con el fin de determinar cuál será la 7 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-036884 (6 de abril de 2021). Asunto: Derecho de inspección. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/JkDVNYsBVXsUG3mmcfjj#/ 8 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-027008. (3 de abril de 2019). Asunto: Derecho de inspección en archivos electrónicos. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/_0Bc3YkBVXsUG3mmTfa5 Página | 4 ________________________________________________________________________ extensión del derecho de inspección, determinando la razonabilidad de la información y la documentación puesta a disposición de los accionistas (…)”. Así mismo, la referida Circular en su numeral 3.8.4. dispone: “3.8.4. Respecto de operaciones específicas que se realicen en el marco del giro ordinario de los negocios de la sociedad, bastará con que los asociados sean informados adecuadamente sobre la gestión de la administración y el aspecto económico de la sociedad y tengan el conocimiento suficiente para poder participar activamente en la reunión del máximo órgano social en lo que a esos temas se refiera. El objetivo es que los asociados puedan documentarse suficiente y adecuadamente de forma que esto permita una activa participación y un ejercicio informado de derechos políticos en la asamblea general de accionistas”. En ese sentido, es la administración de cada sociedad la llamada a determinar los criterios que consideren adecuados para garantizar el ejercicio del derecho de inspección de los asociados, teniendo en cuenta los términos y condiciones que exigen tanto las normas contables, como las normas propias del ordenamiento societario y los estatutos sociales de cada sociedad. “10. ¿Cómo deben manejarse los correos electrónicos que contienen información personal o privada en el marco del derecho de inspección, sin vulnerar derechos fundamentales? 11. En el contexto de la virtualidad y la digitalización de las comunicaciones empresariales, ¿cómo se asegura el cumplimiento de la normativa de correspondencia frente al derecho de inspección?” Al respecto la doctrina de esta Oficina ha manifestado: “(…) teniendo en cuenta que no existe una regulación específica para el ejercicio en forma virtual del derecho de inspección, es del caso puntualizar que es del resorte exclusivo de cada compañía, implementar los mecanismos manuales o tecnológicos, acordes con las directrices legales que regulan el derecho de inspección, para garantizar que a los socios alcancen el ejercicio de este derecho, y correlativamente que la compañía pueda proteger los secretos empresariales, y otros datos, que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. En tal virtud, les corresponde a los administradores sociales de acuerdo con las pautas que se hubieren implementado para tal fin, adoptar las medidas correspondientes a lograr este propósito.”9 (subrayado nuestro). En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite 9 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-084724 (21 de mayo de 2020). Asunto: Derecho de inspección en forma virtual – Reuniones por derecho propio. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/n06kj4oBn95eDcW1fjcy Página | 5 ________________________________________________________________________ sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia societaria de la Entidad. Página | 6